Mit Aufgaben in der mobilen App arbeiten

Aufgaben in der App sind dieselben wie unter Arbeit → Aufgaben im Web-Konto: Kommentare, Dateien und Status werden synchronisiert. Aufgaben vergibt in der Regel ein Standortleiter, oder sie entstehen automatisch – aus Mängeln in Audits und aus HACCP-Abweichungen.

Bereiche des Tabs „Aufgaben“

Oben im Tab Aufgaben kann ein Umschalter Aufgaben | Anträge | Freigaben | Abteilung stehen. Die Bereiche außer Aufgaben sind nur sichtbar, wenn Ihnen Anträge nach Prozessen oder Entscheidungen über Anträge zur Verfügung stehen oder Sie Mitglied einer Abteilung sind. Wie Sie damit arbeiten, steht in Anträge und Freigaben in der App.

Welche Aufgaben Sie sehen

Der Bereich Aufgaben zeigt die Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind. Je nach Ihrer Rolle gibt es drei Arten:

• Sie sind Verantwortlicher – Sie sind für die Erledigung zuständig;
• Sie sind Beobachter – Sie verfolgen den Fortschritt, sind aber nicht für die Arbeit zuständig;
• Sie sind Ersteller – Sie haben die Aufgabe selbst gestellt.

Eine Aufgabe hat eine Frist, Verantwortliche, Kommentare, Dateien und eine Kennzeichnung für Überfälligkeit. Dringende Aufgaben und Aufgaben mit hoher Priorität tragen eine Prioritätskennzeichnung, nicht manuell erstellte Aufgaben eine Quellenkennzeichnung: Audit, HACCP, Antrag, HR oder die Prozessnummer.

Status von Aufgaben

Bei Mängelaufgaben aus Audits, für die im Szenario der Automatisierung eine Prüfung der Arbeit aktiviert ist, wird der Status In Prüfung automatisch gesetzt, wenn der Verantwortliche die Aufgabe als erledigt markiert. Den Status Zur Genehmigung setzt der Ablauf des Prozesses – manuell wird er nicht gewählt.

Eine Aufgabe erledigen

1. Öffnen Sie die Aufgabe. Gehen Sie in der App zum Tab Aufgaben und wählen Sie eine, bei der Sie Verantwortlicher sind.
2. Beginnen Sie mit der Arbeit. Ändern Sie den Status auf In Bearbeitung.
3. Hängen Sie ein Foto oder eine Datei an. Zum Beispiel ein Foto des behobenen Mangels.
4. Schreiben Sie einen Kommentar. Kommentare sehen alle Beteiligten der Aufgabe und auch das Web-Konto.
5. Markieren Sie sie als erledigt. Ändern Sie den Status auf „erledigt“.

Aufgaben zu HACCP-Abweichungen

Eine Aufgabe zur Behebung einer HACCP-Abweichung ist mit HACCP-Abweichung gekennzeichnet und funktioniert wie eine Aufgabe aus einem Audit: Die Karte zeigt die Anforderungen „Nachher“-Foto und Prüfung, der Verantwortliche hängt das Foto an und sendet die Aufgabe Zur Prüfung, und der Ersteller tippt in der App auf Annehmen oder Zurückgeben. Mehr dazu unter HACCP-Abweichungen und Korrekturmaßnahmen.

Eine Aufgabe erstellen

1. Tippen Sie auf „+“. Wählen Sie im Menü Aufgabe. Dort finden Sie auch Anfrage per QR-Code und, wenn Ihnen Prozesse zur Verfügung stehen, Antrag nach Prozess.
2. Füllen Sie Titel und Beschreibung aus. Der Titel braucht mindestens 2 Zeichen.
3. Wählen Sie Status und Priorität. Standardmäßig ist eine Aufgabe Neu, Sie können sie aber gleich z. B. auf In Bearbeitung setzen. Priorität – Dringend, Hoch, Mittel (Standard) oder Niedrig.
4. Weisen Sie Personen zu. Verantwortliche (bis zu 20) und bei Bedarf Beobachter (bis zu 50) aus den Mitarbeitern Ihres Unternehmens.
5. Wählen Sie Standort und Abteilung. Beides ist optional. In der Standortliste stehen nur Standorte, an denen Sie Aufgaben stellen können: Ihre eigenen und die, für die Sie das Recht „Alle Aufgaben der Standorte“ haben (ein Administrator sieht alle Standorte des Unternehmens).
6. Legen Sie die Frist fest. Ebenfalls optional: Eine Aufgabe ohne Frist wird nie überfällig.
7. Fügen Sie Tags und Teilaufgaben hinzu. Bis zu 10 Tags – aus den Vorschlägen oder eigene – und bis zu 50 Teilaufgaben: Punkte, die Sie im Lauf der Arbeit abhaken.
8. Hängen Sie Dateien an. Bis zu 10 Fotos oder Dokumente, je bis zu 20 MB.
9. Speichern Sie. Die Verantwortlichen erhalten die Push-Benachrichtigung „Ihnen wurde eine Aufgabe zugewiesen“.

Wählen Sie eine Abteilung, aber keine Verantwortlichen, landet die Aufgabe in der Warteschlange der Abteilung: Ein Mitglied übernimmt sie, oder die Leitung weist sie zu – siehe Anträge und Freigaben in der App. Sind Verantwortliche gesetzt, gilt die Aufgabe sofort als übernommen.

Eine Aufgabe bearbeiten

Öffnen Sie die Aufgabe – in der Karte können Sie alles ändern, was Sie beim Erstellen festlegen, und alles tun, was auch die Website erlaubt:

• Felder. Titel, Beschreibung, Status, Priorität, Verantwortliche, Beobachter, Standort, Abteilung, Frist und Tags. Jede Änderung wird in den Verlauf der Aufgabe geschrieben, der auch im Web-Konto sichtbar ist. Neue Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung.
• Teilaufgaben. Punkte hinzufügen, abhaken, umbenennen und löschen.
• Kommentare. Ihren eigenen Kommentar können Sie bearbeiten oder löschen, die anderer nicht.
• Dateien. Dateien hinzufügen, per Tippen öffnen und nicht mehr benötigte löschen.
• Kopie. Erstellt die gleiche Aufgabe – mit denselben Personen, Tags und Teilaufgaben (nicht abgehakt) – mit „(Kopie)“ im Titel.
• Löschen. Der Ersteller kann seine eigene Aufgabe immer löschen; fremde Aufgaben löscht, wer das Recht „Aufgaben anderer löschen“ am Standort der Aufgabe hat (eine Aufgabe ohne Standort – nur mit diesem Recht an allen Standorten). Eine gelöschte Aufgabe verschwindet aus den Listen in der App und auf der Website.

Häufige Fragen