So erstellen Sie eine Checkliste

Eine Checkliste bauen Sie im Checklisten-Editor auf: links Abschnitte und Fragen, rechts die Einstellungen der ausgewählten Frage. Änderungen werden automatisch gespeichert – eine separate Schaltfläche „Speichern“ für Fragen gibt es nicht.

Voraussetzungen

• Administratorrechte im Unternehmen – der Bereich Checklisten steht anderen Mitarbeitern nicht zur Verfügung;
• eine Liste der Prüfpunkte, gegliedert in Abschnitte.

Checkliste erstellen

1. Bereich öffnen. Klicken Sie im Menü Arbeit → Checklisten auf Checkliste erstellen.

2. Namen eingeben und Ordner wählen. Der Name muss mindestens 3 Zeichen lang sein, z. B. „Tägliche Hygieneprüfung“; Sie können ihn später ändern. Das Feld Ordner erscheint, wenn das Unternehmen Ordner hat; haben Sie in der Liste einen Ordner geöffnet, ist er bereits ausgewählt.

   

3. Auf „Erstellen“ klicken. Der Checklisten-Editor öffnet sich sofort.

Abschnitte und Fragen hinzufügen

1. Abschnitt erstellen. Klicken Sie in der Spalte Abschnitte und Fragen auf Abschnitt, geben Sie einen Namen ein (mindestens 3 Zeichen) und klicken Sie auf Speichern.
2. Frage hinzufügen. Klicken Sie unter dem Abschnitt auf Frage hinzufügen – es erscheint eine „Neue Frage“, und rechts öffnen sich ihre Einstellungen.
3. Reihenfolge ändern. Ziehen Sie eine Frage mit der Maus an die gewünschte Stelle oder in einen anderen Abschnitt.
4. Abschnitt umbenennen oder löschen. Klicken Sie neben dem Abschnitt auf … und wählen Sie Umbenennen oder Löschen. Beim Löschen eines Abschnitts werden auch alle seine Fragen gelöscht.

Frage konfigurieren

Wählen Sie in der linken Spalte eine Frage aus – rechts öffnen sich ihre Einstellungen:

• Name – der Wortlaut des Prüfpunkts, den der Auditor sieht.
• Beschreibung für den Auditor – ein Hinweis, was und wie geprüft werden soll.
• Fragetyp – Ja / Nein (Antwortoptionen: Ja, Nein, Überspringen) oder Textfeld (freie Antwort). Textfragen beeinflussen das Ergebnis nicht.
• Gewichtung in Punkten – eine ganze Zahl ab 1. Wird nur verwendet, wenn die Bewertungsmethode der Checkliste In Punkten ist.
• Foto erforderlich – die Frage kann nicht ohne Foto beantwortet werden.
• Überspringen erlauben – der Auditor kann die Frage überspringen. Eine übersprungene Frage fließt nicht in das Ergebnis ein.
• Quellen für Anhänge – woher eine Datei angehängt werden kann: Kamera, Galerie, Dateien.
• Wer den Mangel behebt und Auto-Aufgabe – wer bei der Antwort „Nein“ eine Aufgabe erhält. Mehr dazu unter Automatisierung.

Die Schaltfläche Duplizieren erstellt eine Kopie der Frage im selben Abschnitt; das Papierkorbsymbol löscht die Frage.

Einstellungen der Checkliste

Klicken Sie in der oberen Leiste des Checklisten-Editors auf Einstellungen:

• Name und Beschreibung;
• Wer die Checkliste nutzen kann – die Mitarbeiter, die sie in der App sehen. Ist niemand ausgewählt, ist die Checkliste Für alle verfügbar;
• Verfügbar ab und Verfügbar bis – die Tageszeit, in der die Checkliste ausgefüllt werden kann;
• Bewertungsmethode – In Prozent oder In Punkten. Neue Checklisten verwenden standardmäßig In Punkten. Wie beide Methoden funktionieren, erklärt So wird das Auditergebnis berechnet;
• Bericht an die E-Mail-Adresse des Standorts senden – nach jedem Audit geht der Bericht an die „E-Mail des Standorts für Berichte“ aus der Karte des Standorts (siehe Standorte), unabhängig vom Ergebnis. Bei neuen Checklisten ist der Schalter deaktiviert.

Diese Einstellungen gelten, sobald Sie im Dialog auf Speichern klicken.

Seitenleiste des Checklisten-Editors

• Ordner – in welchem Ordner die Checkliste liegt; der Link Ordner erstellen legt einen neuen an.
• Aufgaben zu Mängeln – das Automatisierungsszenario für diese Checkliste.
• Rollen der Abschnitte – welche Position für Mängel in einem Abschnitt verantwortlich ist.
• Funktionen – Schalter für Standort (die Koordinaten des Smartphones werden dem Audit beigefügt), Unterschrift (der Auditor unterschreibt vor dem Absenden) und KI-Plan (KI-Auswertung im Bericht, siehe Audit-Bericht).

Vorschau

Die Schaltfläche Vorschau in der oberen Leiste des Checklisten-Editors zeigt die Checkliste so, wie der Auditor sie sieht: Abschnitte und Fragen in der Reihenfolge des Editors, Antwortoptionen (Ja, Nein, Überspringen – wenn Überspringen erlaubt ist – oder ein Textfeld), Hinweise, Markierungen Foto erforderlich, Quellen für Anhänge und bei der Methode In Punkten die Gewichtung der Frage und die maximale Punktzahl. In der Vorschau können Sie nicht antworten – sie dient nur zur Ansicht.

Die Reihenfolge der Fragen, die Sie im Editor per Ziehen festlegen, ist dieselbe wie in der mobilen App.

Kopieren, löschen und wiederherstellen

In der Liste Arbeit → Checklisten hat jede Checkliste ein Menü …: Bearbeiten, In Ordner verschieben, Duplizieren (eine Kopie mit allen Abschnitten und Fragen im selben Ordner) und Löschen. Gelöschte Checklisten bleiben 90 Tage lang unter Gelöscht in der linken Leiste – dort können Sie sie wiederherstellen. Wie Sie mehrere Checklisten auf einmal löschen oder wiederherstellen, lesen Sie unter Ordner und die Liste der Checklisten.

Häufige Fragen