Anträge und Freigaben in der App

Anträge nach Prozessen, Freigaben und die Abteilungswarteschlange funktionieren in der App genauso wie im Web-Konto: Es sind dieselben Aufgaben mit demselben Ablauf und Verlauf. Prozesse richtet ein Administrator auf der Website ein – siehe Prozesse – Anträge mit Genehmigung.

Bereiche des Tabs „Aufgaben“

Oben im Tab Aufgaben gibt es einen Umschalter für die Bereiche. Bereiche, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen, werden nicht angezeigt:

• Aufgaben – Ihre Aufgaben wie bisher;
• Anträge – Meine Anträge nach Prozessen, Filter Offen und Alle, Schaltfläche Neuer Antrag;
• Freigaben – Anträge, die auf Ihre Entscheidung, Abnahme oder Nacharbeit warten; am Bereich steht ein Zähler;
• Abteilung – die Abteilungswarteschlange: Aufgaben Ihrer Abteilungen, die noch niemand übernommen hat.

Einen Antrag nach Prozess stellen

1. Öffnen Sie das Menü „+“. Tippen Sie im Tab Aufgaben auf + und wählen Sie Antrag nach Prozess (oder tippen Sie im Bereich Anträge auf Neuer Antrag). Der Punkt steht nur im Menü, wenn Ihnen Prozesse zur Verfügung stehen.
2. Wählen Sie den Prozess. Die Prozesse sind gruppiert, es gibt eine Suche. Gibt es nur einen Prozess, öffnet sich das Formular sofort. Die Prozesskarte zeigt die Beschreibung und den Ablauf – welche Schritte der Antrag durchläuft.
3. Füllen Sie das Formular aus. Titel (oder er Wird automatisch erstellt aus den Antworten), Standort, Frist, Priorität, Beschreibung und die Felder des Prozesses. Felder mit Bedingung erscheinen erst, wenn die Bedingung erfüllt ist. Dateien und Fotos fügen Sie mit Kamera, Galerie oder Datei hinzu.
4. Tippen Sie auf „Antrag senden“. Pflichtfelder werden vor dem Senden geprüft – leere Felder werden markiert. Der Antrag erhält eine Nummer und geht sofort an den ersten Schritt.

Freigaben: eine Entscheidung treffen

Im Bereich Freigaben steht bei jedem Antrag, was von Ihnen erwartet wird: Freigeben, Arbeit abnehmen oder Nacharbeit (der Antrag wurde an Sie zurückgegeben); Überfälligkeit ist markiert. Öffnen Sie den Antrag – oben in der Karte steht der Ablaufblock mit den Schritten, den Formularangaben und den Schaltflächen:

• Freigeben (im Abnahmeschritt Abnehmen) – der Antrag geht weiter;
• Zurückgeben – der Antrag geht zur Nacharbeit an den Ersteller zurück;
• Ablehnen – der Antrag wird mit dem Status „Abgelehnt“ geschlossen;
• Weitergeben – die Entscheidung geht an einen anderen Mitarbeiter, wenn der Schritt das erlaubt.

Verlangt der Schritt beim Zurückgeben oder Ablehnen einen Kommentar, funktioniert die Schaltfläche ohne ihn nicht. Gilt im Schritt „Alle müssen freigeben“, wartet der Antrag auf die Entscheidung jedes Freigebenden.

Ausführung, Nacharbeit und Zurückziehen

• Der Ausführende des Schritts tippt auf Schritt erledigt. Verlangt der Schritt ein Foto des Ergebnisses, hängen Sie es zuerst mit Foto an.
• Der Ersteller, dessen Antrag zurückgegeben wurde, sieht „Der Antrag wurde zur Nacharbeit zurückgegeben“: Tippen Sie auf Bearbeiten und erneut senden, korrigieren Sie die Angaben und tippen Sie auf Erneut senden – der Antrag kehrt zum selben Schritt zurück.
• Der Ersteller kann den Antrag zurückziehen, wenn der Prozess das erlaubt. Ein Mitarbeiter mit dem Recht zum Eingreifen sieht stattdessen Antrag abbrechen.

Solange der Antrag im Freigabeschritt ist, hat die Aufgabe den Status Zur Genehmigung.

Anfrage per QR-Code

An einem Standort oder Gerät kann ein QR-Code für Anfragen hängen – zum Beispiel an einer Kaffeemaschine oder einem Laufband. Sind Sie in der App angemeldet, wird die Anfrage in Ihrem Namen gesendet: Sie werden Ersteller der Aufgabe, sehen sie in Ihren Aufgaben und erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt.

1. Scannen Sie den Code in der App. Tippen Sie im Tab Aufgaben auf + → Anfrage per QR-Code. Scannen Sie einen solchen Code im Stempelbereich des Tabs Dienstplan, öffnet die App ebenfalls das Anfrageformular.
2. Beschreiben Sie das Problem. Das Formular zeigt, um welchen Ort es geht und an welche Abteilung die Anfrage geht. Schreiben Sie, was passiert ist, markieren Sie bei Bedarf die Dringlichkeit, hinterlassen Sie eine Telefonnummer und hängen Sie bis zu 3 Fotos an.
3. Tippen Sie auf „Anfrage senden“. Es erscheint „Anfrage angenommen“ mit der Nummer, danach öffnet sich die erstellte Aufgabe.

Meldet die App „Code nicht gefunden“, ist der Code inaktiv oder gehört einem anderen Unternehmen – Sie können ihn Im Browser öffnen. „Anfragen werden derzeit nicht angenommen“ bedeutet: Für diesen Code ist keine Abteilung eingerichtet, oder der Tarif des Unternehmens enthält keine Anfragen per QR.

Abteilungswarteschlange

Sind Sie Mitglied einer Abteilung, landen Abteilungsaufgaben ohne Verantwortlichen im Bereich Abteilung → Abteilungswarteschlange. Die Karte einer solchen Aufgabe zeigt „In der Abteilungswarteschlange“ und die Schaltflächen:

• Übernehmen – Sie werden Verantwortlicher;
• Zuweisen – nur für die Abteilungsleitung: Wählen Sie einen Mitarbeiter. Die Liste zeigt, wer wie viele offene Aufgaben hat und wer im Dienst, an anderem Standort oder abwesend ist.

Priorität, Standort und Kennzeichnungen von Aufgaben

Beim Erstellen einer normalen Aufgabe (+ → Aufgabe) können Sie die Priorität wählen – Dringend, Hoch, Mittel (Standard) oder Niedrig – sowie den Standort. In Listen und Karten sind Aufgaben mit der Priorität (dringend und hoch) und der Quelle gekennzeichnet: Audit, HACCP, Antrag, HR oder die Prozessnummer.

Häufige Fragen