Dienstplan für Mitarbeiter
Das Modul Dienstplan deckt den ganzen Weg von der Schicht bis zur Lohnabrechnung ab: Ein Standortleiter erstellt den Dienstplan des Standorts und veröffentlicht ihn, Mitarbeiter sehen ihre Schichten und stempeln sich ein und aus, aus den Stempelungen entsteht die Zeiterfassung, und auf der Zeiterfassung basiert der Lohn mit Zuschlägen, Prämien und KPI. Urlaub, Krankheit und Schichttausch laufen über Anträge.
Lohn und KPI gehören zum Tarif „Netzwerk“. Schichtpläne, Stempelungen, Zeiterfassung und Anträge sind in jedem Tarif verfügbar, auch im kostenlosen Tarif „Start“.
Was das Modul kann
- Schichtplan – ein Raster „Mitarbeiter × Tage“ pro Standort für eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat: Schichtvorlagen, Drag & Drop, Kopieren eines Zeitraums, Rotationen 2/2 und 5/2, automatische Besetzung nach Personalbedarf, offene Schichten, Regelprüfungen und eine Schätzung der Personalkosten.
- Veröffentlichung – Mitarbeiter sehen nur den veröffentlichten Dienstplan und erhalten eine Push-Benachrichtigung, wenn sich ihre Schichten ändern.
- Stempelungen – in der mobilen App mit Geolocation, über den QR-Code des Standorts, an einem Kiosk-Tablet mit PIN und Foto, über die Website (wenn erlaubt) oder manuell durch einen Standortleiter.
- Zeiterfassung – Anwesenheits- und Abwesenheitscodes, vergütete Stunden, Nacht-, Feiertags- und Überstunden; ein Ausdruck ähnlich dem Formular T-13 sowie Excel.
- Lohn – Stundenlohn, Gehalt oder Bezahlung pro Schicht mit Satzhistorie, Zuschläge, bezahlte Abwesenheiten, KPI-Prämie, Boni, Abzüge, Vorschüsse und prozentuale Einbehalte; Lohnliste, Lohnabrechnungen, Excel.
- KPI – manuelle und automatische Kennzahlen aus Audits, Aufgaben, Tests, Stempelungen und HACCP.
- Anträge – Urlaub, Krankheit, freier Tag, Schichttausch und Schichtübergabe, Übernahme offener Schichten.
Menüpunkte
Im linken Menü gibt es die Gruppe Personal: Schichtplan, Stempelungen, Zeiterfassung, Lohn, KPI, Anträge und Mein Dienstplan. Innerhalb des Bereichs gibt es oben ein Untermenü: Dienstplan, Stempelungen, Zeiterfassung, Lohn, KPI, Anträge, Mitarbeiter, Einstellungen, Mein Dienstplan. Jeder sieht nur die Punkte, für die er Rechte hat.
Wer was sieht
| Wer | Was verfügbar ist |
|---|---|
| Administrator des Unternehmens | alles für alle Standorte, einschließlich Sätzen und Lohn; vergibt Rechte im Modul |
| „Verwaltet den Dienstplan aller Standorte“ | Dienstplan, Stempelungen, Zeiterfassung, Anträge, KPI und Einstellungen für alle Standorte des Unternehmens: Regeln, gemeinsame Vorlagen, Feiertage, KPI-Kennzahlen |
| Standortleiter | Dienstplan, Stempelungen, Zeiterfassung, Anträge und KPI-Werte seiner Standorte; Einstellungen seiner Standorte (Geofence, QR, Kiosk, Budget), Standortvorlagen und Personalbedarf |
| „Sieht den Lohn“ | Sätze, Beträge im Dienstplan, den Bereich Lohn – für die Standorte, die er leitet |
| Jeder Mitarbeiter | Mein Dienstplan: eigene veröffentlichte Schichten, Stempelungen, Anträge, Verfügbarkeit und Stunden; den eigenen Lohn – wenn das Unternehmen die Anzeige aktiviert hat |
Die Rechte Verwaltet den Dienstplan aller Standorte und Sieht den Lohn aktiviert ein Administrator unter Mitarbeiter (Mitarbeiterkarte). Standortleiter werden im Team des Standorts festgelegt – siehe Standorte und Teams.
Die Lohnliste freigeben und den Monat abschließen kann nur, wer Zugriff auf den Lohn und Rechte für alle Standorte hat: ein Administrator oder ein Dienstplanverantwortlicher aller Standorte mit dem Recht Sieht den Lohn.
In 15 Minuten starten
- Standorte und Teams prüfen. Mitarbeiter müssen Standorten zugeordnet sein, und jeder Standort braucht einen Standortleiter. Im Dienstplan eines Standorts erscheinen nur seine Mitarbeiter.
- Regeln festlegen. Prüfen Sie unter Einstellungen Zeitzone, Währung, Ruhezeit zwischen Schichten, Wochenstundenlimit und Stempelregeln. Mehr dazu in Dienstplan einrichten.
- Standort einrichten. Geben Sie Koordinaten und einen Radius für das Einstempeln mit Geolocation an, drucken Sie das QR-Plakat oder aktivieren Sie den Kiosk.
- Schichtvorlagen anlegen. Zum Beispiel „Früh 08:00–16:00“ und „Spät 16:00–24:00“ – praktisch zum Verteilen von Schichten.
- Mitarbeiterkarten ausfüllen. Legen Sie unter Mitarbeiter Vergütungsart und Satz, zusätzliche Positionen, Stundenlimit und Kiosk-PIN fest.
- Dienstplan erstellen und veröffentlichen. Verteilen Sie unter Dienstplan die Schichten für die Woche und klicken Sie auf Veröffentlichen – die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen. Siehe So erstellen Sie einen Schichtplan.
Uhrzeit und Zeitzonen
Alle Zeiten im Modul sind Ortszeit des Standorts: Eine Schicht von 09:00–18:00 ist 09:00–18:00 nach der Uhr an der Wand des Standorts. Die Zeitzone wird pro Standort festgelegt oder, falls nicht angegeben, pro Unternehmen. Eine Nachtschicht wie 22:00–08:00 gehört zu dem Tag, an dem sie beginnt.
Häufige Fragen
Braucht ein Mitarbeiter Zugang zum Web-Konto?
Nein. Mitarbeiter sehen ihren Dienstplan in der mobilen App und können sich auch am Kiosk des Standorts einstempeln. Hat ein Mitarbeiter Webzugang, steht ihm der Bereich Mein Dienstplan zur Verfügung.
Berechnet das Modul Steuern?
Nein. Der Lohn wird aus der Zeiterfassung und den Regeln des Unternehmens berechnet; einbehalten werden nur die vom Unternehmen festgelegten prozentualen Abzüge. Für die Buchhaltung gibt es einen Excel-Export – siehe Lohn.
Können wir einen Dienstplan ohne Stempelungen führen?
Ja, aber Zeiterfassung und Lohn basieren auf Stempelungen: Ohne Stempelung erscheint eine vergangene Schicht in der Zeiterfassung als Nichterscheinen. Gibt es keine Stempelungen, kann ein Standortleiter sie manuell unter Stempelungen hinzufügen.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.