„Nachher“-Foto, Bestätigung und KI-Prüfung
Eine Aufgabe zu einem Mangel wird erst geschlossen, wenn der Mangel tatsächlich behoben ist. Dafür gibt es in Szenarien Kontrollblöcke: „Nachher“-Foto, Bestätigung, Erinnern, Eskalation und die KI-Blöcke. Sie fügen sie einem Szenario unter Arbeit → Automatisierung → Szenarien hinzu.
„Nachher“-Foto
Der Block „Nachher“-Foto verhindert, dass die Aufgabe ohne ein Foto des Ergebnisses geschlossen wird.
- Der Verantwortliche hängt in der Aufgabenkarte mit der Schaltfläche Foto hinzufügen ein Foto an. Solange kein Foto vorhanden ist, ist die Schaltfläche Erledigt / Zur Prüfung einreichen deaktiviert.
- Fotos zählen, wenn sie nach dem Erstellen der Aufgabe vom Verantwortlichen, vom Prüfer (Standortleiter oder Auditor), vom Ersteller der Aufgabe oder von einem Administrator angehängt wurden. Fotos anderer Mitarbeiter zählen nicht. Wurde die Aufgabe zur Nachbesserung zurückgegeben, sind neue Fotos nötig – aufgenommen nach der Rückgabe.
- Die Karte zeigt die Fotos Vorher (Audit) – die Aufnahmen des Auditors – und die Fotos Nachher nebeneinander.
Verlangen Sie ein „Nachher“-Foto zumindest bei kritischen Mängeln: Lebensmittelsicherheit, Kasse, gesetzliche Anforderungen. Hier sollte man sich nicht auf ein Wort verlassen.
Bestätigung der Erledigung
Der Block Bestätigung ergänzt die Abnahme der Arbeit durch einen Menschen. Klickt der Verantwortliche auf Zur Prüfung einreichen, erhält die Aufgabe den Status In Prüfung, und der Prüfer erhält eine Benachrichtigung, die Arbeit zu kontrollieren.
Im Block wählen Sie, wer abnimmt:
- Standortleiter – die Standortleiter des Standorts, an dem das Audit stattfand; gibt es keine – der Auditor, und gibt es auch keinen – die Administratoren;
- Auditor – die Person, die das Audit durchgeführt hat.
Außerdem können Administratoren des Unternehmens und der Ersteller der Aufgabe (der Auditor) die Aufgabe immer annehmen oder zurückgeben. Der Prüfer klickt auf Annehmen oder auf Zur Nachbesserung zurückgeben mit Begründung. Wie das aussieht, beschreibt Aufgaben zu Mängeln aus Audits.
KI-Fotoprüfung
Der Block KI: Fotoprüfung aktiviert den Vergleich der „Vorher“- und „Nachher“-Fotos. Reicht der Verantwortliche die Aufgabe zur Prüfung ein, sieht sich die KI die Fotos an und hinterlässt dem Prüfer einen Hinweis:
- KI: scheint behoben;
- KI: unsicher;
- KI: Mangel auf dem Foto sichtbar;
- KI: auf dem Foto nicht erkennbar.
Zu jedem Hinweis gibt es eine kurze Erklärung und den Vermerk „Sie entscheiden“. Die KI kann eine Aufgabe weder schließen noch zurückgeben – das tut immer ein Mensch. Die KI prüft die Fotos beim Einreichen der Aufgabe zur Prüfung, daher braucht der Block „Nachher“-Foto und Bestätigung. Fehlen diese im Szenario, aktiviert der Block sie selbst: Das „Nachher“-Foto wird Pflicht, und der Standortleiter nimmt die Arbeit ab. Im Editor zeigt der Block einen Hinweis, was genau er aktiviert. Enthält das Szenario bereits Bestätigung, bleibt der dort gewählte Prüfer. Der KI-Hinweis ist sichtbar, solange die Aufgabe in Prüfung ist.
Weitere KI-Blöcke
- KI: Aufgabentext – die KI formuliert die Aufgabe in verständlicher Sprache: was zu tun und was zu fotografieren ist.
- Gruppieren → nach Bedeutung (KI) – die KI fasst ähnliche Mängel für einen Verantwortlichen zu Aufgaben mit Unteraufgaben zusammen.
KI-Blöcke gehören zu den KI-Funktionen des Tarifs. Ist die KI nicht verbunden, zeigt der Block im Editor den Hinweis „KI ist nicht verbunden – dieser Block wird übersprungen“, und die Gruppierung nach Bedeutung wird durch die Gruppierung nach Abschnitt ersetzt. Die übrigen Regeln des Szenarios funktionieren wie gewohnt.
Erinnerungen und Eskalationen
- Erinnern – eine Push-Nachricht an den Verantwortlichen die angegebene Anzahl Stunden vor der Frist und, wenn und bei Überfälligkeit markiert ist, in dem Moment, in dem die Aufgabe überfällig wird. Wurde die Aufgabe zur Nachbesserung zurückgegeben, wird die Erinnerung bei Überfälligkeit erneut gesendet.
- Eskalation – N Stunden nach der Frist benachrichtigt jeCheck die nächsthöhere Ebene: Standortleiter, eine Rolle am Standort, einen bestimmten Mitarbeiter oder Administratoren. Die Empfänger werden als Beobachter der Aufgabe hinzugefügt. Ein Szenario kann mehrere Eskalationen haben, z. B. nach 4 Stunden an die Standortleiter und nach 24 Stunden an die Administratoren.
Erinnerungen und Eskalationen gelten, solange die Aufgabe den Status „Neu“ oder „In Bearbeitung“ hat. Aufgaben in Prüfung und geschlossene Aufgaben erhalten sie nicht. Alle Ereignisse sind im Aufgabenprotokoll sichtbar.
Häufige Fragen
Kann ich die Bestätigung ohne Pflichtfoto aktivieren?
Ja. Die Blöcke sind unabhängig: Nur mit Bestätigung kann der Verantwortliche die Aufgabe ohne Foto zur Prüfung einreichen, und der Prüfer entscheidet.
Was passiert, wenn Mängel mit unterschiedlichen Regeln in einer Aufgabe gruppiert werden?
Es gilt die strengste Variante: die kürzeste Frist, und Foto sowie Bestätigung sind Pflicht, wenn sie für mindestens einen Mangel der Gruppe erforderlich sind.
Die KI hat sich geirrt. Was tun?
Nichts Besonderes – der Hinweis hat keine Auswirkungen. Der Prüfer sieht sich die Fotos an und klickt auf Annehmen oder Zur Nachbesserung zurückgeben.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.