Ordner und die Liste der Checklisten

Bei vielen Checklisten hilft es, sie in Ordner zu sortieren – z. B. „Küche“, „Gastraum“, „Monatlich“. Ordner werden in der Liste Arbeit → Checklisten angelegt, und Checklisten werden per Ziehen oder mehrere auf einmal hineinverschoben.

Voraussetzungen

• Administratorrechte im Unternehmen – der Bereich Checklisten steht anderen Mitarbeitern nicht zur Verfügung.

So funktioniert die Liste

Links befindet sich die Ordnerleiste:

• Alle Checklisten – alle aktiven Checklisten des Unternehmens;
• Ohne Ordner – Checklisten, die noch keinem Ordner zugeordnet sind;
• Ordner – Ihre Ordner mit der Anzahl der Checklisten in jedem;
• Gelöscht – in den letzten 90 Tagen gelöschte Checklisten.

Rechts stehen die Checklisten des ausgewählten Ordners. Jede Zeile zeigt:

• den Ordner (unter Alle Checklisten), die Anzahl der Abschnitte und Fragen; gibt es keine Fragen – die Markierung Keine Fragen;
• wie viele Audits in den letzten 30 Tagen mit der Checkliste durchgeführt wurden und ihr durchschnittliches Ergebnis: grün – ab 90 %, gelb – ab 70 %, rot – unter 70 %;
• wann das letzte Audit stattfand, oder Noch nicht durchgeführt;
• Symbole für aktivierte Optionen: Zugriff nur für ausgewählte Mitarbeiter, Standort, Unterschrift, KI-Plan.

Die Schalter über der Liste zeigen Alle, In Verwendung (Audits in den letzten 30 Tagen), Keine Audits (keine Audits in 30 Tagen) und Mit eingeschränktem Zugang. Daneben befinden sich die Sortierung (Nach Änderungsdatum, Nach Titel, Nach letztem Audit, Nach Anzahl der Audits) und die Ansicht: Liste oder Kacheln.

Die Suche oben auf der Seite durchsucht alle Checklisten auf einmal nach Name, Beschreibung, Autor und Ordner. Mit der Taste / springen Sie direkt zur Suche.

Ordner erstellen

1. Auf das Symbol für neuen Ordner klicken. Es befindet sich neben der Überschrift Ordner in der linken Leiste. Gibt es noch keine Ordner, klicken Sie auf Ordner erstellen.
2. Namen eingeben und Farbe wählen. Ordnernamen wiederholen sich innerhalb eines Unternehmens nicht. Die Farbe hilft, Ordner in der Liste zu unterscheiden.
3. Auf „Erstellen“ klicken. Der neue Ordner öffnet sich sofort.

Um einen Ordner umzubenennen oder zu löschen, fahren Sie in der linken Leiste mit der Maus darüber und klicken Sie auf … → Umbenennen oder Ordner löschen. Beim Löschen eines Ordners werden seine Checklisten nicht gelöscht – sie wandern nach Ohne Ordner.

Checklisten in einen Ordner verschieben

Es gibt drei Wege:

• Ziehen Sie eine Checkliste auf einen Ordner in der linken Leiste (oder auf Ohne Ordner, um sie aus einem Ordner zu entfernen). Ist die Checkliste ausgewählt, werden alle ausgewählten Checklisten verschoben.
• Klicken Sie in der Zeile der Checkliste auf … → In Ordner verschieben, wählen Sie einen Ordner und klicken Sie auf Verschieben.
• Markieren Sie mehrere Checklisten und klicken Sie in der eingeblendeten Leiste auf In Ordner. Die Schaltfläche In neuen Ordner erstellt einen Ordner und legt die ausgewählten Checklisten sofort hinein.

Um eine Checkliste direkt in einem Ordner zu erstellen, öffnen Sie diesen Ordner und klicken Sie auf Checkliste erstellen – der Ordner ist im Erstellungsfenster bereits ausgewählt. Den Ordner einer Checkliste können Sie auch in der Seitenleiste des Checklisten-Editors ändern.

Aktionen mit mehreren Checklisten

Markieren Sie Checklisten oder klicken Sie auf Alle auswählen – über der Liste erscheint eine Leiste:

• In Ordner und In neuen Ordner – die ausgewählten Checklisten verschieben;
• Löschen – die ausgewählten Checklisten nach Gelöscht verschieben;
• Auswahl aufheben – die Taste Esc bewirkt dasselbe.

Unter Gelöscht hat diese Leiste die Schaltfläche Wiederherstellen, die alle ausgewählten Checklisten auf einmal zurückholt.

Ordner in der mobilen App

Ordner sind im Web-Konto und in der App gemeinsam: Auditoren sehen in der Checklistenliste der App die Ordner, die Checklisten enthalten. Benennen Sie sie also so, dass Auditoren erkennen, wo sie das benötigte Audit finden.

Häufige Fragen