Bargeldorte, Regeln und Geldbewegungen

Ein Bargeldort ist ein Ort, an dem Bargeld liegt: der Standorttresor, die Tasche eines Geldkuriers, die Hauptkasse (Buchhaltung) oder die Bank. Jeder Bargeldort hat Verantwortliche – nur sie nehmen per Protokoll Geld darin an und geben es weiter. Bargeldorte und Regeln richtet ein Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Einstellungen unter Einstellungen → Bargeldorte ein.

Was automatisch angelegt wird

Beim ersten Öffnen des Bereichs legt jeCheck an:

• einen Tresor für jeden Standort – verantwortlich ist die Leitung des Standorts; bei neuen Standorten erscheint der Tresor automatisch;
• die Buchhaltung – die Hauptkasse;
• die Bank – sie nimmt nur Geld an und hat keine Verantwortlichen.

Sie müssen nur noch Geldkuriere hinzufügen und die Verantwortlichen prüfen.

Bargeldorte

Der Tab Bargeldorte gruppiert sie nach dem Weg des Geldes: Standorte, Geldkuriere, Hauptkasse, Bank. In der Zeile sehen Sie die Verantwortlichen (oder „kein Verantwortlicher“), wohin üblicherweise übergeben wird, das Limit, die Abholtage und den Saldo.

1. Bargeldort hinzufügen. Bargeldort hinzufügen → wählen Sie unter Was ist das Geldkurier, Hauptkasse, Standorttresor oder Bank.
2. Daten ausfüllen. Name (zum Beispiel „Geldkurier Iwan“ oder „Kasse der Buchhaltung“); für einen Geldkurier – Mitarbeiter als Geldkurier; für eine Kasse an einem Standort – Standort (wenn die Kasse an einem Standort ist).
3. Verantwortliche festlegen. Zuständige – wer Geld in den Bargeldort annimmt und weitergibt. Umschläge in den Standorttresor abgeben dürfen alle mit dem Recht Bargeld: Kasse des Standorts, per Protokoll annehmen dürfen nur die Verantwortlichen.
4. Limit festlegen. Limit – liegt mehr im Bargeldort, erscheint in der Übersicht und in der Morgenübersicht das Signal „Abholung fällig“. Zum Beispiel ein Limit für den Tresor eines Coffeeshops, damit sich die Wochenendeinnahmen nicht bis Mittwoch ansammeln.
5. Übliches Ziel und Abholtage angeben. Wohin üblicherweise übergeben wird wird automatisch ins Protokoll eingesetzt. Abholtage – an diesen Tagen erhalten morgens die Verantwortlichen und die abholende Person eine Erinnerung.
6. Speichern.

Um einen Bargeldort zu entfernen, öffnen Sie ihn und klicken auf Entfernen. Gab es darin bereits Vorgänge, wird er deaktiviert, der Verlauf bleibt erhalten. Wieder aktivieren – mit dem Schalter Bargeldort aktiv.

Regeln

Der Tab Regeln gilt für das gesamte Unternehmen:

Darunter: Umschlag „liegt zu lange“ nach, Tagen (Signal in der Übersicht und in der Morgenübersicht), Toleranz für Differenzen (eine Abweichung bis zu diesem Betrag gilt nicht als Differenz), Präfix der Umschlagnummer, Präfix der Protokollnummer, Währung (änderbar bis zu den ersten Vorgängen) und Scheine und Münzen für das Zählen nach Stückelung. Klicken Sie auf Speichern.

Bargeld ein- oder auszahlen

Für kleine Vorgänge außerhalb von Umschlägen – Wechselgeld von der Bank, Haushaltswaren für den Salon – öffnen Sie den Bargeldort und klicken auf Bargeld einzahlen oder Bargeld auszahlen. Dieselben Schaltflächen gibt es auf der Seite Geldbewegungen, wenn ein einzelner Bargeldort gewählt ist.

• Geben Sie den Betrag an und unbedingt Woher das Geld stammt oder Wofür.
• Bei einer Auszahlung können Sie eine Ausgabenkategorie wählen – dann erscheint sie in den Analysen nach Kategorien.
• Klicken Sie auf Eintragen.

Auszahlen lässt sich höchstens, was ohne Umschlag im Bargeldort liegt: Öffnen Sie zuerst einen Umschlag. Eine irrtümliche Ein- oder Auszahlung storniert ein Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Einstellungen – mit der Schaltfläche Irrtümlichen Vorgang stornieren in der Journalzeile auf der Seite Geldbewegungen. Eine Auszahlung zu einer Ausgabe lässt sich so nicht stornieren – dafür wird die Zahlung in der Ausgabe selbst storniert.

Eine Ausgabe aus der Kasse bezahlen

Größere Ausgaben laufen besser über Ausgaben mit Freigabe. Vermerkt der Zahlungsverantwortliche die Zahlung einer freigegebenen Ausgabe mit der Zahlungsart „Bargeld“, gibt es im Zahlungsfenster das Feld Aus der Kasse auszahlen: Wählen Sie den Bargeldort, dann wird der Betrag von dort abgebucht und erscheint in den Geldbewegungen mit Verweis auf Ausgabe und Kategorie. Nicht aus der Kasse – nur Vermerk – nur die Zahlung vermerken. Wird die Zahlung der Ausgabe storniert, wird auch die Kassenbewegung gelöscht. Mehr dazu – Bezahlung von Ausgaben.

Geldbewegungen

Die Seite Finanzen → Geldbewegungen zeigt Ein- und Auszahlungen sowie Bargeldbestände für einen Zeitraum. Erforderlich ist das Recht Bargeld: Berichte (den eigenen Bargeldort sieht der Verantwortliche auch ohne dieses Recht).

• Bargeldorte – einer oder mehrere; Zeitraum über die Schaltflächen Heute, 7 Tage, Dieser Monat, Letzter Monat oder per Datum von … bis ….
• Kacheln Anfangsbestand, Eingänge, Ausgänge, Endbestand.
• Nach Tagen und Nach Arten – wie sich der Bestand verändert hat und woraus sich Ein- und Auszahlungen zusammensetzen: Umschläge, Annahme und Übergabe per Protokoll, Einzahlungen, Auszahlungen, Fehlbeträge und Überschüsse.
• Vorgangsjournal mit laufendem Saldo: Wann, Vorgang, Betrag, Saldo.
• Excel – Export für den gewählten Zeitraum.

Übergaben zwischen den gewählten Bargeldorten gelten als intern und blähen Ein- und Auszahlungen nicht auf: Wählen Sie alle Tresore der Kette, erscheint die Verlegung eines Umschlags vom Tresor eines Standorts in den eines anderen nicht unter „Eingänge“ und „Ausgänge“.

Häufige Fragen