Status geplanter Audits: verschieben, neu zuweisen, erledigen
Der Status eines geplanten Audits ändert sich von selbst: jeCheck gleicht den Plan bei jedem Öffnen des Planers mit den abgeschlossenen Audits ab. In der Audit-Karte können Sie das Audit verschieben, neu zuweisen, absagen oder als erledigt markieren.
Welche Status es gibt
- Geplant – das Datum liegt in der Zukunft, oder es ist heute, aber die Uhrzeit des Audits ist noch nicht erreicht.
- In Bearbeitung – es ist heute, die Uhrzeit des Audits ist erreicht, aber es gibt noch kein passendes abgeschlossenes Audit.
- Abgeschlossen – ein passendes Audit wurde innerhalb des Fensters des geplanten Datums abgeschlossen, oder das Audit wurde manuell als erledigt markiert.
- Überfällig – das Datum ist ohne Audit vorbei, aber das Fenster ist noch offen: Ein jetzt durchgeführtes Audit wird angerechnet.
- Versäumt – das Fenster hat sich geschlossen, und es gibt immer noch kein Audit. Wird automatisch gesetzt und senkt die Abdeckung des Standorts.
Datum und Uhrzeit richten sich nach der Zeitzone des Landes des Unternehmens.
Wann ein Audit als durchgeführt gilt
Ein geplantes Audit wird Abgeschlossen, wenn alles Folgende übereinstimmt:
- dieselbe Checkliste;
- derselbe Standort;
- das Audit wurde innerhalb des Fensters des geplanten Datums abgeschlossen – am Tag selbst oder innerhalb der Toleranz des Plans (± N Tage, festgelegt im Assistenten im Schritt Zeitplan).
Wer das Audit durchgeführt hat, spielt keine Rolle. Ein abgeschlossenes Audit wird nur auf ein geplantes angerechnet – auf das zeitlich nächste; sind zwei gleich nah, auf das, das diesem Auditor zugewiesen ist.
Das Fenster wird in der Audit-Karte in der Zeile Anrechnungsfenster angezeigt (wenn die Toleranz größer als null ist), und ein durchgeführtes Audit hat eine Zeile Abschluss: das Datum des angerechneten Audits oder „Manuell markiert“.
Häufige Gründe, warum ein durchgeführtes Audit nicht angerechnet wurde: Es fand außerhalb des Fensters statt, es wurde ein anderer Standort oder eine ähnliche Checkliste gewählt, das Audit wurde begonnen, aber nicht abgeschlossen, oder es wurde bereits auf ein benachbartes geplantes Datum angerechnet.
Der Bericht Analysen → Planerfüllung zählt geplante Audits nach denselben Regeln: Für denselben Zeitraum stimmen seine Zahlen zu abgeschlossenen, überfälligen und versäumten Audits mit dem Planer überein. Eine manuelle Markierung „erledigt“ wird an beiden Stellen gezählt. Siehe Planerfüllung und Aufgabenerledigung.
Audit-Karte
Klicken Sie in einer beliebigen Kalenderansicht auf ein Audit – rechts öffnet sich die Karte: Status, Checkliste und Anzahl der Punkte, Datum, Uhrzeit und Dauer, Standort, Auditor, Zeitplan, Anrechnungsfenster und Verlauf der Serie (bis zu vier vergangene Audits dieser Serie). Ist der Auditor zu dieser Zeit mit einem anderen Audit beschäftigt, erscheint oben die Warnung Terminkonflikt.
Administratoren sehen in der Karte einen Plan-Block mit den Schaltflächen Plan bearbeiten und Plan löschen – siehe Audits planen. Wurde der Plan des Audits gelöscht, vermerkt die Karte, dass das Audit im Verlauf erhalten bleibt.
Ein Audit verschieben
- Öffnen Sie die Karte. Klicken Sie im Kalender auf das Audit.
- Klicken Sie auf „Verschieben“. Felder für Datum und Uhrzeit erscheinen.
- Legen Sie das neue Datum und die neue Uhrzeit fest. Klicken Sie auf Speichern.
Verschoben wird nur dieses Audit; die übrigen Daten der Serie ändern sich nicht. Ein auf heute oder ein zukünftiges Datum verschobenes Audit wird wieder Geplant (bei einer früheren Uhrzeit heute – In Bearbeitung) und erscheint an diesem Tag in der App des Auditors. Erinnerungen werden für das neue Datum erneut gesendet. Verschieben können Administratoren.
Den Auditor neu zuweisen
- Öffnen Sie die Karte und klicken Sie auf Neu zuweisen.
- Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste und klicken Sie auf Speichern.
Nur der Auditor dieses Audits ändert sich. Der neue Auditor sieht es am geplanten Tag in der App und erhält Erinnerungen, wenn sie im Plan aktiviert sind. Neu zuweisen können Administratoren.
Ein Audit als erledigt markieren und die Markierung aufheben
Wurde das Audit sicher durchgeführt, aber nicht automatisch angerechnet, klicken Sie in der Karte auf Als erledigt markieren – das Audit wird Abgeschlossen. Das kann ein Administrator oder der Auditor, dem das Audit zugewiesen ist.
Versehentlich markiert? Klicken Sie auf Markierung „erledigt“ aufheben: Der Status richtet sich dann wieder nach den abgeschlossenen Audits. Ein Audit, das aufgrund eines abgeschlossenen Audits angerechnet wurde, lässt sich nicht aufheben – stattdessen steht dort die Schaltfläche Durch Audit erledigt.
Die manuelle Markierung wird auch unter Analysen → Planerfüllung gezählt. Verwenden Sie sie nur für Audits, die tatsächlich durchgeführt wurden – sonst wird die Planerfüllung zu hoch ausgewiesen.
Ein einzelnes geplantes Audit absagen
Klicken Sie in der Karte auf Dieses Audit absagen und bestätigen Sie. Das Audit wird aus dem Plan entfernt; die übrigen Daten der Serie ändern sich nicht. Absagen können Administratoren; ein durchgeführtes Audit lässt sich nicht absagen.
Bearbeiten Sie den Plan später, werden seine zukünftigen Audits nach Zeitplan neu angelegt – das abgesagte Datum kehrt zurück. Sagen Sie es dann erneut ab.
Häufige Fragen
Ein Audit ist überfällig – was tun?
Solange das Fenster offen ist, kann das Audit noch durchgeführt werden und wird angerechnet. Sie brauchen ein anderes Datum – verschieben Sie das Audit. Das Audit wurde durchgeführt, aber nicht angerechnet – klicken Sie auf Als erledigt markieren. Das Audit wird nicht mehr benötigt – Dieses Audit absagen. Wenn Sie nichts tun, wird der Status nach Schließen des Fensters Versäumt.
Was ist der Unterschied zwischen „Überfällig“ und „Versäumt“?
Überfällig – das Datum ist vorbei, aber das Toleranzfenster ist noch offen, und es bleibt Zeit, das Audit durchzuführen. Versäumt – das Fenster hat sich geschlossen. Bei einer Toleranz von 0 wird ein Audit am Tag nach dem geplanten Datum Versäumt.
Warum lautet der Status „In Bearbeitung“, obwohl der Auditor noch nicht da ist?
„In Bearbeitung“ bedeutet nur, dass die geplante Uhrzeit des Audits erreicht ist und noch kein Audit abgeschlossen wurde. Es heißt nicht, dass der Auditor mit dem Audit begonnen hat.
Kann ich alle Audits einer Serie auf einmal verschieben?
Ja – ändern Sie den Zeitplan des Plans: Plan bearbeiten → Schritt Zeitplan. Die zukünftigen Audits werden nach der neuen Regel neu angelegt.
Warum kann ich ein Audit nicht verschieben oder absagen?
Audits verschieben, neu zuweisen und absagen können nur Administratoren des Unternehmens. Ein Mitarbeiter kann nur sein eigenes Audit als erledigt markieren und diese Markierung aufheben.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.