So erstellen Sie einen Schichtplan

Der Dienstplan wird pro Standort unter Personal → Schichtplan erstellt. Jede Änderung ist zunächst ein Entwurf: Mitarbeiter sehen sie erst, wenn Sie den Dienstplan veröffentlichen (siehe Dienstplan veröffentlichen).

Das Dienstplanraster

Wählen Sie oben einen Standort und einen Zeitraum: eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat; mit den Pfeilen Zurück und Weiter verschieben Sie den Zeitraum, Heute führt zum aktuellen zurück. Die Zeilen sind die dem Standort zugeordneten Mitarbeiter, die Spalten die Tage. Sie können nach einem Mitarbeiter suchen und nach Position filtern.

• In einer eigenen Zeile Offene Schichten stehen Schichten ohne Mitarbeiter – Mitarbeiter übernehmen sie in der App.
• Arbeitet ein Mitarbeiter an diesem Tag an einem anderen Standort, wird das in seiner Zeile angezeigt.
• Urlaub, Krankheit (auch noch nicht entschiedene Anträge) sowie „Kann nicht“ und „Möchte arbeiten“ aus der Verfügbarkeit des Mitarbeiters werden in den Zellen angezeigt.
• Unter dem Raster stehen die Tagessummen: Stunden, Anzahl der Personen in der Schicht, offene Schichten und Abdeckung des Personalbedarfs.

So fügen Sie eine Schicht hinzu

1. Auf eine leere Zelle klicken. Das Fenster Neue Schicht öffnet sich.
2. Zeit angeben. Beginn, Ende und Pause. Liegt das Ende vor dem Beginn, endet die Schicht am nächsten Tag (Nachtschicht). Unter der Zeit werden die vergüteten Stunden angezeigt.
3. Mitarbeiter und Position wählen. Sie können die Schicht ohne Mitarbeiter lassen – dann ist sie eine Offene Schicht, die jeder passende Mitarbeiter übernehmen kann. Position in der Schicht stammt aus der Positionsliste des Unternehmens.
4. Notiz hinzufügen. Die Notiz für den Mitarbeiter sieht er im Dienstplan, zum Beispiel „Warenannahme um 10:00“.
5. Speichern. Die Schicht erscheint im Raster als Entwurf.

Mit Vorlagen geht es schneller: Aktivieren Sie den Pinsel mit der gewünschten Vorlage – ein Klick auf eine leere Zelle setzt sofort eine Schicht nach der Vorlage.

Drag & Drop und Kopieren

• Ziehen Sie eine Schicht auf einen anderen Tag oder zu einem anderen Mitarbeiter – sie wird mit derselben Zeit verschoben.
• Halten Sie beim Ziehen Strg oder Alt gedrückt, um die Schicht zu kopieren.
• Mehr → Zeitraum vorwärts kopieren kopiert alle Schichten des Standorts im angezeigten Zeitraum in die folgenden Zeiträume: Legen Sie Ab und Wie oft hintereinander (bis zu 12) fest. Tage mit genehmigtem Urlaub und Krankheit werden übersprungen. Sie können Zuerst Schichten im Zielzeitraum leeren ankreuzen. Kopien sind Entwürfe.
• Mehr → Zeitraum leeren löscht die Entwürfe des Zeitraums und markiert veröffentlichte Schichten zum Löschen – bei den Mitarbeitern verschwinden sie nach der Veröffentlichung.

Rotationen 2/2, 5/2, 1/3

Mehr → Rotation (2/2, 5/2…) verteilt Schichten für einen Mitarbeiter im Zyklus:

1. Mitarbeiter und Schema wählen. Fertige Schemata 2/2, 5/2, 1/3, 3/3 oder Eigene – eine Folge aus 1 und 0, wobei 1 ein Arbeitstag und 0 ein freier Tag ist (zum Beispiel 1,1,1,0,0), ein Zyklus von bis zu 62 Tagen.
2. Daten angeben. Ab (erster Arbeitstag) und Bis – höchstens ein Jahr.
3. Schicht wählen. Eine Vorlage oder eigene Werte für Beginn, Ende und Pause.
4. Auf „Schichten verteilen“ klicken. Tage, an denen der Mitarbeiter bereits eine Schicht oder eine genehmigte Abwesenheit hat, werden übersprungen.

Automatische Besetzung nach Personalbedarf

Mehr → Automatisch nach Bedarf besetzen deckt die nicht abgedeckten Stunden des Personalbedarfs des Standorts ab (legen Sie ihn in den Einstellungen fest). Für jede Lücke wird ein Mitarbeiter des Standorts gewählt, der:

• eine passende Position hat (Haupt- oder Zusatzposition);
• an diesem Tag keinen Urlaub, keine Krankheit und keinen Abwesenheitsantrag hat und innerhalb seines Ein- und Austrittsdatums liegt;
• zu dieser Zeit nicht „Kann nicht“ markiert hat und keine überschneidende Schicht hat;
• die Mindestruhezeit zwischen Schichten einhält und das Wochenstundenlimit nicht überschreitet.

Unter den passenden Mitarbeitern wird derjenige gewählt, der in dieser Woche weniger Stunden hat; wer „Möchte arbeiten“ markiert hat, kommt zuerst. Passt niemand und ist Wenn kein passender Mitarbeiter verfügbar ist, offene Schicht anlegen angekreuzt, wird eine offene Schicht angelegt. Die Pausen in den erstellten Schichten betragen 30 Minuten bei Schichten ab 6 Stunden und 60 Minuten ab 10 Stunden. Alle Schichten sind Entwürfe.

Dienstplanprüfungen

Schichten, die gegen Regeln verstoßen, werden hervorgehoben; fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen. Die Prüfungen warnen, verhindern aber nicht das Speichern:

• Überschneidung mit einer anderen Schicht des Mitarbeiters (auch an einem anderen Standort);
• Ruhezeit zwischen Schichten unter dem Minimum;
• Schicht länger als das Maximum;
• Wochenstunden über dem Limit – aus der Mitarbeiterkarte oder den Unternehmensregeln;
• eine Abwesenheit oder ein Abwesenheitsantrag an diesem Tag;
• der Mitarbeiter hat für diesen Tag oder diese Stunden „Kann nicht“ markiert;
• die Position der Schicht gehört nicht zu den Positionen des Mitarbeiters;
• das Datum liegt außerhalb des Beschäftigungszeitraums (vor Eintritt oder nach Austritt);
• ein abgelaufenes HACCP-Dokument (Gesundheitszeugnis, Schulung) – wenn das HACCP-Modul im Unternehmen eingeführt ist.

Stunden, Personalkosten und Budget

Über dem Raster: Stunden im Dienstplan, Mitarbeiter in Schichten, offene Schichten, Schichten mit Warnungen und die Anzahl der nicht veröffentlichten Änderungen. Wer das Recht Sieht den Lohn hat, sieht auch die Personalkostenschätzung: auf Basis des Satzes des Mitarbeiters am Schichttag (Stundenlohn – Stunden × Satz, Gehalt – ein Anteil am Monatssoll, pro Schicht – der Schichtsatz). Hat der Standort ein Wochenbudget, wird die Schätzung damit verglichen.

Drucken und Excel

Mehr → Dienstplan drucken öffnet einen druckfertigen Dienstplan mit Unterschriftszeilen „Genehmigt“ und „Zur Kenntnis genommen“; Zeiträume über 14 Tage werden in kompakter Form gedruckt. Mehr → Excel herunterladen exportiert das Raster mit den Stunden.

Häufige Fragen