Как составить график смен

График составляется по точке в разделе Персонал → График смен. Все изменения сначала — черновик: сотрудники их не видят, пока вы не опубликуете график (см. Публикация графика).

Сетка графика

Сверху выберите точку и период: неделя, две недели или месяц; стрелки Назад и Вперёд листают период, Сегодня возвращает к текущему. Строки — сотрудники, привязанные к точке, столбцы — дни. Можно искать сотрудника и фильтровать по должности.

• Отдельная строка Открытые смены — смены без сотрудника, их возьмут сотрудники в приложении.
• Если сотрудник в этот день работает на другой точке, это видно в его строке.
• Отпуска, больничные (и заявки, которые ждут решения), а также «не могу» и «хочу работать» из доступности сотрудника показаны в ячейках.
• Под сеткой — итоги дня: часы, число людей на сменах, открытые смены и покрытие потребности.

Как поставить смену

1. Нажмите на пустую ячейку. Откроется окно Новая смена.
2. Укажите время. Начало, Конец и Перерыв. Если конец раньше начала, смена заканчивается на следующий день (ночная смена). Под временем видно, сколько часов к оплате.
3. Выберите сотрудника и должность. Можно оставить смену без сотрудника — тогда это открытая смена, её возьмёт любой подходящий. Должность на смене — из списка должностей компании.
4. Добавьте заметку. Заметка для сотрудника видна ему в графике, например «приёмка товара в 10:00».
5. Сохраните. Смена появится в сетке как черновик.

С шаблоном быстрее: включите кисть с нужным шаблоном — клик по пустой ячейке сразу ставит смену по шаблону.

Перетаскивание и копирование

• Перетащите смену на другой день или другому сотруднику — она перенесётся с тем же временем.
• С зажатой клавишей Ctrl или Alt смена скопируется.
• Ещё → Копировать период вперёд копирует все смены точки за показанный период на следующие периоды: укажите Начиная с и Сколько раз подряд (до 12). Дни одобренных отпусков и больничных пропускаются. Можно отметить Сначала очистить смены в целевом периоде. Копии — черновики.
• Ещё → Очистить период удаляет черновики периода, а опубликованные смены помечает к удалению — они исчезнут у сотрудников после публикации.

Чередование 2/2, 5/2, 1/3

Ещё → Чередование (2/2, 5/2…) расставляет смены одному сотруднику по циклу:

1. Выберите сотрудника и схему. Готовые схемы 2/2, 5/2, 1/3, 3/3 или Своя — строка из 1 и 0, где 1 — рабочий день, 0 — выходной (например, 1,1,1,0,0), цикл до 62 дней.
2. Укажите даты. С (первый рабочий день) и По — не больше года.
3. Выберите смену. Шаблон или своё время начала, конца и перерыва.
4. Нажмите «Расставить смены». Дни, где у сотрудника уже есть смена или одобренное отсутствие, пропускаются.

Автозаполнение по потребности

Ещё → Автозаполнение по потребности закрывает непокрытые часы потребности точки (её задают в Настройках). Для каждой нехватки подбирается сотрудник точки:

• с подходящей должностью (основной или дополнительной);
• без отпуска, больничного или заявки на отсутствие в этот день, в датах приёма и увольнения;
• без «не могу» в это время и без пересечения с другими сменами;
• с отдыхом между сменами не меньше нормы и без превышения лимита часов в неделю.

Из подходящих выбирается тот, у кого меньше часов за неделю; кто отметил «хочу работать», идёт первым. Если подходящего нет и отмечено Если подходящего сотрудника нет — создать открытую смену, появится открытая смена. Перерыв в созданных сменах — 30 минут при смене от 6 часов и 60 минут от 10 часов. Все смены — черновики.

Проверки графика

Смены с нарушениями подсвечиваются, при наведении видна причина. Проверки предупреждают, но не мешают сохранить смену:

• пересечение с другой сменой сотрудника (в том числе на другой точке);
• отдых между сменами меньше нормы;
• смена длиннее максимума;
• превышение часов за неделю — лимит из карточки сотрудника или из правил компании;
• отсутствие или заявка на отсутствие в этот день;
• сотрудник отметил «не могу» в этот день или часы;
• должность смены не из списка должностей сотрудника;
• дата вне периода работы (до приёма или после увольнения);
• просроченный документ из ХАССП (медкнижка, обучение) — если в компании запущен модуль ХАССП.

Часы, ФОТ и бюджет

Над сеткой — часы в графике, число сотрудников на сменах, открытые смены, смены с предупреждениями и число неопубликованных изменений. У кого есть право Видит зарплату, видит и оценку фонда оплаты труда: по ставке сотрудника на день смены (почасовая — часы × ставка, оклад — доля от нормы месяца, за смену — ставка). Если у точки задан бюджет в неделю, оценка сравнивается с ним.

Печать и Excel

Ещё → Печать графика открывает график для печати с подписями «Утверждаю» и «Ознакомлен(а)»; период длиннее 14 дней печатается компактно. Ещё → Скачать Excel выгружает сетку с часами.

Частые вопросы