Einen Mitarbeiter hinzufügen und einladen

Mitarbeiter fügt ein Administrator unter Verwaltung → Benutzer hinzu. Ein neuer Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Login und Passwort – damit meldet er sich in der mobilen App von jeCheck an und, wenn der Zugang aktiviert ist, im Web-Konto.

Einen Benutzer erstellen

1. Öffnen Sie den Bereich. Gehen Sie im Menü zu Verwaltung → Benutzer, Tab Mitarbeiter.

   

2. Klicken Sie auf „Benutzer erstellen“. Ein Fenster mit einem Formular öffnet sich.

   

3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Nachname und Vorname (jeweils mindestens 2 Zeichen) sowie E-Mail – dorthin wird die Einladung gesendet. Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein: Eine Adresse, die in jeCheck bereits verwendet wird, funktioniert nicht.

4. Wählen Sie den Benutzertyp. Benutzer ist ein normaler Mitarbeiter, Administrator hat Zugriff auf alle Bereiche und Einstellungen. Mehr dazu unter Rollen und Rechte – Administrator, Positionen, Standortleiter.

5. Legen Sie die Position fest. Wählen Sie sie aus der Liste oder lassen Sie „— ohne Position —“. Ist die Liste leer, legen Sie zuerst im Tab Positionen Positionen an.

6. Richten Sie den Zugang ein. Das Kontrollkästchen Zugang zum Web-Konto ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie es, wenn der Mitarbeiter nur in der App arbeiten soll – siehe Zugang zum Web-Konto und Modus „Nur App“. Das Kontrollkästchen Test-Editor erlaubt dem Mitarbeiter, Tests ohne Administratorrechte zu erstellen und zuzuweisen.

7. Klicken Sie auf „Erstellen“. Der Mitarbeiter erscheint in der Liste und erhält eine Einladungs-E-Mail.

Fügen Sie den Mitarbeiter anschließend dem Team seines Standorts hinzu – siehe Standorte anlegen und Teams bilden.

Was der Mitarbeiter erhält

jeCheck erzeugt das Passwort selbst und sendet es zusammen mit dem Login (der E-Mail-Adresse) per E-Mail.

• Ein Mitarbeiter mit Zugang zum Web-Konto erhält eine Einladung mit einem Anmeldelink.
• Ein Mitarbeiter im Modus „Nur App“ erhält statt eines Links zur Website eine E-Mail mit Links zur mobilen App.

Mitarbeiter können das Passwort im Web-Konto in ihrem Profil durch ein eigenes ersetzen – siehe Persönliches Profil.

Die Daten eines Mitarbeiters bearbeiten

Klicken Sie in der Tabelle auf den Namen des Mitarbeiters oder öffnen Sie das Menü ⋯ am Ende seiner Zeile und wählen Sie Bearbeiten. Sie können Nachname, Vorname, E-Mail, Typ, Position und die Kontrollkästchen für den Zugang ändern.

Die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters ändern

Die E-Mail-Adresse ist das Login des Mitarbeiters, und nur ein Administrator des Unternehmens kann sie ändern.

1. Öffnen Sie die Mitarbeiterkarte. Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters oder wählen Sie ⋯ → Bearbeiten.
2. Geben Sie die neue Adresse im Feld E-Mail ein und klicken Sie auf Speichern.

Was nach der Änderung passiert:

• der Mitarbeiter kann sich im Web-Konto und in der mobilen App nur noch mit der neuen Adresse anmelden, das Passwort bleibt gleich;
• an die neue Adresse wird die E-Mail „Ihr jeCheck-Login wurde geändert“ mit dem neuen und dem alten Login gesendet;
• der Mitarbeiter muss die neue Adresse nicht bestätigen, und offene Sitzungen in der App werden nicht unterbrochen.

Die Adresse muss in ganz jeCheck eindeutig sein: Verwendet sie bereits ein anderes Konto, sehen Sie eine Fehlermeldung. Erinnert sich der Mitarbeiter nicht an das Passwort, wählen Sie ⋯ → Passwort zurücksetzen – das neue geht an die neue Adresse.

Einladung erneut senden und Passwort zurücksetzen

Beide Befehle befinden sich im Menü ⋯ am Ende der Zeile des Mitarbeiters. Um die Einladung an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu senden, verwenden Sie die Massenaktion Einladen (siehe „Massenaktionen“).

• Einladung senden – der Mitarbeiter erhält erneut die E-Mail mit Anmeldelink und einem neuen Passwort. Praktisch, wenn die erste E-Mail verloren gegangen ist.
• Passwort zurücksetzen – jeCheck erzeugt ein neues Passwort und sendet es dem Mitarbeiter per E-Mail.

Löschen und Wiederherstellen

• Löschen. Wählen Sie ⋯ → Löschen und bestätigen Sie. Der Mitarbeiter verliert sofort den Zugang: Die App auf seinen Geräten funktioniert nicht mehr, die Anmeldung auf der Website wird abgelehnt, und ein geöffnetes Web-Konto wird bei seiner nächsten Aktion geschlossen. Der Mitarbeiter verschwindet aus der Hauptliste und wandert in den Tab Gelöscht.
• Wiederherstellen. Öffnen Sie den Tab Gelöscht und wählen Sie ⋯ → Wiederherstellen – der Zugang wird wiederhergestellt. Der Mitarbeiter muss sich in der App neu anmelden.

Sich selbst oder den Inhaber des Unternehmens können Sie nicht löschen – in ihrem Menü gibt es den Punkt Löschen nicht.

Mitarbeiterliste: Tabs, Filter und Sortierung

Gelöschte Mitarbeiter werden nicht mit aktiven vermischt. Über der Tabelle gibt es Tabs, jeweils mit Zähler:

• Aktiv – alle, die nicht gelöscht sind (wird standardmäßig geöffnet);
• Administratoren – aktive Mitarbeiter vom Typ Administrator;
• Nur App – aktive Mitarbeiter ohne Zugang zum Web-Konto;
• Ohne Standort – aktive Mitarbeiter, die keinem Standort-Team angehören. Sie erhalten keine Aufgaben zu Mängeln an Standorten;
• Gelöscht – gelöschte Mitarbeiter und das Löschdatum.

Die Tabelle zeigt, an welchen Standorten der Mitarbeiter arbeitet (ein Stern steht für Standortleiter, „+N“ für N weitere Standorte, die vollständige Liste sehen Sie beim Darüberfahren), seinen Typ, den Zugang (ein Telefonsymbol bedeutet „nur App“) und Aktivität – wann er zuletzt das Web-Konto oder die App geöffnet oder ein Audit durchgeführt hat. Ein grüner Punkt bedeutet Aktivität in den letzten 7 Tagen, ein gelber in den letzten 30 Tagen. „Keine Daten“ heißt, dass sich der Mitarbeiter nicht angemeldet und keine Audits durchgeführt hat, seit jeCheck die Aktivität erfasst.

Filter über der Tabelle:

• Suche – nach Vorname, Nachname, E-Mail oder Telefon;
• Alle Positionen – Mitarbeiter mit der gewählten Position oder Ohne Position;
• Alle Standorte – das Team des gewählten Standorts oder Ohne Standort;
• Beliebige Aktivität – Aktiv in den letzten 7 Tagen, Seit 30+ Tagen inaktiv oder Keine Aktivitätsdaten.

Die Schaltfläche Zurücksetzen löscht alle Filter. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Mitarbeiter, Position oder Aktivität, um zu sortieren. Der gewählte Tab, die Filter und die Sortierung werden in der Seitenadresse gespeichert – Sie können den Link als Lesezeichen speichern oder an einen anderen Administrator senden.

Massenaktionen

Markieren Sie die gewünschten Mitarbeiter – über der Tabelle erscheint eine Aktionsleiste. Das Kontrollkästchen in der Tabellenüberschrift wählt alle aus, die mit den aktuellen Filtern gefunden wurden, auf allen Seiten.

• Position – allen ausgewählten Mitarbeitern dieselbe Position geben oder Ohne Position setzen;
• Zugang – Web-Konto und App oder Nur App. Administratoren und der Inhaber des Unternehmens behalten immer den Webzugang;
• Einladen – die Einladung erneut senden: Jeder erhält eine E-Mail mit einem neuen Passwort, und die alten Passwörter funktionieren nicht mehr;
• Excel – nur die ausgewählten Mitarbeiter exportieren;
• Löschen – die ausgewählten Mitarbeiter löschen. jeCheck überspringt Sie selbst und den Inhaber des Unternehmens;
• im Tab Gelöscht gibt es stattdessen Wiederherstellen.

Nach der Aktion zeigt eine Meldung, auf wie viele Mitarbeiter sie angewendet und wie viele übersprungen wurden.

Export nach Excel

Die Schaltfläche Excel oben auf der Seite lädt eine .xlsx-Datei mit den Mitarbeitern herunter, die gerade in der Liste stehen – unter Berücksichtigung von Tab, Suche und Filtern, in derselben Reihenfolge. Die Datei enthält Nachname, Vorname, E-Mail, Telefon, Position, Typ, Zugang zum Web-Konto, Standorte, Standorte, an denen der Mitarbeiter Standortleiter ist, Status, Datum der Aufnahme und letzte Aktivität. Um nur einen Teil zu exportieren, markieren Sie die Mitarbeiter und klicken Sie in der Leiste für Massenaktionen auf Excel.

Häufige Fragen