Audits planen

Ein Prüfplan ist ein Zeitplan von Audits nach einer Checkliste an einem oder mehreren Standorten für einen Auditor. Der Assistent legt Audits für jedes Datum nach der gewählten Wiederholungsregel an. Später können Sie den Plan als Ganzes bearbeiten oder löschen. Pläne erstellen und bearbeiten können die Administratoren des Unternehmens.

Was Sie brauchen

• Administratorrechte;
• eine Checkliste – siehe Eine Checkliste erstellen;
• Standorte und einen Mitarbeiter, der die Audits durchführt.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Assistenten. Klicken Sie unter Arbeit → Planer auf Audit planen.

2. Checkliste. Wählen Sie die Checkliste, nach der geprüft wird. Bei jeder sehen Sie die Anzahl der Punkte, außerdem gibt es eine Suche.

3. Standorte. Markieren Sie die Standorte – für jeden wird ein Audit angelegt. Alle auswählen markiert alle Standorte auf einmal.

4. Auditor. Wählen Sie einen Mitarbeiter. Neben jedem Namen sehen Sie, wie viele aktive geplante Audits er bereits hat.

5. Zeitplan. Legen Sie Beginn, Ende, Uhrzeit, Dauer, Min. und Toleranz, Tage fest und wählen Sie dann die Wiederholung. Unten sehen Sie, wie viele Audits angelegt werden.

   

6. Benachrichtigungen. Aktivieren Sie die gewünschten Hinweise – siehe „Benachrichtigungen“ weiter unten.

7. Übersicht. Prüfen Sie Checkliste, Anzahl der Standorte, Auditor, Wiederholungsregel, Uhrzeit, Zeitraum, Toleranz, Benachrichtigungen und Anzahl der Audits. Optional legen Sie einen Namen des Plans fest – standardmäßig „Plan: Name der Checkliste“.

8. Starten Sie. Klicken Sie auf Planen. Die Audits erscheinen im Kalender.

Wiederholungsoptionen

• Nicht wiederholen – ein einzelnes Audit am Startdatum. Das Feld Ende ist deaktiviert. Im Kalender ist ein solches Audit als Einmalig gekennzeichnet.
• Täglich – jeden Tag.
• An Werktagen – Montag bis Freitag.
• Wöchentlich – an den markierten Wochentagen; Sie können mehrere wählen.
• Monatlich – an den markierten Tagen des Monats; Sie können mehrere wählen. Wählen Sie den 31., gibt es in Monaten ohne 31. kein Audit.

Ist kein Ende festgelegt, werden Audits bis zum 31. Dezember des Jahres angelegt, in dem der Plan beginnt. Um Audits im nächsten Jahr fortzusetzen, bearbeiten Sie den Plan und legen Sie ein neues Ende fest.

Toleranz: wann ein Audit angerechnet wird

Toleranz, Tage – wie viele Tage vor und nach dem geplanten Datum ein durchgeführtes Audit noch auf das geplante angerechnet wird. Bei einer Toleranz von 2 zählt ein Audit für Montag zum Beispiel, wenn es zwischen Samstag und Mittwoch durchgeführt wurde.

Die Toleranz wird je nach Häufigkeit vorausgefüllt, und Sie können sie ändern (von 0 bis 14 Tagen):

• Täglich und An Werktagen – 0, nur am geplanten Tag;
• Wöchentlich – 2 Tage (1 bei zwei Tagen pro Woche, 0 bei drei oder mehr);
• Monatlich – 3 Tage (2 bei zwei oder mehr Daten);
• Nicht wiederholen – 2 Tage.

Solange das Fenster offen ist, wird ein überfälliges Audit noch angerechnet. Sobald sich das Fenster schließt, wird der Status Versäumt – siehe Status geplanter Audits.

Benachrichtigungen

Die Schalter im Schritt Benachrichtigungen werden im Plan gespeichert:

• E-Mail an den Auditor – eine E-Mail mit dem Zeitplan (Checkliste, Standorte, Regel, Uhrzeit, Zeitraum, wie viele Audits anstehen) beim Erstellen und beim Ändern des Plans.
• Erinnerung 1 Tag vorher – eine Push-Nachricht an die mobile App des Auditors einen Tag vor Beginn des Audits.
• Erinnerung 1 Stunde vorher – eine Push-Nachricht an den Auditor eine Stunde vor Beginn des Audits.
• Bei Überfälligkeit eskalieren – eine Push-Nachricht und eine E-Mail an den Autor des Plans und die Standortleiter, wenn das geplante Datum vorbei ist und kein Audit stattfand. Hat der Standort keine Standortleiter und ist der Autor selbst der Auditor, werden die Administratoren des Unternehmens benachrichtigt.

Audit-Uhrzeiten richten sich nach der Zeitzone des Landes des Unternehmens. Für bereits angerechnete oder als erledigt markierte Audits gibt es keine Erinnerungen. Jede Erinnerung und Eskalation wird einmal pro Audit gesendet; wird das Audit verschoben, werden die Erinnerungen für das neue Datum erneut gesendet.

Was angelegt wird

• Jeder ausgewählte Standort erhält eine eigene Serie mit einer gemeinsamen Wiederholungsregel. Alle Serien aus einem Durchlauf des Assistenten bilden einen Plan: Er wird als Ganzes bearbeitet und gelöscht.
• Jede Serie enthält für jedes Datum ein eigenes Audit. Es lässt sich verschieben, neu zuweisen, absagen oder als erledigt markieren – siehe Status geplanter Audits.
• Uhrzeit und Dauer werden für den Kalender, die Erkennung von Konflikten und Erinnerungen verwendet. In der App sieht der Auditor die heutigen Audits ohne genaue Uhrzeit.

Einen Plan bearbeiten

1. Öffnen Sie ein beliebiges Audit des Plans. Klicken Sie im Kalender darauf.
2. Klicken Sie auf „Plan bearbeiten“. Der Assistent öffnet sich mit den Einstellungen des Plans, direkt im Schritt Zeitplan.
3. Ändern Sie, was nötig ist. Sie können die Checkliste wechseln, Standorte hinzufügen oder entfernen, Auditor, Zeitplan, Toleranz und Benachrichtigungen ändern.
4. Speichern Sie. Klicken Sie im Schritt Übersicht auf Änderungen speichern.

Vergangene und durchgeführte Audits bleiben unverändert. Die zukünftigen Audits des Plans (ab heute) werden mit den neuen Einstellungen neu angelegt – manuelle Verschiebungen, Neuzuweisungen und Absagen darin werden zurückgesetzt. Entfernen Sie einen Standort, werden seine zukünftigen Audits gelöscht.

Einen Plan löschen

Öffnen Sie ein beliebiges Audit des Plans, klicken Sie auf Plan löschen und bestätigen Sie. Die zukünftigen Audits werden an allen Standorten des Plans gelöscht. Durchgeführte Audits bleiben als Verlauf im Kalender, der Plan lässt sich aber nicht mehr bearbeiten.

Serienvorlagen

Wenn Sie häufig ähnliche Pläne anlegen, speichern Sie die Einstellungen als Vorlage:

1. Gehen Sie zum Schritt „Übersicht“. Geben Sie im Block Als Serienvorlage speichern einen Namen der Vorlage ein.
2. Klicken Sie auf „Vorlage speichern“. Checkliste, Standorte, Auditor, Zeitplan, Toleranz und Benachrichtigungen werden gespeichert – ohne Daten. Es wird kein Plan angelegt, und der Assistent bleibt geöffnet.
3. Erstellen Sie einen Plan aus der Vorlage. Klicken Sie in der Kopfzeile des Bereichs auf Serienvorlagen → Plan erstellen. Der Assistent öffnet sich mit den Einstellungen der Vorlage und dem Startdatum „heute“.

Um eine Vorlage zu löschen, verwenden Sie die Papierkorb-Schaltfläche in der Liste Serienvorlagen. Pläne, die aus der Vorlage erstellt wurden, sind davon nicht betroffen.

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Häufige Fragen