Ausgaben freigeben – ohne Rechnungen im Messenger
Mitarbeitende laden die Rechnung hoch – die KI füllt die Ausgabe aus. Die Ausgabe durchläuft automatisch den Freigabeweg ihrer Kategorie, Prüfungen erkennen Dubletten und Budgetüberschreitungen, und freigegebene Ausgaben landen im Zahlungskalender.
So richten Sie es ein – Anleitung im Hilfe-Center →Das Wichtigste
Rechnung in 10 Sekunden
PDF oder Foto hineinziehen – die KI erkennt Geschäftspartner, Steuernummer, Betrag, MwSt. und Verwendungszweck. Es bleibt nur, die Kategorie zu wählen.
Freigabe nach Ihren Regeln
Bis 100 000 die Standortleitung, darüber zusätzlich die Finanzleitung, über dem Budget die Inhaberin oder der Inhaber. Ein Diagramm mit Bedingungen statt einer Tabelle voller Ausnahmen.
Geld unter Kontrolle
Doppelte Rechnung, aufgeteilte Zahlung, Preisanstieg, erste Zahlung an einen neuen Geschäftspartner und Budgetüberschreitung sind vor der Zahlung sichtbar.
„Wer hat diese Rechnung freigegeben?“
Rechnungen kommen per Messenger und E-Mail, freigegeben wird per Sprachnachricht, das Budget liegt in der Tabelle der Buchhaltung, und wer zahlt, erfährt von der Zahlung erst, wenn der Lieferant schon anruft. Eine Rechnung wird doppelt bezahlt, große Beträge werden aufgeteilt, um die Freigabe zu umgehen.
Wie bisher
- Rechnung im Chat, „ok“ per Sprachnachricht – keine Spuren
- Unklar, bei wem die Zahlung hängt
- Das Budget wird am Monatsende abgeglichen, wenn das Geld schon ausgegeben ist
- Dieselbe Rechnung wurde zweimal bezahlt
Mit jeCheck
- Jede Ausgabe mit Dokumenten, Weg und Entscheidungsverlauf
- Sichtbar, auf welcher Stufe die Ausgabe steht und wer sie aufhält
- Budgetüberschreitung ist vor dem Einreichen sichtbar, nicht erst nach der Zahlung
- Doppelte Rechnungen und aufgeteilte Zahlungen erkennt das System selbst
Funktionen
Zahlungsanforderung
Kategorie, Betrag, MwSt., Geschäftspartner, Standort und Abteilung, Zahlungsfrist, Dringlichkeit und Rechnung. Rechts: das Budget der Kategorie und wer freigeben wird.
KI liest Rechnungen
Erkennt PDFs, Scans und Fotos: Geschäftspartner, Steuernummer, Nummer und Datum, Betrag, MwSt., IBAN. Der KI-Prüfer gleicht die Ausgabe mit der Richtlinie des Unternehmens ab.
Freigabewege im Diagramm
Stufen „beliebige Person“ und „alle“, Bedingungen nach Betrag, Kategorie, Geschäftspartner, Budget und Standort, Fristen, Erinnerungen und Eskalation.
Zahlungskalender
Freigegebenes nach Tagen, Zahlung per Drag-and-drop planen, Teilzahlungen, Nummer des Zahlungsauftrags, Morgenübersicht für die Zahlungsverantwortlichen.
Budgets und Analysen
Monatsplan nach Kategorien für Unternehmen und Standorte, Ist, Überschreitungen, die größten Geschäftspartner und wer die Freigabe verzögert.
Wiederkehrende Zahlungen
Miete, Abonnements, Wartung: Am richtigen Tag wird die Ausgabe automatisch erstellt und zur Freigabe gesendet.
Freigaberegeln im Diagramm – nicht in den Köpfen
Jede Kategorie hat ihren eigenen Freigabeweg: Stufen, Bedingungen und Fristen. Fügen Sie einen Zweig „Betrag größer als 100 000“ oder „Über dem Budget“ hinzu, klicken Sie auf „Weg prüfen“ – und Sie sehen, wer die Ausgabe freigeben wird. Freigebende erhalten Push-Nachricht und E-Mail und entscheiden mit einem Klick.
- Freigebende: Mitarbeitende, Position, Führungskraft des Autors, Standortleitung, Abteilung
- Stufen „eine beliebige Person“ und „alle“
- Bedingungen: Betrag, Kategorie, Geschäftspartner, Budget, Standort, Zahlungsart
- Rückgabe zur Überarbeitung mit Kommentar, Ablehnung, Delegieren
- Fristen, Erinnerungen und Eskalation nach oben
- Eine neue Version des Freigabewegs ändert bereits eingereichte Ausgaben nicht
Wer zahlt, sieht, was wann fällig ist
Freigegebene Ausgaben landen im Zahlungskalender: überfällig, nach Tagen für zwei Wochen im Voraus und ohne Datum. Zahlungen planen Sie per Drag-and-drop, bezahlt wird vollständig oder in Teilen mit Nummer des Zahlungsauftrags. Budgets nach Kategorien zeigen, wie viel bereits belegt ist, und verhindern, dass der Plan überschritten wird.
- Zahlungskalender nach Tagen mit Beträgen und Ist
- Teilzahlung und Stornierung irrtümlicher Zahlungen
- Bankdaten des Geschäftspartners zum Kopieren
- Morgenübersicht „zu zahlen“ um 08:00 Uhr
- Budget: bei Überschreitung warnen oder verbieten
- Analysen: wohin das Geld fließt und wie schnell freigegeben wird
So funktioniert es
-
1
Kategorien prüfen
35 Kategorien und 3 Freigabewege werden automatisch angelegt – passen Sie sie an.
-
2
Rollen vergeben
Wer einreicht, wer freigibt, wer zahlt und die Budgets sieht.
-
3
Ausgabe einreichen
Rechnung hochladen – die KI füllt die Felder aus, der Freigabeweg ergibt sich aus der Kategorie.
-
4
Freigeben und bezahlen
Freigebende entscheiden direkt in der Benachrichtigung, die Zahlung wird vermerkt.
Häufige Fragen
Nein. Bankintegrationen gibt es nicht: Die Zahlung wird wie gewohnt in der Bank ausgeführt und in jeCheck vermerkt – vollständig oder in Teilen, mit Nummer des Zahlungsauftrags. Das ist eine bewusste Entscheidung: Das Geld bleibt unter der Kontrolle Ihrer Bank und Buchhaltung.
Ziehen Sie ein PDF, einen Scan oder ein Foto der Rechnung in das Fenster der Ausgabe – die KI füllt Geschäftspartner, Steuernummer, Nummer und Datum der Rechnung, Betrag, MwSt., Währung und Verwendungszweck aus. Erkannte Felder werden zur Kontrolle hervorgehoben.
Ja. Der Freigabeweg wird an der Kategorie festgelegt und an Unterkategorien vererbt. Innerhalb des Wegs gibt es Stufen und Bedingungen nach Betrag, Geschäftspartner, Budget, Standort und Autor. Drei fertige Freigabewege stehen sofort bereit: Standard, Einkauf Standort und Schnell.
Wiederholte Rechnungsnummern, denselben Betrag an denselben Geschäftspartner innerhalb von 45 Tagen, aufgeteilte Zahlungen, Preisanstiege um mehr als 40 %, die erste Zahlung an einen neuen Geschäftspartner, dieselbe Datei in einer anderen Ausgabe, fehlende Rechnungen und Budgetüberschreitungen. Der KI-Prüfer ergänzt eine Empfehlung anhand der Unternehmensrichtlinie, gibt aber selbst nichts frei.
Ja. Freigebende erhalten Push-Nachricht und E-Mail, die Freigabeanfrage steht in den Aufgaben der mobilen jeCheck-App.
Ausgaben sind im Tarif „Netzwerk“ und höher enthalten. KI-Rechnungserkennung und KI-Prüfer funktionieren mit der Funktion „KI“ desselben Tarifs.
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Ihr erstes Audit – noch heute
Registrierung in einer Minute, fertige Checklisten-Vorlagen und die mobile App sofort einsatzbereit. Ohne Kreditkarte und ohne monatelange Einführung.