Выполнение плана и исполнение задач
Два подраздела аналитики показывают, как выполняются договорённости: проводятся ли плановые аудиты и закрываются ли задачи. План подчиняется фильтрам периода, точек, чек-листов и аудиторов, задачи — только периода и точек. См. Аналитика: разделы и фильтры.
Выполнение плана: как считается
Меню Аналитика → Выполнение плана. Данные берутся из Планировщика, и плановый аудит засчитывается по тем же правилам, что и в Планировщике, — поэтому за один и тот же период числа выполненных, просроченных и пропущенных аудитов совпадают.
Плановый аудит засчитывается как проведённый, если на той же точке по тому же чек-листу отправлен аудит в окне плановой даты: в сам день или в пределах допуска плана (± N дней). Кто провёл аудит, не важно. Один отправленный аудит засчитывает только один плановый — ближайший по дате. Аудит, который вручную отмечен в Планировщике кнопкой Отметить выполненным, тоже засчитывается. Подробнее — в статье Статусы плановых аудитов.
Каждый плановый аудит периода получает статус:
- Проведено — засчитан отправленный аудит или стоит ручная отметка;
- Просрочено — дата прошла, аудита нет, но окно допуска ещё открыто: проведённый сейчас аудит засчитается;
- Пропущено — окно закрылось, а аудита так и нет.
В расчёт попадают плановые аудиты, срок которых наступил, — проведённые, просроченные и пропущенные. Будущие аудиты и сегодняшние, которые ещё не проведены, процент не снижают. Невыполненные аудиты отменённых и удалённых планов, а также удалённых чек-листов не учитываются; проведённые остаются в статистике.
Период выбирается по плановой дате. Фильтр по аудиторам отбирает плановые аудиты, назначенные выбранным сотрудникам, — засчитываются они так же, кто бы ни провёл проверку.
Выполнение плана: показатели
- Выполнение плана — доля проведённых среди плановых аудитов, срок которых наступил (проведённые, просроченные и пропущенные).
- Пропущено — сколько плановых аудитов не проведено, а окно уже закрылось. Если есть просроченные, под числом написано, сколько их ещё можно успеть провести.
- Ближайшие 7 дней — сколько аудитов запланировано на неделю вперёд.
- Вне плана — доля аудитов периода, которые не засчитаны ни одному плановому аудиту.
График Проведено и пропущено показывает по дням, неделям или месяцам проведённые, просроченные и пропущенные плановые аудиты. Таблица Где не выполняется план переключается между вкладками По локациям, По аудиторам и По чек-листам: Выполнение, Запланировано, Проведено, Просрочено, Пропущено, сначала самые низкие проценты. Блок Пропущенные аудиты — последние 30 пропусков (только со статусом «Пропущено»): дата, точка, чек-лист, аудитор.
Если в Планировщике ещё нет ни одного плана, на странице будет кнопка Открыть планировщик.
Высокая доля «Вне плана» при низком выполнении часто значит, что проверки проходят вне окна плановой даты или по другому чек-листу. Расширьте допуск в плане или перенесите плановые аудиты на дни, когда на точки реально ездят.
Задачи: что показывает раздел
Меню Аналитика → Задачи: исполнение. Здесь задачи компании, в том числе созданные по нарушениям из аудитов (не администратор видит задачи своих точек и те, в которых участвует) — см. Задачи.
Задачи фильтруются только по точкам: у задач нет чек-листа и аудитора. Задачи без точки видны, когда фильтр по точкам не выбран.
Карточки:
- Открыто сейчас и Просрочено сейчас — текущее состояние, без привязки к периоду;
- Создано за период и Из них выполнено — сколько задач создали в периоде и какая доля из них уже выполнена;
- Среднее время закрытия и Закрыто в срок — по задачам, закрытым в периоде.
Время закрытия задач фиксируется не с самого начала работы сервиса: на странице указана дата, с которой оно учитывается. Задачи, закрытые раньше, в «Среднее время закрытия» и «Закрыто в срок» не попадают.
Задачи: графики и таблицы
- Создано и выполнено — поток задач по дням, неделям или месяцам.
- Открытые по статусам — Новые, В работе, На проверке и отдельно число задач Без срока.
- Открытые по приоритету — с числом просроченных по каждому приоритету.
- Исполнители — Открыто, Просрочено, Назначено за период, Из них выполнено, Закрыто за период, Ср. время, дн., В срок. Задача с несколькими исполнителями засчитывается каждому.
- Просроченные задачи — 25 самых давних: задача, сколько дней просрочки, срок, исполнитель, точка.
- По локациям — открытые, просроченные и выполненные задачи по точкам.
Частые вопросы
Аудит проведён, но в аналитике он «пропущен». Почему?
Плановый аудит засчитывается, только если аудит по тому же чек-листу на той же точке отправлен в окне плановой даты (± допуск плана). Если проверку провели за пределами окна, на другой точке или по похожему чек-листу, она попадёт во «Вне плана». Исправьте в Планировщике — см. Статусы плановых аудитов.
Почему цифры в аналитике и в Планировщике отличаются?
Правила засчёта одинаковые, поэтому за один и тот же период и с теми же фильтрами числа проведённых, просроченных и пропущенных аудитов совпадают. Расхождение обычно из-за периода: Планировщик показывает календарный месяц, а аналитика — выбранный период (например, последние 30 дней). Кроме того, в Планировщике сегодняшние аудиты, время которых наступило, отображаются как «В работе», а в аналитике они не учитываются, пока не проведены.
Чем «Просрочено» отличается от «Пропущено»?
Просрочено — дата прошла, но окно допуска ещё открыто, аудит можно успеть провести, и он засчитается. Пропущено — окно закрылось. Просроченные аудиты уже снижают процент выполнения, но после проведения в окне станут проведёнными.
Почему «Выполнение плана» показывает прочерк?
В выбранном периоде нет плановых аудитов, срок которых наступил.
Почему «Открыто сейчас» не меняется при смене периода?
Это текущее состояние задач на сегодня. От периода зависят только показатели «за период».
Спасибо! Это помогает делать справку лучше.