Ein- und Ausstempeln

Ein- und Ausstempelungen sind die Grundlage für Zeiterfassung und Lohn: Aus ihnen werden die vergüteten Stunden berechnet. Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Stempeln, und das Unternehmen wählt in den Dienstplanregeln die passenden aus.

Möglichkeiten zum Stempeln

Wie Sie QR-Code und Kiosk aktivieren, steht in Dienstplan einrichten. Wie das Stempeln in der App aussieht, steht in Dienstplan in der mobilen App.

Mit welcher Schicht eine Stempelung verknüpft wird

Eine Stempelung wird mit der nächstgelegenen veröffentlichten Schicht des Mitarbeiters an diesem Standort verknüpft. Einstempeln ist frühestens 60 Minuten vor Schichtbeginn möglich (einstellbar); ist es zu früh, sieht der Mitarbeiter die Uhrzeit, ab der er sich einstempeln kann.

Gibt es gerade keine Schicht, wird die Stempelung mit der Markierung Ohne Schicht erfasst – oder abgelehnt, wenn das Stempeln ohne Schicht in den Regeln deaktiviert ist. Der Standort wird aus dem QR-Code oder der Auswahl des Mitarbeiters übernommen oder automatisch bestimmt, wenn der Mitarbeiter nur einem Standort zugeordnet ist. Ist der QR-Code mehreren Standorten gemeinsam, landet die Erfassung an dem, an dem der Mitarbeiter gerade eine Schicht hat.

Verspätung, früher gegangen und außerhalb des Standorts

• Verspätung – Einstempeln nach Schichtbeginn um mehr als die Toleranz (standardmäßig 5 Minuten). Die Stempelung speichert die Verspätungsminuten.
• Früher gegangen – Ausstempeln vor Schichtende um mehr als dieselbe Toleranz.
• Außerhalb des Standorts – eine Stempelung aus der App oder über die Website weiter entfernt als der Radius des Standorts (in der App heißt die Markierung Außerhalb der Zone). Standardmäßig wird die Stempelung mit einer Markierung erfasst; ist in den Regeln „außerhalb des Geofence sperren“ aktiviert, sieht der Mitarbeiter die Entfernung zum Standort und kann sich nicht einstempeln – die App schlägt vor, den QR-Code des Standorts zu scannen.
• Offline – die Stempelung wurde ohne Internet erfasst und später gesendet (siehe unten).

Pausen

Ein Mitarbeiter kann Beginn und Ende einer Pause markieren. Wurde keine Pause markiert, wird die geplante Pause der Schicht von der Arbeitszeit abgezogen – sofern der Mitarbeiter mindestens doppelt so lange gearbeitet hat wie die Pause. Ist in den Regeln eine Rundung festgelegt (5, 10, 15 oder 30 Minuten), wird die Arbeitszeit abgerundet.

Ohne Internet

Die App speichert die Stempelzeit auf dem Handy und sendet sie, sobald die Verbindung wieder da ist; solange sie nicht gesendet ist, zeigt der Tab Dienstplan den Hinweis „Stempelungen warten auf Versand“ mit der Schaltfläche Senden. Der Server übernimmt eine solche Stempelung mit ihrer tatsächlichen Uhrzeit, wenn sie nicht älter als 24 Stunden ist, und setzt die Markierung Offline. Wird dieselbe Stempelung erneut gesendet, entsteht kein Duplikat. Eine Stempelung, die älter als 24 Stunden ist, fügt ein Standortleiter manuell hinzu.

Wenn jemand das Ausstempeln vergessen hat

4 Stunden nach Schichtende (einstellbar) wird eine offene Stempelung automatisch zum Schichtende mit der Markierung Automatisch geschlossen geschlossen, und der Mitarbeiter erhält die Benachrichtigung Ausstempeln fehlt. Hatte die Stempelung keine Schicht, wird sie mit null Arbeitsminuten geschlossen – der Standortleiter korrigiert die Zeit manuell.

Kiosk-Tablet

1. Eigenen Namen wählen. Der Kiosk-Bildschirm zeigt die Mitarbeiter des Standorts, die eine PIN haben.
2. PIN eingeben. 4–6 Ziffern aus der Mitarbeiterkarte. Nach 5 Fehlversuchen hintereinander wird die Anmeldung für 10 Minuten gesperrt.
3. In die Kamera schauen. Verlangt das Unternehmen ein Foto, macht das Tablet ein Bild.
4. Fertig. Ist der Mitarbeiter nicht in der Schicht, wird ein Einstempeln erfasst, sonst ein Ausstempeln. Der Bildschirm zeigt eine Begrüßung, die Stempelzeit und die Verspätung bzw. beim Ausstempeln die Arbeitszeit.

Häufige Fragen