Dienstplan in der mobilen App: Stempeln, Schichten und Anträge

Führt Ihr Unternehmen einen Dienstplan, erscheint im unteren Menü der App der Tab Dienstplan – vor Profil. Dort stempeln Mitarbeiter Kommen und Gehen, sehen ihre Schichten und Stunden, übernehmen offene Schichten und stellen Anträge; Standortleiter sehen, wer gerade im Dienst ist, und entscheiden über Anträge. Den Dienstplan selbst erstellt und veröffentlicht der Standortleiter im Web-Konto.

Bereiche des Tabs „Dienstplan“

Oben im Tab gibt es einen Umschalter für die Bereiche:

• Heute – die Karte Stempeln, die aktuelle oder nächste Schicht und Meine Standorte (mit dem Radius des Geofence).
• Schichten – Mein Plan (Woche oder Monat) und Offene Schichten.
• Stunden – Monatssummen, die Zeiterfassung nach Tagen und, falls das Unternehmen sie anzeigt, die Vergütung.
• Anträge – Abwesenheiten, Schichttausch und -abgaben, Angebote von Kollegen, Verfügbarkeit.
• Team – nur für Standortleiter mit dem Recht „Schichtplan erstellen“: wer gerade im Dienst ist, Anträge der Mitarbeiter und der Plan des Standorts.

Auf der Startseite (Tab Übersicht) gibt es eine Schichtkarte: Status, nächste Schicht und die Schaltfläche Stempeln (im Dienst – Gehen, in der Pause – Pause Ende). Ein Tippen auf die Karte selbst öffnet den Tab Dienstplan.

Kommen stempeln

1. Öffnen Sie „Dienstplan“ → „Heute“. Die Karte Stempeln zeigt Ihren Status: Nicht im Dienst, Im Dienst oder Pause. Unter den Schaltflächen stehen die Regeln Ihres Unternehmens, zum Beispiel „Standort erforderlich“, „Foto erforderlich“, „nur im Standortradius“, „nur mit Schicht“.
2. Tippen Sie auf „Kommen stempeln“. Verlangt das Unternehmen den Standort, fragt die App nach dem Zugriff darauf.
3. Oder tippen Sie auf „QR scannen“. Richten Sie die Kamera auf den QR-Code des Standorts und bestätigen Sie den Standort – der Gerätestandort wird dabei nicht benötigt.
4. Machen Sie bei Bedarf ein Foto. Verlangt das Unternehmen beim Stempeln ein Foto, öffnet sich die Frontkamera.
5. Wählen Sie den Standort, wenn die App danach fragt. Das passiert, wenn Sie an mehreren Standorten arbeiten und gerade keine Schicht haben.

Nach dem Stempeln zeigt die Karte die Kommen-Zeit und einen Schicht-Timer. Stempeln ist frühestens so früh möglich, wie die Regeln es erlauben (standardmäßig 60 Minuten vor Schichtbeginn) – andernfalls nennt die App die Uhrzeit, ab der Sie stempeln können.

Pause und Gehen

• Pause startet eine Pause, Pause beenden beendet sie. Pausen stehen in der Karte neben der Kommen-Zeit.
• Gehen stempeln schließt die Schicht nach einer Bestätigung; die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.
• Gehen per QR – dasselbe über den QR-Code des Standorts.

Wie Pausen die Arbeitszeit beeinflussen und was passiert, wenn Sie das Ausstempeln vergessen, steht in Ein- und Ausstempeln.

Stempelungen mit Markierungen

Eine Stempelung kann mit einer Markierung erfasst werden, die auch der Standortleiter sieht:

Sperrt das Unternehmen Stempelungen außerhalb des Geofence, zeigt die App, wie viele Meter Sie vom Standort entfernt sind, und schlägt vor, näher heranzugehen oder QR scannen zu nutzen.

Ohne Internet

Ohne Verbindung wird die Stempelung mit ihrer tatsächlichen Uhrzeit auf dem Handy gespeichert: Es erscheint die Meldung „Kein Netz — die Stempelung ist gespeichert und wird automatisch gesendet“, und die Karte zeigt nicht gesendet. Sobald die Verbindung wieder da ist, sendet die App die Stempelung selbst; Sie können auch manuell mit Senden auf dem Hinweis „Stempelungen warten auf Versand“ senden.

Hat der Server die Stempelung abgelehnt, zeigt der Hinweis den Grund und die Schaltfläche Details: Dort können Sie Erneut senden oder Stempelung verwerfen. Stempelungen, die älter als 24 Stunden sind, nimmt der Server nicht an – bitten Sie den Standortleiter, sie manuell einzutragen.

Meine Schichten und offene Schichten

Unter Schichten → Mein Plan sehen Sie Ihre veröffentlichten Schichten für die Woche oder den Monat: Uhrzeit, Standort, Position, Pause, Stunden, Notiz des Standortleiters und die Kommen-Stempelung. Hat der Standortleiter eine Schicht bereits geändert, aber noch nicht veröffentlicht, steht daneben Änderung ausstehend – bis zur Veröffentlichung sehen Sie die vorherige Version. Wenn das Unternehmen es erlaubt, zeigt die Schichtkarte Kollegen an diesem Tag.

In der Karte Ihrer Schicht gibt es die Schaltflächen Schicht abgeben und Tauschen – siehe unten.

Offene Schichten sind offene Schichten Ihrer Standorte, die zu Ihnen passen. Tippen Sie auf Übernehmen und bestätigen Sie. Ist eine Genehmigung nötig, erhält die Schicht die Kennzeichnung Angefragt und geht an den Standortleiter; andernfalls gehört sie sofort Ihnen. Eine Schicht, die schon jemand angefragt hat, ist mit Bereits angefragt gekennzeichnet.

Stunden im Monat

Im Bereich Stunden stehen die Monatssummen: Bezahlte Std., Geplant, Tage, Nacht-, Feiertags- und Überstunden sowie Verspätungen, darunter Nach Tagen mit dem Code der Zeiterfassung, Plan und Ist. Zeigt das Unternehmen den Mitarbeitern die Vergütung, gibt es dort auch den Block Vergütung: woraus sich der Betrag zusammensetzt, Abzüge und Auszahlung. Solange der Monat nicht freigegeben ist, sind die Beträge vorläufig.

Anträge: Abwesenheit, Tausch, Verfügbarkeit

Im Bereich Anträge:

1. Abwesenheit. Wählen Sie die Art (Urlaub, Krankheit, freier Tag auf Antrag usw.), den Zeitraum und einen Kommentar. Mit Datei anhängen fügen Sie ein Dokument hinzu – Foto aufnehmen, Aus der Galerie oder Dokument (PDF, Bild). Tippen Sie auf Antrag senden – der Antrag geht an den Standortleiter.
2. Schicht abgeben oder tauschen. Öffnen Sie Ihre Schicht unter Schichten → Mein Plan und tippen Sie auf Schicht abgeben (an einen bestimmten Kollegen oder Allen passenden – wer zuerst zustimmt, übernimmt sie) oder Tauschen (wählen Sie eine Schicht eines Kollegen in den nächsten 2 Wochen). Zuerst stimmt der Kollege zu, dann entscheidet die Leitung, wenn das Unternehmen eine Genehmigung verlangt.
3. Angebote von Kollegen. Bietet Ihnen ein Kollege eine Schicht oder einen Tausch an, tippen Sie auf Annehmen oder Ablehnen.
4. Verfügbarkeit. Geben Sie an, wann Sie Nicht verfügbar sind oder Bevorzugt arbeiten möchten: nach Wochentag oder für ein Datum, Ganztägig oder zu bestimmten Stunden. Der Standortleiter berücksichtigt das beim Erstellen des Dienstplans.

Darunter sehen Sie Ihre Tausch und Abgaben und Abwesenheiten mit Status (Offen, Wartet auf Kollegen, Wartet auf Leitung, Genehmigt, Abgelehnt, Abgelaufen). Solange keine Entscheidung vorliegt, können Sie den Antrag mit Antrag zurückziehen zurücknehmen. Wie der Standortleiter entscheidet, steht in Anträge.

Bereich „Team“ für Standortleiter

Der Bereich ist für Standortleiter mit dem Recht „Schichtplan erstellen“ an mindestens einem Standort sichtbar (standardmäßig für Standortleiter). Er hat drei Tabs:

• Jetzt – wer an welchem Standort im Dienst ist: Im Dienst, Verspätet, Bald; beim Mitarbeiter – die Schichtzeit, die tatsächliche Kommen-Zeit und die Schaltfläche Anrufen. Sie können einen Standort oder Alle Standorte wählen.
• Anträge – Zu entscheiden und Verlauf (90 Tage): Abwesenheiten und Tausch. Tippen Sie auf Genehmigen oder Ablehnen und schreiben Sie bei Bedarf einen Kommentar. Beim Genehmigen einer Abwesenheit können Sie Schichten des Mitarbeiters an diesen Tagen freigeben ankreuzen – die Schichten werden zu offenen Entwürfen, und der Dienstplan muss auf der Website veröffentlicht werden.
• Plan – der Plan des Standorts für die Woche, einschließlich der Zeile Offen und der Zahl unveröffentlichter Änderungen. Nur Ansicht: Den Plan bearbeiten Sie auf der Website.

Häufige Fragen