Dienstplan einrichten
Die Einstellungen des Dienstplans finden Sie unter Personal → Schichtplan → Einstellungen. Unternehmensregeln und Feiertage ändert ein Administrator oder ein Dienstplanverantwortlicher aller Standorte; Standorte, Standortvorlagen und Personalbedarf kann auch der Standortleiter des jeweiligen Standorts ändern.
Unternehmensregeln
Die Regeln gelten für alle Standorte. Bei einem neuen Unternehmen werden Zeitzone und Währung anhand des Landes des Unternehmens ausgefüllt.
| Gruppe | Was Sie festlegen | Standard |
|---|---|---|
| Allgemein | Zeitzone, erster Wochentag, Währung | nach Land des Unternehmens, Montag |
| Dienstplanprüfungen | Ruhezeit zwischen Schichten, maximale Schichtlänge, Wochenstundenlimit | 12 Std., 12 Std., 40 Std. |
| Soll | Stunden pro Arbeitstag (für das Monatssoll und bezahlte Abwesenheiten) | 8 Std. |
| Nacht und Feiertag | Nachtzeit und Lohnfaktoren | 22:00–06:00, ×1,5; Feiertage ×2 |
| Überstunden | Zählweise, Tagesschwelle, Faktor | nicht gezählt, 8 Std., ×1,5 |
| Vergütete Stunden | nach Stempelungen, nach Dienstplan oder nach Stempelungen, aber höchstens wie geplant | höchstens wie geplant |
| Stempelungen | Rundung, Toleranz bei Verspätung, wie früh vor Schichtbeginn eingestempelt werden darf, automatisches Schließen vergessener Stempelungen | keine Rundung, 5 Min., 60 Min., nach 4 Std. |
| Geolocation und Foto | Geolocation verlangen, Radius, außerhalb des Geofence sperren, Foto verlangen, Stempeln ohne Schicht, Stempeln über die Website | ja, 200 m, nein, nein, ja, nein |
| Benachrichtigungen | Schichterinnerung, „Nicht eingestempelt“ an den Standortleiter | 60 Min. vorher, nach 15 Min. |
| Für Mitarbeiter | Lohn anzeigen, Kollegen in der Schicht anzeigen | nein, ja |
| Anträge | Schichttausch und Übernahme offener Schichten erfordern die Zustimmung des Standortleiters | ja, ja |
| KPI | Prämienschwelle und Obergrenze der Zielerreichung einer Kennzahl | 80 %, 120 % |
| Abzüge | bis zu 10 prozentuale Abzüge vom berechneten Lohn (Name und Prozentsatz) | keine |
Wie sich die Regeln auf Zeiterfassung und Lohn auswirken, steht in Zeiterfassung und Lohn.
Standorte: Geofence, Zeitzone und Budget
Für jeden Standort, den Sie leiten, können Sie festlegen:
- Koordinaten und Radius – für das Stempeln aus der App und über die Website mit Geolocation. Der Radius beträgt 20 bis 5000 m; ist er nicht angegeben, gilt der Radius aus den Unternehmensregeln;
- Zeitzone – wenn der Standort in einer anderen Zeitzone liegt als das Unternehmen;
- Wöchentliches Personalkostenbudget – der Dienstplan vergleicht seine Personalkostenschätzung damit.
Ohne Koordinaten funktionieren Stempelungen mit Geolocation trotzdem, aber die Entfernung zum Standort wird nicht berechnet und die Markierung „Außerhalb des Standorts“ wird nicht gesetzt.
QR-Code des Standorts
Jeder Standort hat einen eigenen QR-Code. Öffnen Sie das Plakat mit dem Code, drucken Sie es aus und hängen Sie es am Standort auf: Ein Mitarbeiter scannt es in der jeCheck-App, und das Ein- oder Ausstempeln wird für diesen Standort ohne Geolocation-Prüfung erfasst.
- Fotografiert jemand den Code mit der normalen Handykamera, öffnet sich eine Hinweisseite: Stempeln funktioniert nur über die App, damit der Eintrag diesem Mitarbeiter zugeordnet ist.
- Wurde der Code kopiert oder fotografiert, erzeugen Sie einen neuen: Der alte funktioniert sofort nicht mehr, und das Plakat muss neu gedruckt werden.
Kiosk-Tablet
Der Kiosk ist eine Seite für ein Tablet am Standort, ohne Anmeldung. Aktivieren Sie den Kiosk in den Standorteinstellungen – es erscheint ein Link wie /kiosk/…. Öffnen Sie ihn auf einem Tablet und stellen Sie es gut sichtbar auf.
- Der Kiosk zeigt nur die Mitarbeiter des Standorts, die eine PIN haben (Mitarbeiter → Karte → Kiosk-PIN, 4–6 Ziffern).
- Ein Mitarbeiter wählt seinen Namen und gibt die PIN ein – erfasst wird ein Einstempeln oder, wenn er bereits in der Schicht ist, ein Ausstempeln. Es gibt Pausen-Schaltflächen.
- Verlangen die Regeln ein Foto, macht das Tablet mit seiner Kamera ein Bild.
- Nach 5 falschen PINs hintereinander wird dieser Mitarbeiter für 10 Minuten gesperrt.
- Sie können den Link deaktivieren oder einen neuen erzeugen – der alte öffnet sich dann nicht mehr.
Schichtvorlagen
Eine Vorlage ist eine fertige Schicht: Name, Beginn und Ende, Pause, Druckcode (bis zu 4 Zeichen, zum Beispiel „T“ oder „N“), Farbe und Position. Vorlagen sind gemeinsam (für alle Standorte – angelegt von einem Administrator oder einem Dienstplanverantwortlichen aller Standorte) oder gehören zu einem Standort (diese kann ein Standortleiter anlegen). Im Dienstplan setzt eine Vorlage eine Schicht mit einem Klick.
Personalbedarf
Der Personalbedarf gibt an, wie viele Personen welcher Position der Standort an welchem Wochentag und zu welchen Stunden braucht, zum Beispiel „Barista, Mo–Fr, 08:00–16:00, 2 Personen“. Eine Zeile ohne Wochentag gilt für jeden Tag. Anhand des Bedarfs zeigt der Dienstplan die Abdeckung, und Automatisch nach Bedarf besetzen verteilt Mitarbeiter. Die Bedarfsliste eines Standorts wird als Ganzes gespeichert.
Feiertage und Sollarbeitszeit
Feiertage werden pro Jahr festgelegt. Arten von Tagen:
- Feiertag – ein freier Tag; Arbeit an diesem Tag wird mit dem Feiertagsfaktor bezahlt und erhält in der Zeiterfassung den Code РВ;
- verlegter Arbeitstag – ein kalendarisch freier Tag, der in diesem Jahr ein Arbeitstag ist;
- Freier Tag – ein arbeitsfreier Tag ohne Feiertagszuschlag (zum Beispiel ein verlegter freier Tag).
Die Schaltfläche zum Hinzufügen gesetzlicher Feiertage füllt das Jahr mit den Feiertagen mit festem Datum für Kasachstan, Russland oder Usbekistan; bereits eingetragene Daten bleiben unverändert. Feiertage nach dem Mondkalender (Oraza Ait, Kurban Ait) und verlegte freie Tage tragen Sie manuell ein.
Monatssoll = Arbeitstage laut Kalender (Mo–Fr ohne Feiertage, mit Verlegungen) × Stunden pro Arbeitstag. Es wird für Gehälter, bezahlte Abwesenheiten und Überstunden nach Zeitraum verwendet.
Häufige Fragen
Wer kann die Unternehmensregeln ändern?
Administratoren und Mitarbeiter mit dem Recht Verwaltet den Dienstplan aller Standorte. Ein Standortleiter ändert nur die Einstellungen seiner Standorte, die Vorlagen seines Standorts und den Personalbedarf.
Muss ich die Koordinaten des Standorts angeben?
Wenn Mitarbeiter sich aus der App mit Geolocation einstempeln – ja, sonst kann das System nicht prüfen, ob der Mitarbeiter am Standort ist. QR-Code und Kiosk brauchen keine Koordinaten.
Werden die Feiertage jedes Jahr automatisch eingetragen?
Nein. Fügen Sie die Feiertage für das neue Jahr mit der Schaltfläche für gesetzliche Feiertage hinzu und tragen Sie Verlegungen und Feiertage nach dem Mondkalender selbst ein.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.