Benachrichtigungen zu Aufgaben

jeCheck hält alle Beteiligten einer Aufgabe über das Wichtigste auf dem Laufenden: wer zugewiesen wurde, was in den Kommentaren steht, wann sich Status oder Frist geändert haben, dass eine Aufgabe heute fällig oder bereits überfällig ist. Benachrichtigungen kommen als Push-Nachrichten in der App und unter der Glocke im Web-Konto an; per E-Mail erhalten Sie eine Nachricht zu einer neuen Aufgabe und die Morgenübersicht.

Wer Benachrichtigungen erhält

Die Beteiligten der Aufgabe – Autor, Verantwortliche und Beobachter. Über Ihre eigenen Aktionen werden Sie nicht benachrichtigt: Wenn Sie selbst einen Kommentar geschrieben oder den Status geändert haben, erhalten die anderen die Push-Nachricht.

Bleibt eine Aufgabe länger überfällig, als in den Unternehmenseinstellungen festgelegt, geht die Push-Nachricht Eskalation: Aufgabe überfällig an den Standortleiter des Standorts der Aufgabe oder, wenn der Standort keinen Standortleiter hat, an die Administratoren des Unternehmens. Der Verantwortliche erhält die Eskalation nicht: Er wurde bereits erinnert.

Benachrichtigungen zu Anträgen

Anträge aus Prozessen haben eigene Benachrichtigungen (Glocke und Push gemäß Ihren Einstellungen):

Der Verantwortliche eines Ausführungsschritts erhält die übliche Benachrichtigung „Ihnen wurde eine Aufgabe zugewiesen“.

Aufgaben in der Abteilungs-Warteschlange

Eine Aufgabe, die einer Abteilung ohne Bearbeiter zugewiesen wurde, wartet in der Warteschlange der Abteilung, bis jemand sie übernimmt (Übernehmen) oder zuweist (Zuweisen). Damit eine solche Aufgabe nicht verloren geht:

Die Eskalationszeit legt ein Admin unter Abteilungen → Abteilungskarte → Wenn niemand übernimmt fest: 15 oder 30 Minuten, 1, 2, 4, 8 oder 24 Stunden oder Nicht eskalieren. Bei 8 Stunden erfährt die Abteilungsleitung zum Beispiel nach 8 Stunden von der Aufgabe, Admins und Standortleitung nach 16. Jede dieser Benachrichtigungen kommt einmal. Wird die Aufgabe übernommen, während die E-Mail noch auf den Versand wartet, kommt sie nicht an.

Morgendliche Übersicht per E-Mail

Einmal am Tag, zur Erinnerungszeit des Unternehmens, versendet jeCheck die E-Mail Ihre Aufgabenübersicht. Sie enthält:

• Überfällig – Ihre offenen Aufgaben, deren Frist abgelaufen ist;
• Heute fällig – Ihre Aufgaben mit Frist heute;
• Warten auf Ihre Prüfung – Aufgaben im Status „In Prüfung“, die Sie erstellt haben (bei Audit-Aufgaben – an denjenigen, der die Erledigung bestätigt);
• Überfällig im Team – Aufgaben, die per Eskalation an Sie weitergeleitet wurden;
• Warten in der Abteilungs-Warteschlange auf einen Bearbeiter – Aufgaben Ihrer Abteilung, die seit über einer Stunde niemand übernommen hat, und wie lange sie schon warten;
• Neue Kommentare – Kommentare von Kollegen aus den letzten 24 Stunden zu Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind.

Die Übersicht wird nur versendet, wenn sie etwas enthält. Die Schaltfläche Aufgaben öffnen führt Sie in den Bereich Aufgaben.

E-Mail zu einer neuen Aufgabe

Wenn Sie einer Aufgabe zugewiesen werden, erhalten Sie neben der Push-Nachricht die E-Mail Ihnen wurde eine Aufgabe zugewiesen: Name der Aufgabe, wer sie erstellt hat, Frist, Standort, Beschreibung und die Schaltfläche Aufgabe öffnen. Andere Ereignisse kommen nicht als einzelne E-Mails – sie werden in der Morgenübersicht gesammelt. Ausnahme sind E-Mails zu Aufgaben, die niemand aus der Abteilungs-Warteschlange übernommen hat (siehe oben).

Eigene Benachrichtigungen einrichten

1. Öffnen Sie Ihr Profil. Klicken Sie unten im Seitenmenü auf Ihren Namen und wählen Sie Profil.
2. Suchen Sie die Karte „Benachrichtigungen“. Die Zeilen sind Ereignisgruppen, die Spalten In der App und Per E-Mail.
3. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen. Die Einstellung wird sofort gespeichert.

Gruppen: Sie wurden einer Aufgabe zugewiesen oder davon entfernt, Kommentare und Dateien, Status oder Frist geändert, Heute fällig, überfällig, Eskalation, Morgendliche Aufgabenübersicht. Der Vermerk in der Übersicht bedeutet, dass diese Ereignisse per E-Mail nur in der Morgenübersicht ankommen. In derselben Karte finden Sie die Benachrichtigungen zum morgendlichen Briefing der KI-Kontrolle – siehe Briefing einrichten und was die KI selbstständig erledigt.

Wenn Sie in der Spalte In der App ein Häkchen entfernen, kommen keine Push-Nachrichten mehr auf Ihr Smartphone, die Benachrichtigung bleibt aber unter der Glocke erhalten.

Eine E-Mail können Sie auch direkt in der E-Mail selbst abbestellen: Unten befindet sich ein Link, der eine Seite mit der Schaltfläche Deaktivieren öffnet.

Unternehmenseinstellungen: Erinnerungszeit und Eskalation

Ein Administrator legt die gemeinsamen Regeln unter Einstellungen → Unternehmenseinstellungen in der Karte Erinnerungen an Aufgaben fest:

• Morgendliche Erinnerungen und Übersicht – zu welcher Uhrzeit (von 06:00 bis 12:00) die Push-Nachrichten „Aufgabe heute fällig“ und „Aufgabe überfällig“ sowie die Morgenübersicht ankommen. Standard ist 09:00.
• Standortleiter über Überfälligkeit informieren – nach wie vielen Tagen Überfälligkeit die Eskalation gesendet wird: nach 1, 2, 3, 5 oder 7 Tagen oder Nicht informieren. Standard ist nach 2 Tagen.

Die Uhrzeit richtet sich nach der Zeitzone des Landes des Unternehmens.

Häufige Fragen