iiko-Integration – Stempelungen und Schichtplan in beiden Systemen

Die iiko-Integration hält Stempelungen und Schichtplan in jeCheck und iiko gleich. Ein Mitarbeiter kann in der jeCheck-App stempeln (mit Standort, QR oder am Kiosk) – dann erscheint in iiko eine Anwesenheit. Oder er öffnet die Schicht mit der Karte an der Kasse – dann erscheint in jeCheck eine Kommen-Stempelung mit Verspätung laut Schichtplan. Der Bereich öffnet sich über Einstellungen → iiko-Integration und ist in den Tarifen „Netzwerk“ und Enterprise verfügbar.

Was Sie brauchen

• das Recht iiko-Integration (Administratoren haben es) – siehe Rechte und Rollen;
• einen iikoCloud-API-Schlüssel. Er wird in iikoWeb → Einstellungen → Integrationen → API-Schlüssel angelegt: Wählen Sie die zu verknüpfenden Betriebe und erlauben Sie die Mitarbeiterbereiche (Mitarbeiter, Positionen, Anwesenheiten, Schichtplan, persönliche Schichten). Am besten legen Sie für jeCheck einen eigenen Schlüssel an – er lässt sich leichter widerrufen und stört keine anderen Integrationen;
• Standorte in jeCheck und Mitarbeiter mit Telefonnummer, E-Mail oder Personalnummer – darüber werden Mitarbeiter automatisch zugeordnet.

Wenn Sie mit einer App aus dem iiko-Entwicklerportal arbeiten, wählen Sie statt des iikoWeb-Schlüssels den Schlüsseltyp iiko-Entwickler-App und geben App ID, Client secret und API key ein. Für Syrve (iiko im Ausland) tragen Sie über Andere Serveradresse (Syrve) die Serveradresse aus Ihrem Vertrag ein.

Schritt für Schritt: iiko verbinden

1. Schlüssel einfügen. Öffnen Sie Einstellungen → iiko-Integration, fügen Sie den API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Verbinden. jeCheck prüft den Schlüssel und lädt Betriebe, Terminalgruppen, Positionen, Anwesenheits- und Schichtplantypen. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt.
2. Standorte prüfen. Wählen Sie im Tab Standorte für jeden jeCheck-Standort einen iiko-Betrieb. Gleichnamige Standorte werden automatisch verknüpft. Stempelungen nicht verknüpfter Standorte gehen nicht an iiko.
3. Mitarbeiter zuordnen. Klicken Sie im Tab Mitarbeiter auf Aus iiko aktualisieren. jeCheck ordnet Personen über Telefon, E-Mail, Personalnummer (sie muss dem Mitarbeitercode in iiko entsprechen) oder vollständigen Namen zu – nur bei eindeutiger Übereinstimmung. Für die übrigen wählen Sie die Zuordnung manuell in der Spalte jeCheck-Mitarbeiter.
4. Regeln festlegen. Wählen Sie im Tab Abgleichsregeln, wie Stempelungen an iiko gehen, legen Sie die Standardposition in iiko fest und klicken Sie auf Regeln speichern.
5. Sofortigen Empfang einschalten. Klicken Sie im Block Karte an der Kasse → jeCheck-Stempelungen auf Webhook verbinden – dann erscheint eine an der Kasse geöffnete Schicht sofort in jeCheck statt innerhalb von 5 Minuten.

Im Tab Übersicht sehen Sie die Einrichtungs-Checkliste, die Abgleichszähler der letzten 24 Stunden und den letzten Fehler, falls es einen gab.

Wie jeCheck-Stempelungen nach iiko kommen

Der Block jeCheck-Stempelungen → iiko hat drei Modi:

• Als Anwesenheit nach dem Ausstempeln (empfohlen) – sobald ein Mitarbeiter ausstempelt, wird in iiko eine fertige Anwesenheit mit Kommen- und Gehen-Zeit angelegt. Funktioniert auch bei ausgeschalteter Kasse. Korrigiert oder löscht eine Führungskraft die Stempelung in jeCheck, wird auch die Anwesenheit in iiko korrigiert oder gelöscht.
• Schicht sofort an der Kasse öffnen – das Einstempeln in jeCheck öffnet sofort die persönliche Schicht des Mitarbeiters in iiko, das Ausstempeln schließt sie. Der Mitarbeiter kann ohne separate Anmeldung an der Kasse arbeiten. Dafür braucht jeder verknüpfte Standort im Tab Standorte eine Terminalgruppe, und die Kasse muss eingeschaltet sein.
• Nicht senden – Stempelungen bleiben nur in jeCheck.

Die Position der Anwesenheit wird so bestimmt: die Schichtposition laut Tabelle Positionen (jeCheck-Position → iiko-Position), sonst die Hauptposition des Mitarbeiters in iiko, sonst die Standardposition in iiko. Den Anwesenheitstyp wählen Sie im Feld Anwesenheitstyp.

Stempelungen werden nur für zugeordnete Mitarbeiter und verknüpfte Standorte gesendet und nur ab dem Datum im Feld Datensätze abgleichen ab (standardmäßig der Tag der Verbindung).

Wie Kassenschichten nach jeCheck kommen

Schalten Sie iiko-Anwesenheiten als Stempelungen übernehmen ein. Öffnet ein Mitarbeiter die Schicht mit der Karte am Terminal, erscheint in jeCheck eine Kommen-Stempelung mit der Methode „iiko“: Sie wird der geplanten Schicht zugeordnet, die Verspätung wird nach den üblichen Regeln berechnet. Wird die Schicht geschlossen, erscheinen die Gehen-Stempelung und die gearbeiteten Stunden.

Mit Webhook (Sofort (Webhook)) erscheint die Stempelung sofort. Zusätzlich gleicht jeCheck alle 5 Minuten die Anwesenheiten der letzten zwei Tage ab und nachts die der letzten Woche: So werden in iiko korrigierte Anwesenheiten übernommen, und bei einem Verbindungsausfall geht nichts verloren. Wird eine Zeit in iiko korrigiert, wird sie auch in jeCheck korrigiert – außer bei Stempelungen, die eine Führungskraft bereits manuell bearbeitet hat.

Wenn ein Mitarbeiter in beiden Systemen gestempelt hat

Stempelungen desselben Mitarbeiters, die sich zeitlich überschneiden oder fast gleichzeitig beginnen, sind eine Schicht: jeCheck verknüpft sie und legt weder in jeCheck noch in iiko Duplikate an. Wie weit der Beginn abweichen darf, legt das Feld Als eine Schicht zählen, wenn der Beginn höchstens abweicht um fest (standardmäßig 30 Minuten).

Wessen Zeit gilt entscheidet, welche Zeit in beiden Systemen bleibt:

• jeCheck (Standort, Foto, QR) – die jeCheck-Zeit überschreibt die Anwesenheit in iiko;
• iiko (Karte an der Kasse) – die Kassenzeit überschreibt die Stempelung in jeCheck.

Schichtplan

• Veröffentlichten Schichtplan an iiko senden – nach der Veröffentlichung in jeCheck erscheinen die Schichten zugeordneter Mitarbeiter im iiko-Schichtplan mit dem gewählten Schichtplantyp in iiko. Änderungen und gelöschte Schichten gehen bei der nächsten Veröffentlichung raus.
• iiko-Schichtplan als Entwürfe laden – Schichten aus dem iiko-Schichtplan erscheinen in jeCheck als Entwürfe; die Führungskraft prüft und veröffentlicht sie. Geladen wird über Schichtplan aus iiko laden im Block Abgleich für einen Zeitraum.

Abgleich für einen Zeitraum und Protokoll

Wählen Sie im Block Abgleich für einen Zeitraum die Daten (höchstens zwei Monate) und klicken Sie auf:

• Anwesenheiten aus iiko abrufen – Anwesenheiten des Zeitraums übernehmen, zum Beispiel nach dem Verbinden;
• Stempelungen an iiko senden – abgeschlossene Stempelungen des Zeitraums senden, zum Beispiel nach einem Verbindungsausfall;
• Schichtplan aus iiko laden – den Schichtplan als Entwürfe abrufen.

Duplikate entstehen dabei nicht. Jede Übertragung und jede empfangene Anwesenheit steht im Tab Protokoll. War iiko nicht erreichbar, wird automatisch erneut gesendet – nach 1, 5 und 15 Minuten, nach einer Stunde und später; einen Fehler können Sie auch manuell mit Erneut versuchen oder Alle Fehler erneut versuchen wiederholen.

Um den Abgleich vorübergehend anzuhalten, wählen Sie Verbindung → Abgleich pausieren. iiko trennen löscht Verknüpfungen, Regeln und Protokoll – Stempelungen und Schichten bleiben in beiden Systemen.

jeCheck-Mitarbeiter in iiko anlegen

Gibt es einen Mitarbeiter nur in jeCheck, klicken Sie im Tab Mitarbeiter auf In iiko anlegen, markieren Sie die Personen und klicken Sie auf Anlegen. Code in iiko ist die Personalnummer (oder „JC“ und die jeCheck-Nummer des Mitarbeiters), Betrieb ist der Hauptstandort, Position die Standardposition in iiko. Die Zuordnung entsteht automatisch.

Häufige Fragen