Differenzen und Tresorinventur
Eine Differenz ist jede Abweichung zwischen dem, was da sein sollte, und dem, was tatsächlich da ist: Die Kassiererin hat weniger in den Umschlag gelegt als laut Kasse, die Buchhaltung hat einen Umschlag nachgezählt und es fehlte Geld, eine Plombe ist beschädigt, bei der Inventur fehlt ein Umschlag. jeCheck erfasst die Differenz selbst, bestimmt eine verantwortliche Person und benachrichtigt, wer den Bereich verwaltet – diese Person entscheidet.
Woher Differenzen kommen
| Wo | Was ist passiert | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Abgabe des Umschlags | im Umschlag ist nicht so viel wie laut Kasse (Schichtdifferenz) | Kassierer |
| Öffnen des Umschlags | beim Nachzählen stimmt der Betrag nicht mit der Angabe überein | Kassierer des Umschlags |
| Annahme per Protokoll | Umschlag fehlt, Plombe beschädigt, Nachzählung stimmt nicht, Bargeld ohne Umschlag stimmt nicht | Absender oder Kassierer des Umschlags |
| Inventur | Umschlag nicht vorhanden, Plombe beschädigt, mehr oder weniger Bargeld ohne Umschlag als laut Bestand | – |
Eine Abweichung innerhalb der Toleranz (Kleingeld, Rundung) gilt nicht als Differenz – der Saldo wird einfach an das Ist angepasst. Die Toleranz wird unter Bargeldorte → Regeln festgelegt. Eine beschädigte Plombe wird zu einer Differenz ohne Betrag.
Eine Schichtdifferenz bewegt kein Geld: In den Tresor geht genau das, was im Umschlag liegt. Alle anderen Differenzen ändern den Saldo des Bargeldorts sofort auf den tatsächlichen Betrag – der Saldo entspricht immer dem, was wirklich da ist.
Liste der Differenzen
Protokolle und Differenzen → Differenzen: Umschalter Offen, Geschlossen, Alle und der Betrag Offen in Höhe von. In der Tabelle: Datum, Was ist passiert, Wo, Betrag, Verantwortlicher und Entscheidung. Die Zahl der offenen Differenzen ist auch in der Übersicht zu sehen – Kachel Offene Differenzen.
Differenz klären
Die Entscheidung trifft ein Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Einstellungen – zum Beispiel die Finanzdirektorin einer Restaurantkette oder der Inhaber der Salons.
- Differenz öffnen. Klicken Sie in der Zeile auf Klären.
- Entscheidung wählen: Als Verlust abgeschrieben, Vom Mitarbeiter einbehalten, Geld wiedergefunden (nur bei Fehlbetrag), Buchungsfehler oder Sonstiges.
- Verantwortlichen prüfen und Kommentar hinzufügen. Der Verantwortliche ist bereits eingesetzt und lässt sich ändern.
- Auf „Differenz schließen“ klicken.
Bei Geld wiedergefunden kehrt der Betrag in den Bargeldort zurück. Eine geschlossene Differenz lässt sich mit Wieder öffnen zurückholen – außer im Fall „Geld wiedergefunden“.
„Vom Mitarbeiter einbehalten“ ist ein Vermerk über die Entscheidung. Der Abzug vom Lohn selbst wird gesondert vorgenommen.
Umschläge öffnen
Damit das Geld aus Umschlägen zu normalem Bargeld des Bargeldorts wird (zum Beispiel in der Hauptkasse vor der Bankeinzahlung), öffnen Sie den Bargeldort und klicken auf Umschläge öffnen. Tragen Sie für jeden geöffneten Umschlag den gezählten Betrag ein und klicken Sie auf Nachzählung speichern. Eine Abweichung vom angegebenen Betrag wird zur Differenz des Kassierers.
Tresorinventur
Eine Inventur ist das Nachzählen des gesamten Bargeldorts mit Protokoll. Erforderlich ist das Recht Bargeld: Zählung für den Standort.
- Bargeldort öffnen. Klicken Sie in der Übersicht auf die Karte des Tresors und wählen Sie Inventur.
- Umschläge prüfen. Markieren Sie im Block Umschläge laut Bestand bei jedem Umschlag vorhanden und Plombe intakt.
- Bargeld ohne Umschlag nachzählen. Feld Bargeld ohne Umschlag – nach Ist – als Summe oder nach Scheinen. Darunter sehen Sie Laut Bestand, Ist und die Abweichung; stimmt alles – „stimmt“.
- Kommission angeben. Wählen Sie im Feld Kommission, wer beim Nachzählen anwesend ist.
- Unterschreiben und durchführen. Sind Unterschriften in den Regeln aktiviert – unterschreiben. Klicken Sie auf Durchführen und Protokoll erstellen.
Ein nicht gefundener Umschlag erhält den Status „Verloren“ und wird zum Fehlbetrag, eine Bargeldabweichung zum Fehlbetrag oder Überschuss. Alle Inventuren finden Sie im Tab Protokolle und Differenzen → Inventuren: Ein Klick auf die Zeile öffnet das Inventurprotokoll als PDF.
Häufige Fragen
Wer erfährt von einer Differenz?
Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Einstellungen für diesen Standort erhalten sofort die Benachrichtigung „Fehlbetrag …“ oder „Überschuss …“ mit der Schaltfläche Differenz klären.
Wie oft sollte eine Inventur stattfinden?
Das entscheidet das Unternehmen – zum Beispiel beim Wechsel der Standortleitung oder nach Plan. Die Nummer des Inventurprotokolls stammt aus derselben Serie wie die Übergabeprotokolle.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.