Ein Audit in der mobilen App durchführen
In der App von jeCheck werden Audits direkt am Standort durchgeführt: Sie wählen Standort und Checkliste, beantworten die Fragen, hängen Fotos an und senden das Ergebnis ab. Die Checkliste selbst erstellt ein Administrator im Web-Konto – siehe den Bereich Checklisten.
Welche Standorte und Checklisten Sie sehen
Welche Standorte und Checklisten in der App verfügbar sind, hängt von den Einstellungen des Administrators ab:
- Ein Administrator des Unternehmens sieht alle Standorte und alle Checklisten.
- Ein Mitarbeiter, der Standorten zugeordnet ist, sieht nur seine eigenen Standorte. Gibt es keine Zuordnungen, sind alle Standorte des Unternehmens sichtbar.
- Eine Checkliste mit eingeschränktem Zugang sehen nur die Mitarbeiter, für die sie in der Einstellung Wer die Checkliste nutzen kann freigegeben ist. Eine Checkliste mit der Einstellung Für alle verfügbar sehen alle.
Sind bei einer Checkliste Zeiten unter Verfügbar ab / Verfügbar bis festgelegt, kann sie nur in diesem Zeitfenster ausgefüllt werden. Zu anderen Zeiten lässt sich die Checkliste nicht starten.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Audits. Gehen Sie in der App zur Liste der Checklisten.
- Wählen Sie einen Standort. Wählen Sie den Standort, den Sie prüfen.
- Wählen Sie eine Checkliste. Checklisten können in Ordnern organisiert sein.
- Beantworten Sie die Fragen. Gehen Sie die Abschnitte der Reihe nach durch – Abschnitte und Fragen erscheinen in derselben Reihenfolge wie im Checklisten-Editor. Eine Frage, die übersprungen werden darf, können Sie unbeantwortet lassen; alle anderen sind Pflicht.
- Hängen Sie Fotos oder Dateien an. Verlangt eine Frage ein Foto, hängen Sie eines an – das legt der Autor der Checkliste fest. Die Optionen – Kamera, Galerie oder Datei – hängen von den Einstellungen der Frage ab.
- Fügen Sie einen Kommentar hinzu. Zu einer Antwort können Sie eine Notiz hinzufügen – sie erscheint im Bericht.
- Unterschreiben Sie, falls erforderlich. Ist in der Checkliste Unterschrift aktiviert, müssen Sie vor dem Absenden auf dem Bildschirm unterschreiben.
- Senden Sie das Audit ab. Das Ergebnis wird zusammen mit den Antworten, Fotos und dem Gesamtergebnis an den Server gesendet.
Ist in der Checkliste die Option Standort aktiviert, sendet die App die Koordinaten des Smartphones mit dem Audit. Erlauben Sie der App den Zugriff auf die Geolokalisierung, damit das Audit mit Ortsangabe abgesendet wird.
Was nach dem Absenden passiert
Ein abgesendetes Audit wird auf dem Server im Hintergrund verarbeitet; das dauert in der Regel nur kurz:
- das Ergebnis wird berechnet nach den Bewertungsregeln der Checkliste (in Prozent oder in Punkten);
- ein PDF-Bericht wird erstellt und an den Auditor gesendet, an die Empfänger passender E-Mail-Verteiler (nach ihren Standorten und der Ergebnisschwelle) und, wenn in der Checkliste aktiviert, an die E-Mail-Adresse des Standorts;
- Mängelaufgaben werden erstellt, wenn im Unternehmen ein Szenario der Automatisierung aktiviert ist – mehr dazu im Bereich Automatisierung.
Das Ergebnis erscheint im Audit-Verlauf der App und im Web-Konto unter Arbeit → Audits.
Geplante Audits
Hat ein Administrator im Planer Audits für Sie geplant, zeigt die App die Ihnen zugewiesenen Audits für heute: welche Checkliste an welchem Standort. Bei jedem sehen Sie, ob es heute bereits abgesendet wurde.
Sind im Plan Erinnerungen aktiviert, kommt einen Tag und/oder eine Stunde vor dem geplanten Audit eine Push-Nachricht – „Morgen: geplantes Audit“ oder „In einer Stunde: geplantes Audit“ – mit Checkliste, Standort und Uhrzeit. Ein Administrator aktiviert sie im Schritt Benachrichtigungen des Plan-Assistenten – siehe Audits planen.
Ein geplantes Audit gilt als erledigt, wenn Sie innerhalb des Fensters des geplanten Datums ein Audit nach derselben Checkliste am selben Standort absenden – am Tag selbst oder innerhalb der Toleranz des Plans. Sie müssen es nicht aus der heutigen Liste öffnen.
Häufige Fragen
Gibt es eine Begrenzung der Anzahl von Audits oder Fotos?
Nein. Ihr Tarif begrenzt weder die Anzahl der Audits pro Tag noch die Anhänge pro Frage.
Warum sehe ich die benötigte Checkliste nicht?
Höchstwahrscheinlich hat die Checkliste einen eingeschränkten Zugang, und Sie stehen nicht in der Liste Wer die Checkliste nutzen kann, oder die Checkliste wurde gelöscht. Bitten Sie Ihren Administrator, die Einstellungen der Checkliste zu prüfen.
Warum sehe ich den benötigten Standort nicht?
Sie sind anderen Standorten zugeordnet. Die Standortzuordnungen eines Mitarbeiters ändert ein Administrator – siehe den Bereich Team.
Kann ich meine früheren Audits ansehen?
Ja. Die App hat einen Audit-Verlauf für einen gewählten Zeitraum: Ihre Audits und Audits an Ihren Standorten, mit Ergebnis und einem Link zum PDF-Bericht, sobald er fertig ist.
Warum erschien der Bericht nicht sofort?
Audits werden auf dem Server in einer Warteschlange verarbeitet: Zuerst werden die Antworten gespeichert und das Ergebnis berechnet, dann wird das PDF erstellt. Dauert der Bericht lange, wenden Sie sich an Ihren Administrator oder an den Support unter [email protected].
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.