Obaveštenja o zadacima
jeCheck obaveštava učesnike zadatka o svemu važnom: ko je dodeljen, šta je napisano u komentarima, kada su se promenili status ili rok, da je rok za zadatak danas ili da je već prekoračen. Obaveštenja stižu kao push obaveštenja u aplikaciji i ispod zvona u veb-kabinetu, a mejlom dobijate poruku o novom zadatku i jutarnji pregled.
Ko dobija obaveštenja
Učesnici zadatka — autor, izvršioci i posmatrači. Ne dobijate obaveštenja o sopstvenim radnjama: ako ste sami napisali komentar ili promenili status, push dobijaju ostali.
| Događaj | Izvršioci | Autor | Posmatrači |
|---|---|---|---|
| Dodeljeni ste zadatku | push + mejl | — | — |
| Uklonjeni ste sa zadatka | push | — | — |
| Novi komentar ili fajl | push | push | push |
| Promenjen je status | push, ako status nije promenio izvršilac | push | push |
| Promenjen je rok | push | — | push |
| Rok je danas | push ujutru | — | — |
| Rok zadatka je prekoračen (prvi dan) | push ujutru | push ujutru | — |
Ako zadatak kasni duže nego što je podešeno u podešavanjima kompanije, push Eskalacija: prekoračen je rok zadatka stiže menadžeru lokacije zadatka, a ako lokacija nema menadžera — administratorima kompanije. Izvršilac ne dobija eskalaciju: on je već dobio podsetnik.
Obaveštenja o zahtevima
Zahtevi po procesima imaju sopstvena obaveštenja (zvono i push prema vašim podešavanjima):
| Događaj | Kome |
|---|---|
| Potrebno je vaše odobrenje / Prihvatite izvršenje zahteva | učesnicima koraka — push i mejl |
| Preneta vam je odluka o zahtevu | onome kome je preneta |
| Zahtev je odobren, prihvaćen, vraćen na doradu | autoru (ako je uključeno u procesu) i posmatračima |
| Zahtev je odbijen | autoru i posmatračima |
| Zahtev je izvršen ili povučen | autoru, posmatračima i izvršiocima |
| Uskoro ističe rok koraka (3/4 roka) i korak kasni | učesnicima koraka |
| Zahtev je zaglavljen na koraku | onima koje korak obaveštava pri kašnjenju |
Izvršilac koraka izvršenja dobija uobičajeno „Dodeljen vam je zadatak“.
Zadaci za prekršaje iz audita koje kreira scenario automatizacije šalju podsetnike prema pravilima scenarija — vidi Zadaci za prekršaje iz audita. I oni ulaze u jutarnji pregled.
Zadaci u redu čekanja odeljenja
Zadatak dodeljen odeljenju bez izvršioca čeka u Red čekanja odeljenja dok ga neko ne preuzme (Preuzmi) ili ne dodeli (Dodeli). Da se takav zadatak ne bi izgubio:
| Kada | Ko dobija | Kako |
|---|---|---|
| Zadatak je stigao u red | rukovodioci odeljenja (nema ih — svi članovi) ili svi članovi, prema podešavanju odeljenja | push |
| Niko ga nije preuzeo u vremenu iz podešavanja Ako niko ne preuzme | rukovodioci odeljenja (nema ih — administratori) | push + mejl |
| Nije preuzet ni posle još toliko vremena | administratori kompanije i menadžer lokacije zadatka | push + mejl |
| Svakog jutra, dok zadatak čeka duže od sat vremena | rukovodioci odeljenja (nema ih — svi članovi) | push i red u jutarnjem pregledu |
Vreme eskalacije administrator podešava u Odeljenja → kartica odeljenja → Ako niko ne preuzme: 15 ili 30 minuta, 1, 2, 4, 8 ili 24 sata, ili Bez eskalacije. Na primer, uz 8 sati rukovodioci saznaju za zadatak posle 8 sati, a administratori i menadžer lokacije posle 16. Svako od ovih obaveštenja stiže jednom. Ako je zadatak preuzet dok je mejl čekao slanje, mejl neće stići.
Jutarnji pregled mejlom
Jednom dnevno, u satu podsetnika kompanije, jeCheck šalje mejl Pregled vaših zadataka. U njemu su:
- Zakasneli — vaši otvoreni zadaci kojima je rok istekao;
- Rok je danas — vaši zadaci kojima je rok danas;
- Čekaju vašu proveru — zadaci u statusu „Na proveri“ koje ste vi kreirali (za zadatke iz audita — onome ko potvrđuje izvršenje);
- Prekoračeno u timu — zadaci koji su vam prosleđeni eskalacijom;
- Čekaju izvršioca u redu odeljenja — zadaci vašeg odeljenja koje niko nije preuzeo duže od sat vremena i koliko dugo čekaju;
- Novi komentari — komentari kolega iz prethodnog dana na zadacima u kojima učestvujete.
Pregled se šalje samo ako u njemu ima nečega. Dugme Otvoreni zadaci vodi u odeljak Zadaci.
Mejl o novom zadatku
Kada vas dodele zadatku, osim push obaveštenja dobijate i mejl Dodeljen vam je zadatak: naziv zadatka, ko ga je kreirao, rok, lokacija, opis i dugme Otvori zadatak. Ostali događaji ne stižu kao posebni mejlovi — sakupljaju se u jutarnjem pregledu. Izuzetak su mejlovi o zadacima koje niko nije preuzeo iz reda čekanja odeljenja (vidi gore).
Mejlovi o zadacima šalju se samo zaposlenima koji imaju pristup veb-kabinetu. Zaposleni u režimu „Samo aplikacija“ dobijaju obaveštenja samo u aplikaciji — vidi Kako dodati zaposlenog.
Kako da podesite svoja obaveštenja
- Otvorite profil. Kliknite na svoje ime na dnu bočnog menija i izaberite Profil.
- Pronađite karticu „Obaveštenja“. Redovi su grupe događaja, a kolone U aplikaciji i Na e-poštu.
- Označite ili poništite polja. Podešavanje se odmah čuva.
Grupe: Dodeljeni ste zadatku ili uklonjeni sa njega, Komentari i fajlovi, Promenjen je status ili rok, Rok je danas, kašnjenje, eskalacija, Jutarnji pregled zadataka. Oznaka u pregledu znači da ovi događaji mejlom stižu samo u jutarnjem pregledu. Na istoj kartici su i obaveštenja o jutarnjem izveštaju AI kontrole — vidi Kako podesiti izveštaj i šta AI radi samostalno.
Ako poništite polje u koloni U aplikaciji, push obaveštenja neće stizati na telefon, ali obaveštenje i dalje ostaje ispod zvona.
Mejl možete da isključite i direktno iz samog mejla: na dnu je link koji otvara stranicu sa dugmetom Isključi.
Podešavanja kompanije: vreme podsetnika i eskalacija
Administrator postavlja zajednička pravila u odeljku Podešavanja → Podešavanja kompanije, na kartici Podsetnici o zadacima:
- Jutarnji podsetnici i pregled — u koliko sati (od 06:00 do 12:00) stižu push obaveštenja „Danas je rok za zadatak“ i „Rok zadatka je prekoračen“ i jutarnji pregled. Podrazumevano je 09:00.
- Obavesti menadžera o kašnjenju — posle koliko dana kašnjenja se šalje eskalacija: posle 1, 2, 3, 5 ili 7 dana, ili Ne obaveštavaj. Podrazumevano — posle 2 dana.
Vreme se računa prema vremenskoj zoni zemlje kompanije.
Česta pitanja
Zašto sam dobio jedno obaveštenje umesto nekoliko?
Više komentara na istom zadatku u roku od 10 minuta spaja se u jedno obaveštenje sa brojačem, da vam telefon ne bi zvonio za svaku poruku. Jutarnji podsetnici takođe stižu kao jedan push: na primer, „3 zadatka sa rokom danas“.
Nisam dobio podsetnik na rok. Zašto?
Podsetnici stižu ujutru na dan roka i dan posle njega. Ako zadatak nema rok, podsetnika nema. Proverite i da grupa Rok je danas, kašnjenje, eskalacija nije isključena u vašem profilu i da su obaveštenja za jeCheck dozvoljena u podešavanjima telefona — vidi Push obaveštenja.
Da li posmatrači dobijaju obaveštenja?
Da: o komentarima i fajlovima, kao i o promenama statusa i roka. Obaveštenja o dodeli i podsetnici na rok stižu samo izvršiocima.
Na kom jeziku su obaveštenja i mejlovi?
Na jeziku vašeg interfejsa — birate ga u profilu. Više u članku Jezik interfejsa i jezik izveštaja.
Hvala! Ovo nam pomaže da poboljšamo centar za pomoć.