Интеграция с iiko — отметки и график в обеих системах

Интеграция с iiko делает отметки сотрудников и график одинаковыми в jeCheck и в iiko. Сотрудник может отметиться в приложении jeCheck (с геолокацией, QR или на киоске) — и в iiko появится явка. А может открыть смену картой на кассе — и в jeCheck появится отметка прихода с опозданием по графику. Раздел открывается из меню Настройки → Интеграция с iiko, доступен на тарифах «Сеть» и Enterprise.

Что понадобится

• право Интеграция с iiko (у администратора оно есть) — см. Права и роли;
• ключ API iikoCloud. Его создают в iikoWeb → Настройки → Интеграции → API-ключи: выберите заведения, которые нужно связать, и разрешите разделы сотрудников (сотрудники, должности, явки, график, личные смены). Лучше завести для jeCheck отдельный ключ — так его проще отозвать, и он не мешает другим интеграциям;
• точки в jeCheck и сотрудники с телефонами, почтой или табельными номерами — по ним сотрудники найдутся сами.

Если вы работаете с приложением с портала разработчиков iiko, вместо ключа iikoWeb выберите тип ключа Приложение iiko для разработчиков и укажите App ID, Client secret и API key. Для Syrve (iiko за пределами России) укажите адрес сервера из договора по ссылке Другой адрес сервера (Syrve).

Пошагово: подключить iiko

1. Вставьте ключ. Откройте Настройки → Интеграция с iiko, вставьте ключ API и нажмите Подключить. jeCheck проверит ключ, загрузит заведения, группы терминалов, должности, типы явок и графиков. Ключ хранится зашифрованным и после сохранения не показывается.
2. Проверьте точки. На вкладке Точки каждой точке jeCheck выберите Заведение iiko. Точки с одинаковыми названиями связываются сами. Отметки несвязанных точек в iiko не уходят.
3. Сопоставьте сотрудников. На вкладке Сотрудники нажмите Обновить из iiko. jeCheck найдёт пары по телефону, почте, табельному номеру (он должен совпадать с кодом сотрудника в iiko) или ФИО — только если совпадение однозначное. Остальным выберите пару вручную в колонке Сотрудник jeCheck.
4. Настройте правила. На вкладке Правила обмена выберите, как отметки уходят в iiko, укажите Должность в iiko по умолчанию и нажмите Сохранить правила.
5. Включите мгновенный приём. В блоке Карта на кассе → отметки jeCheck нажмите Подключить вебхук — тогда смена, открытая на кассе, появится в jeCheck сразу, а не в течение 5 минут.

На вкладке Обзор виден чек-лист настройки, счётчики обмена за сутки и последняя ошибка, если она была.

Как отметки jeCheck попадают в iiko

В блоке Отметки jeCheck → iiko три режима:

• Явкой после ухода (рекомендуем) — когда сотрудник отметил уход, в iiko создаётся готовая явка с временем прихода и ухода. Работает, даже если касса выключена. Если руководитель исправит или удалит отметку в jeCheck, явка в iiko тоже исправится или удалится.
• Сразу открывать смену на кассе — отметка прихода в jeCheck сразу открывает личную смену сотрудника в iiko, уход — закрывает. Сотрудник может работать на кассе без отдельной отметки. Для этого у каждой связанной точки на вкладке Точки должна быть выбрана Группа терминалов, а касса — включена.
• Не отправлять — отметки остаются только в jeCheck.

Должность явки берётся так: должность смены по таблице Должности (должность jeCheck → должность iiko), иначе основная должность сотрудника в iiko, иначе Должность в iiko по умолчанию. Тип явки можно выбрать в поле Тип явки.

Отметки уходят только у сопоставленных сотрудников и связанных точек и только начиная с даты в поле Обмениваться записями начиная с (по умолчанию — день подключения).

Как смены с кассы попадают в jeCheck

Включите Принимать явки из iiko как отметки. Когда сотрудник открывает смену картой на терминале, в jeCheck появляется отметка прихода со способом «iiko»: она привязывается к смене по графику, опоздание считается по обычным правилам. Закрыл смену — появилась отметка ухода и отработанные часы.

С вебхуком (Мгновенно (вебхук)) отметка появляется сразу. Кроме того, каждые 5 минут jeCheck сверяет явки за последние двое суток, а ночью — за неделю: так подтягиваются явки, которые поправили в iiko, и ничего не теряется при сбое связи. Если время в iiko исправили, оно исправится и в jeCheck — кроме отметок, которые руководитель уже правил вручную.

Если сотрудник отметился и там, и там

Отметки одного сотрудника, которые пересекаются по времени или начинаются почти одновременно, — одна смена: jeCheck связывает их и не создаёт дублей ни у себя, ни в iiko. Насколько может отличаться начало, задаёт поле Считать одной сменой, если начало отличается не больше чем на (по умолчанию 30 минут).

Чьё время главнее решает, какое время останется в обеих системах:

• jeCheck (гео, фото, QR) — время из jeCheck переписывает явку в iiko;
• iiko (карта на кассе) — время с кассы переписывает отметку в jeCheck.

График смен

• Отправлять опубликованный график в iiko — после публикации графика в jeCheck смены сопоставленных сотрудников появляются в графике iiko с выбранным Типом графика в iiko. Изменения и удаленные смены уходят при следующей публикации.
• Загружать график из iiko черновиками — смены из графика iiko появляются в jeCheck черновиками; руководитель проверяет их и публикует. Загрузка — кнопкой Загрузить график из iiko в блоке Обмен за период.

Обмен за период и журнал

В блоке Обмен за период выберите даты (не больше двух месяцев) и нажмите:

• Забрать явки из iiko — принять явки за период, например после подключения;
• Отправить отметки в iiko — отправить закрытые отметки за период, например после сбоя связи;
• Загрузить график из iiko — забрать график черновиками.

Дубли при этом не появляются. Каждая отправка и каждая принятая явка записываются на вкладке Журнал. Если iiko была недоступна, отправка повторяется сама — через 1, 5, 15 минут, час и дольше; ошибку можно повторить вручную кнопкой Повторить или Повторить все ошибки.

Чтобы на время остановить обмен, выберите Подключение → Приостановить обмен. Отключить iiko удаляет связи, правила и журнал — отметки и смены в обеих системах остаются.

Создать сотрудников jeCheck в iiko

Если сотрудник есть только в jeCheck, на вкладке Сотрудники нажмите Создать в iiko, отметьте людей и нажмите Создать. Код в iiko — табельный номер (или «JC» и номер сотрудника в jeCheck), заведение — основная точка сотрудника, должность — Должность в iiko по умолчанию. После этого пара создаётся сама.

Частые вопросы