So erstellen Sie Inhalte mit dem KI-Assistenten: Checklisten, Tests, Aufgaben, Anleitungen, Szenarien, Dashboard-Karten
Der KI-Assistent kann sechs Arten von Entwürfen vorbereiten: eine Checkliste, einen Mitarbeitertest, eine Aufgabe, eine Anleitung, ein Automatisierungsszenario und eine Dashboard-Karte. Der Entwurf erscheint im Chat als Karte und wird erst in Ihrem Konto angelegt, nachdem Sie auf Erstellen geklickt haben (bei einer Dashboard-Karte – Zum Dashboard hinzufügen).
Die Schaltfläche „Mit KI erstellen“
In den Bereichen Checklisten, Tests, Aufgaben, Anleitungen und Automatisierung gibt es neben der normalen Erstellen-Schaltfläche die Schaltfläche Mit KI erstellen. Sie öffnet den Assistenten in einem neuen Chat: Das Eingabefeld enthält bereits den Anfang der Anfrage („Erstelle eine Checkliste …“), darunter stehen Beispiele für diesen Bereich. Vervollständigen Sie die Anfrage und senden Sie sie ab – oder klicken Sie auf ein Beispiel.
Die Schaltfläche wird angezeigt, wenn der KI-Assistent für Ihr Unternehmen verfügbar ist, und nur Benutzern, die in diesem Bereich Elemente erstellen dürfen.
Wer was erstellen darf
| Was | Wer es erstellen darf |
|---|---|
| Checkliste | ein Administrator oder ein Mitarbeiter mit dem Recht „Checklisten erstellen und bearbeiten“ |
| Test | ein Administrator oder ein Mitarbeiter mit dem Recht „Tests erstellen und bearbeiten“ |
| Aufgabe | jeder Benutzer des Web-Kontos |
| Anleitung | ein Administrator, ein Mitarbeiter mit dem Recht „Anleitungsbibliothek verwalten“ oder mit Bearbeitungsrechten in den Anleitungen |
| Automatisierungsszenario | ein Administrator oder ein Mitarbeiter mit dem Recht „Automatisierung“, in einem Tarif mit Automatisierung |
| Dashboard-Karte | jeder, der das Dashboard bearbeiten darf |
Die Rechte werden beim Klick auf Erstellen erneut geprüft. Fehlt Ihnen das Recht, sagt Ihnen der Assistent, wer es tun kann.
Schritt für Schritt
- Beschreiben, was Sie brauchen. Klicken Sie im jeweiligen Bereich auf Mit KI erstellen oder auf KI fragen und geben Sie eine Anfrage ein, zum Beispiel: „Erstelle eine Checkliste zur Schichteröffnung für ein Café“ oder „Mach einen Test mit 10 Fragen zu Hygienevorschriften“. Vor einem umfangreichen Entwurf stellt der Assistent eventuell 1–2 Rückfragen, etwa zur Art des Standorts oder zum Umfang.
- Die Karte prüfen. Im Chat erscheint eine Entwurfskarte: Abschnitte und Fragen; bei einem Test – die richtigen Antworten und die Bestehensgrenze; bei einer Aufgabe – Beschreibung, Verantwortlicher, Standort, Frist und Priorität; bei einer Anleitung – die Abschnitte und der Text; bei einem Szenario – die Blöcke in ihrer Reihenfolge. Klicken Sie auf Alle anzeigen, um eine lange Liste aufzuklappen.
- Um Änderungen bitten. Schreiben Sie im selben Chat, was geändert werden soll: „füge einen Abschnitt zur Bar hinzu“, „mach 15 Fragen daraus“. Der Assistent bereitet eine neue Version vor, und die alte Karte wird als „Durch die neuere Version unten ersetzt“ gekennzeichnet.
- Erstellen. Klicken Sie auf Erstellen. Die Karte wird als Erstellt gekennzeichnet und erhält die Schaltfläche Öffnen. Brauchen Sie den Entwurf nicht, klicken Sie auf Abbrechen.
Solange Sie nicht auf Erstellen klicken, erscheint nichts in Ihrem Konto: Der Assistent legt nichts eigenständig an.
Checkliste
Der Assistent baut eine Checkliste nach Abschnitten – Bereichen oder Arbeitsschritten – und wählt für jede Frage den passenden Antworttyp: Ja/Nein, eine oder mehrere Optionen (mit Optionen, die als Verstoß zählen), Zahl mit Sollwert (z. B. Temperatur +2…+6 °C), Bewertungsskala, Datum (Haltbarkeit), Text, Foto, Unterschrift, Barcode, Mitarbeiter oder eine Anleitung ohne Antwort. Fragen können einen Hinweis „wie prüfen“, eine Gewichtung, ein Pflichtfoto und für kritische Punkte die Markierung „Prüfung bei Verstoß auf 0 setzen“ haben. Gibt es in Ihrer Wissensdatenbank Standards, kann sich der Assistent darauf stützen. Fragen Sie einfach, z. B.: „Erstelle eine Checkliste mit allen Antworttypen“.
Nach dem Erstellen führt die Schaltfläche Öffnen in den Checklisten-Editor, wo Sie die Fragen verfeinern, Abschnitten Rollen zuweisen und weitere Einstellungen vornehmen können. Mehr dazu im Bereich Checklisten.
Mitarbeitertest
Der Assistent formuliert Fragen anhand realer Arbeitssituationen und konkreter Standards, statt eine Checkliste nachzuerzählen. Verschiedene Fragetypen sind möglich: eine oder mehrere richtige Antworten, richtig/falsch, Kurzantwort, Reihenfolge und Zuordnung. Eine Frage kann als kritisch markiert werden – wer sie falsch beantwortet, besteht den Test nicht.
Der Test wird als Entwurf erstellt: Sie müssen ihn im Bereich „Tests“ prüfen und veröffentlichen und dort auch den Mitarbeitern zuweisen. Mehr dazu im Bereich Tests.
Aufgabe
Bitten Sie zum Beispiel: „Gib dem Standortleiter am Standort Abay 10 die Aufgabe, bis Freitag die Abzugshaube zu prüfen“. Der Assistent findet Mitarbeiter und Standort anhand des Namens und zeigt eine Karte mit Beschreibung, Verantwortlichem, Standort, Frist und Priorität. Nach dem Klick auf Erstellen erscheint die Aufgabe unter Arbeit → Aufgaben, und der Verantwortliche erhält eine Benachrichtigung. Mehr dazu im Bereich Aufgaben.
Anleitung
Beschreiben Sie ein Verfahren oder einen Standard: „Erstelle eine Anleitung zur Schichteröffnung für Baristas“. Der Assistent schreibt den Text mit Abschnitten, Schritt-für-Schritt-Handlungen, Listen zur Selbstkontrolle und hervorgehobenen Warnhinweisen und gleicht ihn mit den bereits veröffentlichten Standards Ihres Unternehmens ab.
Die Anleitung wird als Entwurf im Stammverzeichnis der Wissensdatenbank erstellt: Die Schaltfläche Öffnen führt in den Editor, wo Sie Fotos hinzufügen, sie in einen Ordner verschieben, festlegen, wer sie sieht, und sie veröffentlichen können. Mehr dazu im Bereich Anleitungen.
Automatisierungsszenario
Beschreiben Sie in Worten, was nach einem Audit mit Mängeln geschehen soll: „Kritische Mängel – 4 Stunden, ein Foto und Bestätigung durch den Standortleiter; der Rest – ein Tag“. Der Assistent baut das Szenario aus denselben Blöcken wie der Editor: Zuweisen, Frist, „Nachher“-Foto, Bestätigung, Erinnern, Eskalation, Bedingung und weitere. Wird eine bestimmte Rolle oder ein bestimmter Mitarbeiter benötigt, findet der Assistent sie anhand des Namens.
Ein neues Szenario ist noch mit keiner Checkliste verknüpft (außer es ist das erste Szenario des Unternehmens – dann wird es zum Standardszenario). Die Schaltfläche Öffnen führt zu Automatisierung, wo Sie das Szenario an einem echten Audit testen und Checklisten auswählen können. Mehr dazu im Bereich Automatisierung.
Dashboard-Karte
Bitten Sie zum Beispiel: „Füge dem Dashboard ein Ranking der Standorte nach Durchschnittsergebnis für 90 Tage hinzu“ oder „Zeig die Mängel nach Wochen als Karte“. Der Assistent baut die Karte aus demselben Kennzahlenkatalog wie der Karten-Editor und zeigt sie im Chat mit einer Live-Vorschau – mit Ihren Daten und Ihren Rechten.
Die Karte landet auf dem gerade geöffneten Dashboard; sind Sie nicht auf der Dashboard-Seite, auf dem zuletzt geöffneten. Sie können das Dashboard in der Anfrage nennen: „… zum Dashboard ‚Qualität‘“. Infrage kommen nur Dashboards, die Sie bearbeiten dürfen. Haben Sie keines, legt der Klick auf Zum Dashboard hinzufügen ein persönliches „Mein Dashboard“ mit dieser Karte an.
Sind Sie auf diesem Dashboard, erscheint die Karte sofort darauf; andernfalls führt die Schaltfläche Öffnen dorthin. Größe, Position und Einstellungen lassen sich später wie bei jeder anderen Karte ändern. Mehr dazu: KI in Dashboards.
Häufige Fragen
Kann ich den Assistenten bitten, eine bestehende Checkliste zu ändern?
Nein, der Assistent ändert keine vorhandenen Daten – er schlägt Verbesserungen vor. Damit die KI die Checkliste selbst korrigiert, öffnen Sie sie im Editor und klicken auf KI-Prüfung: Sie sehen vorher und nachher und übernehmen die gewünschten Änderungen, die Audit-Historie bleibt erhalten – siehe Checkliste erstellen. Bereitet der Assistent dennoch eine neue Checkliste mit dem Namen einer bestehenden vor, wird „— neue Version“ an den Namen angehängt.
Warum bietet der Assistent nicht an, einen Test zu erstellen?
Test-Entwürfe bereitet der Assistent nur für Administratoren und Mitarbeiter mit dem Recht „Tests erstellen und bearbeiten“ vor – siehe Rechte und Rollen.
Kann ich einen Test auf Basis unserer Checkliste erstellen?
Ja. Öffnen Sie die Checkliste im Editor und bitten Sie: „Erstelle einen Mitarbeitertest auf Basis dieser Checkliste“ – der Assistent weiß, welche Seite Sie geöffnet haben.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.