Rechte und Rollen – wer im Web-Dashboard was darf

Der Bereich Einstellungen → Rechte und Rollen legt fest, was jeder Mitarbeiter im Web-Dashboard tun darf: welche Bereiche er öffnet, welche Aktionen er ausführt und welche Daten er sieht – Sätze, Lohn, persönliche Daten, Gesundheitsnachweise. Die meisten Rechte lassen sich auf Standorte beschränken: Ein Standortleiter sieht zum Beispiel Schichtplan und Zeiterfassung nur seiner Standorte, die Buchhaltung dagegen den Lohn der ganzen Kette.

Wie Rechte aufgebaut sind

• Ein Recht ist eine einzelne Möglichkeit: einen Bereich öffnen, eine Aktion ausführen oder Daten sehen. Die Rechte sind nach Bereichen gruppiert: „Analysen und Audits“, „HACCP“, „Schichtplan“, „Sätze und Lohn“ usw. Die vollständige Liste steht am Ende des Artikels.
• Eine Rolle ist ein Satz von Rechten mit Häkchen, zum Beispiel „Buchhalter“ oder „HR“. Rollen werden Mitarbeitern zugewiesen, und die Rechte aus all ihren Rollen addieren sich.
• Persönliche Rechte – zusätzlich zu den Rollen können Sie einem bestimmten Mitarbeiter ein einzelnes Recht gewähren oder verweigern.
• Ein Administrator des Unternehmens darf alles an allen Standorten. Rollen und persönliche Rechte werden für ihn nicht eingestellt – um einen Administrator einzuschränken, schalten Sie bei ihm Unternehmensadministrator aus (siehe „Anmeldung und Administration“).

Ein Mitarbeiter ohne Rechte sieht nur seine eigenen Aufgaben, Tests und seinen Schichtplan. Manche Rechte ergeben sich aus der Stellung und gelten auch ohne Rollen: Der Abteilungsleiter sieht seine Abteilung, Ersteller und Verantwortlicher sehen ihre Aufgabe, und der Zugriff auf Anleitungsordner wird in den Anleitungen selbst festgelegt.

Den Bereich Rechte und Rollen öffnen der Administrator und Mitarbeiter mit dem Recht „Rollen und Rechte an Mitarbeiter vergeben“ oder „Zugriffsprotokoll“. Er hat drei Registerkarten: Rollen, Mitarbeiter und Protokoll.

Wo ein Recht gilt: Standorte

Bei einem Recht mit Standort-Markierung können Sie wählen, wo es gilt:

• Alle Standorte – in der ganzen Kette;
• Eigene Standorte – wo der Mitarbeiter arbeitet oder leitet, plus der Standort seiner heutigen Schicht;
• Standorte, die er leitet – Standorte und Regionen, in denen der Mitarbeiter als Leiter eingetragen ist (in „Standorte und Regionen“);
• Ausgewählte Standorte – eine bestimmte Liste von Standorten.

Kommt dasselbe Recht aus mehreren Rollen mit unterschiedlichen Standorten, werden diese zusammengefasst. Rechte ohne Standort-Markierung gelten für das ganze Unternehmen – sie können nur gewährt oder nicht gewährt werden.

Systemrollen „Alle Mitarbeiter“ und „Standortleiter“

Zwei Rollen gibt es in jedem Unternehmen; sie lassen sich ändern, aber nicht löschen:

• Alle Mitarbeiter – hat jeder Mitarbeiter. Standardmäßig: „Analysen“, „Audit-Protokoll und Berichte“, „Audit-Export (Excel, PDF)“, „Planer“, „Alle Aufgaben der Standorte“, „HACCP: Protokolle und Abweichungen“, „HACCP-Protokolle ausfüllen“, „Routinen: Fortschritt“ und „Ausführung von Routinen“ – an den eigenen Standorten.
• Standortleiter – haben die Leiter von Standorten und Regionen. Standardmäßig: „Schichtplan: Ansicht“, „Schichtplan erstellen“, „Schichtplan veröffentlichen“, „Kommen- und Gehen-Stempelungen“, „Zeiterfassung“, „Mitarbeiter-KPI“, „Anträge der Mitarbeiter“, „Standorteinstellungen“, „Umgang mit Abweichungen“, „Erledigung von Aufgaben bestätigen“, „Aufgabenbericht“ und „Kontrolle von Routinen“ – an den Standorten, die sie leiten.

Diese Zusammensetzung entspricht dem, was Mitarbeiter und Standortleiter vor der Einführung der Rollen tun konnten. Brauchen zum Beispiel normale Mitarbeiter keine Analysen, entfernen Sie das Häkchen in der Rolle „Alle Mitarbeiter“.

Fertige Rollen: Buchhalter, HR, HACCP-Technologe, Schichtleiter, Auditor

Beim ersten Öffnen des Bereichs erhält das Unternehmen vorbereitete Rollen. Sie können sie umbenennen, ändern oder löschen:

• Buchhalter – Schichtplan und Zeiterfassung, Sätze, Lohn mit Freigabe und Auszahlung, Lohnexport und Lohnabrechnungen, Mitarbeiterliste.
• HR – Mitarbeiter mit Kontakten, Anlegen und Bearbeiten, Anmeldung der Mitarbeiter, Positionen, Personalakte, persönliche Daten und Dokumente, Einstellung, Versetzung und Entlassung, Urlaub und Krankheit, Vorlagen für Einstellung und Entlassung, Anträge der Mitarbeiter.
• HACCP-Technologe – alle Rechte des HACCP-Bereichs: Protokolle, Abweichungen (auch kritische), Gesundheitsnachweise, Verzeichnisse, Plan und Einstellungen.
• Schichtleiter – Routinen: Fortschritt, Ausführung und Kontrolle (abnehmen, zurückgeben, Durchlauf aufheben), alle Aufgaben der Standorte und die Bestätigung ihrer Erledigung. Gab es die Rollen in Ihrem Unternehmen schon vor den Routinen, fehlt diese Vorlage – erstellen Sie eine Rolle mit diesen Rechten selbst.
• Auditor – Analysen und Auditoren-Ranking, Audit-Protokoll und Export, Checklisten, Planer, alle Aufgaben der Standorte, die Bestätigung ihrer Erledigung und der Aufgabenbericht.

So erstellen Sie eine Rolle und weisen sie zu

1. Bereich öffnen. Einstellungen → Rechte und Rollen, Registerkarte Rollen.
2. Rolle anlegen. Klicken Sie auf Neue Rolle, geben Sie einen Namen ein und kurz, für wen sie gedacht ist. Um eine bestehende Rolle als Grundlage zu nehmen, öffnen Sie sie und klicken Sie auf Kopieren.
3. Rechte ankreuzen. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Rechten. Bei einem Recht mit Standort-Markierung wählen Sie, wo es gilt. Rechte, ohne die das gewählte nicht funktioniert, werden automatisch ergänzt; entfernen Sie ein Recht, werden die davon abhängigen ebenfalls entfernt. Mit Recht suchen… finden Sie ein Recht nach Namen. Das Symbol ⓘ neben einem Recht öffnet einen Hinweis: was das Recht gewährt, welche Menüpunkte es öffnet, ob es auf Standorte beschränkt werden kann, ohne welche Rechte es nicht funktioniert und wer es standardmäßig hat.
4. Speichern. Klicken Sie auf Rolle erstellen (bei einer bestehenden Rolle – Speichern).
5. Mitarbeitern zuweisen. Klicken Sie im Block Wer die Rolle hat auf Mitarbeitern zuweisen und wählen Sie die Personen aus. Die Rechte werden sofort aktualisiert. Einer neuen Person können Sie die Rolle gleich bei der Einstellung geben: Personal → Mitarbeiter → Einstellen, Schritt Zugang, Block Rollen. Dort sehen Sie nur Rollen, die Sie zuweisen dürfen.

Eine Rolle löschen Sie mit Löschen – sie wird allen Mitarbeitern entzogen, und deren Rechte verringern sich sofort.

Persönliche Rechte eines Mitarbeiters: gewähren oder verweigern

Wählen Sie auf der Registerkarte Mitarbeiter eine Person aus – rechts erscheinen ihre Rollen und Rechte. Dieselben Einstellungen gibt es in der Mitarbeiterkarte auf der Registerkarte Zugang.

• Setzen oder entfernen Sie die Rollen des Mitarbeiters.
• Wählen Sie auf der Registerkarte Persönliche Rechte bei jedem Recht: Nach Rollen – wie in den Rollen des Mitarbeiters; Gewähren – persönlich hinzufügen, mit Auswahl der Standorte; Verweigern – entziehen, selbst wenn eine Rolle es gewährt.
• Klicken Sie auf Speichern.

Ein Verbot ist stärker als jede Rolle: So können Sie einem Mitarbeiter zum Beispiel die Rolle „HR“ geben, ihm aber „Persönliche Daten“ verwehren.

Anmeldung und Administration

Oben in den Einstellungen eines Mitarbeiters – auf der Registerkarte Mitarbeiter und in der Mitarbeiterkarte auf der Registerkarte Zugang – steht der Block Anmeldung und Administration mit zwei Schaltern:

• Unternehmensadministrator – der Mitarbeiter darf alles an allen Standorten. Umschalten kann ihn nur ein Administrator; bei sich selbst kann man die Markierung nicht entfernen, der Ersteller des Unternehmens ist immer Administrator. Beim Ein- und Ausschalten fragt jeCheck nach einer Bestätigung: Zum Administrator machen? bzw. Aus den Administratoren entfernen?
• Zugang zum Web-Konto – ob sich der Mitarbeiter auf der Website anmelden kann; ohne Zugang arbeitet er nur in der mobilen App. Ändern kann ihn ein Administrator oder ein Mitarbeiter mit dem Recht „Anmeldung der Mitarbeiter“ an den Standorten des Mitarbeiters. Für Administratoren und den Ersteller des Unternehmens lässt sich das Web-Konto nicht sperren. Mehr unter Zugang zum Web-Konto und Modus „Nur App“.

Änderungen an den Schaltern werden sofort gespeichert. Darunter zeigt der Block, falls zutreffend: Leitet Standorte: …, Leitet Regionen: … und Kann an allen Standorten arbeiten – Dienstplan und Audits an jedem Standort; sieht die Daten des Standorts, an dem er Schicht hat. Hier dient das nur zur Information – geändert wird es über den Link In „Standorte und Regionen“ ändern.

Ein Mitarbeiter mit dem Recht „Anmeldung der Mitarbeiter“, aber ohne Rechte für Rollen und Protokoll, sieht in der Mitarbeiterkarte die Registerkarte Zugang nur mit diesem Block.

Wirksame Rechte und Verlauf

Der Block Wirksame Rechte zeigt, was der Mitarbeiter tatsächlich darf, an welchen Standorten und woher jedes Recht stammt – aus welcher Rolle oder persönlich. Gibt es ungespeicherte Änderungen, wird das Ergebnis nach dem Speichern neu berechnet. Auf der Registerkarte Verlauf stehen alle Änderungen an den Rechten dieses Mitarbeiters: wer wann was geändert hat; sie sehen Mitarbeiter mit dem Recht „Zugriffsprotokoll“.

Wer Rechte vergeben darf

• Der Administrator stellt alles ein und ernennt Administratoren. Nur ein Administrator kann einen Mitarbeiter zum Administrator machen oder diese Markierung entfernen.
• Ein Mitarbeiter mit dem Recht „Rollen und Rechte an Mitarbeiter vergeben“ weist Rollen und persönliche Rechte zu, kann aber nur die Rechte gewähren oder verweigern, die er selbst hat, und nur an seinen eigenen Standorten. Administratoren und sich selbst kann er nicht ändern.
• Um Rollen zu erstellen und zu ändern, ist zusätzlich das Recht „Rollen bearbeiten“ nötig – in denselben Grenzen.

Zugriffsprotokoll

Die Registerkarte Protokoll (Recht „Zugriffsprotokoll“) zeigt:

• Änderungen an Rechten und Rollen: Recht gewährt, verweigert oder entzogen, Standorte geändert, Rolle zugewiesen oder entzogen, Rolle erstellt, geändert oder gelöscht;
• Ernennung und Abberufung von Administratoren, Öffnen und Schließen des Zugangs zum Web-Dashboard, Vergabe eines temporären Passworts (Temporäres Passwort vergeben);
• Ernennung und Abberufung von Standort- und Regionsleitern sowie das Ein- und Ausschalten von „Kann an allen Standorten arbeiten“ – Einträge Zum Standortleiter ernannt, Als Standortleiter entfernt, Zum Regionsleiter ernannt, Als Regionsleiter entfernt, Kann an allen Standorten arbeiten, Arbeitet nicht mehr an allen Standorten;
• Aufrufe sensibler Daten: Mitarbeiterkarte und persönliche Daten, Sätze und Lohn, Dokumente, Gesundheitsnachweise, Proctoring-Aufzeichnungen, Auszahlungen an Testkunden, Texte der Unterhaltungen des KI-Dispatchers;
• Exporte (Excel, PDF, Lohnabrechnungen);
• Verweigerungen – Versuche, etwas ohne Recht zu öffnen.

Filter: Mitarbeiter, Ereignisart (Rechteänderungen, Ansichten, Exporte, Verweigerungen), Recht und Zeitraum. Einträge werden 12 Monate aufbewahrt. Wiederholte Aufrufe derselben Daten innerhalb weniger Minuten werden zu einem Eintrag zusammengefasst.

Was aus den bisherigen Markierungen wurde

Die Markierungen „Schichtplan-Manager“, „Lohnzugriff“, „HACCP-Manager“ und „Test-Redakteur“ werden nicht mehr im Mitarbeiterfenster oder in den Bereichseinstellungen gesetzt. Wer sie hatte, hat die entsprechenden persönlichen Rechte an allen Standorten erhalten – im Protokoll sind das die Einträge „Bisherige Rechte übernommen“. Diese Rechte werden ab jetzt nur noch in Rechte und Rollen eingestellt.

Rechte im KI-Assistenten und in der mobilen App

Der KI-Assistent im Web-Dashboard arbeitet im Rahmen der Rechte des Mitarbeiters: Er zeigt und ändert nur, was der Mitarbeiter auch selbst tun dürfte.

Rollen und Rechte werden im Web-Dashboard eingerichtet und gelten auch in der mobilen App: Ein Mitarbeiter sieht nur, was ihm erlaubt ist.

• Checklisten. In der Liste und im heutigen Plan erscheinen nur Checklisten, die der Mitarbeiter nutzen darf (Wer die Checkliste nutzen kann). Für die Durchführung eines Audits ist kein eigenes Recht nötig.
• Audit-Verlauf. Eigene Audits sind immer sichtbar. Für Audits anderer ist das Recht Audit-Protokoll und Berichte am Standort nötig, für den PDF-Link das Recht Audit-Export (Excel, PDF).
• Analytik. Für Audit-Verlauf und häufige Fehler ist das Recht Analysen am Standort nötig.
• Aufgaben. Ein Mitarbeiter sieht Aufgaben, an denen er beteiligt ist; das Recht Alle Aufgaben der Standorte ergänzt alle Aufgaben eines Standorts.
• Bewertungen und Kundenanfragen. Nötig sind die Rechte Standortbewertungen und Kundenanfragen.
• Dokumente. Für das Hochladen von Dateien und das Anlegen von Ordnern ist das Recht Anleitungsbibliothek verwalten nötig.
• E-Mail von Kollegen. In Personenlisten wird sie mit dem Recht Telefon und E-Mail der Mitarbeiter angezeigt.
• Immer verfügbar. Mein Dienstplan, Zeiterfassung, eigene Anträge und zugewiesene Tests.

Soll ein Mitarbeiter nur seinen Dienstplan und bestimmte Checklisten sehen, entfernen Sie die überflüssigen Rechte aus der Rolle Alle Mitarbeiter und schränken Sie die Checklisten ein (Wer die Checkliste nutzen kann). Die Daten werden sofort gesperrt. Menüpunkte verschwinden nach dem App-Update, bis dahin kann ein solcher Bildschirm leer geöffnet werden.

Alle Rechte nach Bereichen

„Nach Standorten“ – das Recht lässt sich auf Standorte beschränken. „Ansichten protokolliert“ – jeder Aufruf dieser Daten wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.

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