Planerfüllung und Erledigung von Aufgaben

Zwei Analysebereiche zeigen, ob Zusagen eingehalten werden: ob geplante Audits durchgeführt und ob Aufgaben abgeschlossen werden. Der Plan folgt den Filtern für Zeitraum, Standort, Checkliste und Auditor; Aufgaben folgen nur den Filtern für Zeitraum und Standort. Siehe Analysen: Bereiche und Filter.

Planerfüllung: wie gezählt wird

Menü Analysen → Planerfüllung. Die Daten stammen aus dem Planer, und ein geplantes Audit wird nach denselben Regeln gezählt wie im Planer – für denselben Zeitraum stimmen also die Zahlen der durchgeführten, überfälligen und versäumten Audits überein.

Ein geplantes Audit gilt als durchgeführt, wenn ein Audit mit derselben Checkliste am selben Standort im Fenster des geplanten Datums abgeschickt wurde: am Tag selbst oder innerhalb der Toleranz des Plans (± N Tage). Wer das Audit durchgeführt hat, spielt keine Rolle. Ein abgeschicktes Audit zählt nur für ein geplantes Audit – das zeitlich nächste. Auch ein im Planer manuell mit Als erledigt markieren markiertes Audit zählt. Mehr dazu in Status geplanter Audits.

Jedes geplante Audit im Zeitraum erhält einen Status:

• Durchgeführt – ein abgeschicktes Audit wurde gezählt, oder es gibt eine manuelle Markierung;
• Überfällig – das Datum ist ohne Audit verstrichen, aber das Toleranzfenster ist noch offen: Ein jetzt durchgeführtes Audit zählt noch;
• Versäumt – das Fenster ist geschlossen und es gibt immer noch kein Audit.

In die Berechnung gehen fällige geplante Audits ein – durchgeführte, überfällige und versäumte. Zukünftige Audits und heutige, noch nicht durchgeführte Audits senken den Prozentwert nicht. Nicht durchgeführte Audits aus stornierten oder gelöschten Plänen oder aus gelöschten Checklisten werden nicht gezählt; durchgeführte bleiben in der Statistik.

Der Zeitraum wird nach dem geplanten Datum zugeordnet. Der Auditorfilter wählt geplante Audits aus, die den gewählten Mitarbeitern zugewiesen sind – sie werden gleich gezählt, unabhängig davon, wer das Audit tatsächlich durchgeführt hat.

Planerfüllung: Kennzahlen

• Planerfüllung – der Anteil der durchgeführten Audits an den fälligen geplanten Audits (durchgeführt, überfällig und versäumt).
• Versäumt – wie viele geplante Audits nicht durchgeführt wurden und deren Fenster bereits geschlossen ist. Gibt es überfällige Audits, steht in der Zeile unter der Zahl, wie viele noch rechtzeitig durchgeführt werden können.
• Nächste 7 Tage – wie viele Audits für die kommende Woche geplant sind.
• Ungeplant – der Anteil der Audits im Zeitraum, die für kein geplantes Audit gezählt wurden.

Das Diagramm Durchgeführt und versäumt zeigt durchgeführte, überfällige und versäumte geplante Audits nach Tag, Woche oder Monat. Die Tabelle Wo der Plan nicht erfüllt wird wechselt zwischen den Tabs Nach Standort, Nach Auditor und Nach Checkliste: Erfüllung, Geplant, Durchgeführt, Überfällig, Versäumt, die niedrigsten Prozentwerte zuerst. Der Block Versäumte Audits listet die letzten 30 Versäumnisse (nur mit dem Status „Versäumt“): Datum, Standort, Checkliste, Auditor.

Gibt es im Planer noch keine Pläne, zeigt die Seite die Schaltfläche Planer öffnen.

Aufgaben: was der Bereich zeigt

Menü Analysen → Aufgaben: Erledigung. Er umfasst die Aufgaben des Unternehmens, einschließlich der aus Audit-Mängeln erstellten (wer kein Administrator ist, sieht die Aufgaben seiner Standorte und die Aufgaben, an denen er beteiligt ist) – siehe Aufgaben.

Karten:

• Aktuell offen und Aktuell überfällig – der aktuelle Stand, nicht an den Zeitraum gebunden;
• Im Zeitraum erstellt und Davon erledigt – wie viele Aufgaben im Zeitraum erstellt wurden und welcher Anteil davon bereits erledigt ist;
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit und Fristgerecht abgeschlossen – für im Zeitraum abgeschlossene Aufgaben.

Aufgaben: Diagramme und Tabellen

• Erstellt und erledigt – der Aufgabenfluss nach Tag, Woche oder Monat.
• Offen nach Status – Neu, In Bearbeitung, In Prüfung sowie die Anzahl der Aufgaben Ohne Frist.
• Offen nach Priorität – mit der Anzahl der überfälligen Aufgaben je Priorität.
• Verantwortliche – Offen, Überfällig, Im Zeitraum zugewiesen, Davon erledigt, Im Zeitraum abgeschlossen, Ø Zeit, Tage, Fristgerecht. Eine Aufgabe mit mehreren Verantwortlichen zählt für jeden von ihnen.
• Überfällige Aufgaben – die 25 ältesten: Aufgabe, Tage überfällig, Frist, Verantwortlicher, Standort.
• Nach Standort – offene, überfällige und erledigte Aufgaben nach Standort.

Häufige Fragen