Bargeld per Protokoll übergeben und annehmen
Bargeld wechselt nur per Übergabeprotokoll den Besitzer: Der Leiter eines Cafés übergibt die Umschläge an den Geldkurier, der Geldkurier an die Buchhaltung der Hauptkasse, die Hauptkasse an die Bank. Solange der Empfänger das Protokoll nicht bestätigt hat, wird das Geld beim Absender geführt, und die Umschläge sind „unterwegs“. So ist jederzeit klar, wer für welchen Umschlag verantwortlich ist.
Per Protokoll übergeben
- Fenster öffnen. Klicken Sie auf der Seite Bargeld auf Per Protokoll übergeben – oder auf dieselbe Schaltfläche in der Karte des Bargeldorts.
- Absender und Empfänger wählen. Von – der Bargeldort, mit dem Sie arbeiten. An – Geldkurier, Hauptkasse, Bank oder der Tresor eines anderen Standorts; neben dem Namen stehen die Verantwortlichen. Ist beim Bargeldort „Wohin üblicherweise übergeben wird“ festgelegt, wird der Empfänger automatisch eingesetzt.
- Umschläge markieren. In der Liste stehen die versiegelten Umschläge des Bargeldorts mit Nummer, Schicht, Plombe und Betrag; Umschläge, die zu lange liegen, sind mit der Anzahl der Tage markiert. Das Häkchen in der Kopfzeile wählt alle aus.
- Bei Bedarf Bargeld ohne Umschlag hinzufügen. Feld Bargeld ohne Umschlag – ein Betrag, der nicht in Umschlägen im Bargeldort liegt (zum Beispiel Wechselgeld). Der Hinweis zeigt, wie viel frei ist; die Schaltfläche Alles setzt den gesamten Rest ein.
- Unterschreiben und senden. Sind Unterschriften in den Regeln aktiviert, unterschreiben Sie mit dem Finger oder der Maus im Feld Unterschrift des Übergebenden. Klicken Sie auf Übergeben – der Empfänger erhält eine Push-Nachricht und die E-Mail „Bitte Bargeld annehmen“.
Hat der empfangende Bargeldort keinen Verantwortlichen, kann nur ein Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Einstellungen das Protokoll bestätigen.
Bei der Bank einzahlen
Um Geld bei der Bank einzuzahlen, wählen Sie im Feld An die Bank und tragen die Bankquittung / Nummer der Liste ein. Die Schaltfläche heißt dann Bei der Bank einzahlen: Ein solches Protokoll wird sofort gebucht, ohne Bestätigung, die Umschläge erhalten den Status „Bei der Bank eingezahlt“.
Bargeld annehmen
Der Empfänger sieht das Protokoll in der Übersicht im Block Warten auf Ihre Bestätigung – mit der Schaltfläche Prüfen und annehmen. Das Protokoll lässt sich auch aus der Benachrichtigung oder der Liste Protokolle und Differenzen → Übergaben öffnen.
- Jeden Umschlag prüfen. Schalter Vorhanden und Plombe intakt. Fehlt ein Umschlag, schalten Sie Vorhanden aus – er wird als verloren markiert.
- Bei Bedarf nachzählen. Einen Umschlag mit intakter Plombe können Sie so annehmen oder öffnen und den gezählten Betrag eintragen. Ist die Plombe beschädigt, schalten Sie Plombe intakt aus und zählen am besten sofort nach: Eine beschädigte Plombe wird in jedem Fall zur Differenz.
- Bargeld ohne Umschlag nachzählen. Enthält das Protokoll solches Bargeld, geben Sie den Betrag unter Nachgezählt ein – als Summe oder nach Scheinen. Ohne das lässt sich das Protokoll nicht annehmen.
- Unterschreiben. Hinterlassen Sie bei Bedarf einen Kommentar des Empfängers und unterschreiben Sie im Feld Unterschrift des Empfängers.
- Auf „Annehmen“ klicken. Stimmt alles – „Ohne Differenz angenommen“. Wenn nicht, erhält das Protokoll den Status „Mit Differenz“, und wer den Bereich verwaltet, wird benachrichtigt.
Der Absender kann sein eigenes Protokoll nicht bestätigen – das muss der Empfänger tun (Ausnahme: ein Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Einstellungen).
Blinde Annahme
Ist in den Regeln die Blinde Annahme aktiviert, sieht der Empfänger die angegebenen Beträge nicht – weder pro Umschlag noch die Summe des Protokolls, nur die Anzahl der Umschläge. Er zählt das Geld nach und markiert jeden Umschlag, die Beträge werden nach der Bestätigung abgeglichen. So zählt die Buchhaltung der Hauptkasse ehrlich, statt an das Erwartete „anzupassen“.
Nicht annehmen oder zurückziehen
- Nicht annehmen – der Empfänger lehnt das Protokoll mit Begründung ab. Die Umschläge gehen an den Absender zurück, er erhält eine Benachrichtigung mit dem Grund.
- Protokoll zurückziehen – der Absender zieht das Protokoll zurück, solange es nicht bestätigt ist. Die Umschläge kehren in den Bargeldort des Absenders zurück.
Status eines Protokolls
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet auf Bestätigung | der Empfänger hat noch nicht angenommen, die Umschläge sind unterwegs |
| Angenommen | alles stimmt |
| Mit Differenz | angenommen, aber es gibt einen Fehlbetrag, Überschuss, verlorenen Umschlag oder eine beschädigte Plombe |
| Nicht angenommen | der Empfänger hat abgelehnt, die Umschläge sind zurückgekehrt |
| Zurückgezogen | der Absender hat das Protokoll zurückgezogen |
Unterschriften und PDF
Sind Unterschriften in Protokollen aktiviert, unterschreiben Übergebender und Empfänger auf dem Bildschirm – mit dem Finger auf dem Telefon oder mit der Maus. Die Unterschriften mit Name und Uhrzeit sind im Protokoll sichtbar und erscheinen im PDF. Die Schaltfläche Protokoll als PDF in der Kopfzeile öffnet das druckbare Übergabeprotokoll mit Umschlägen, Beträgen, Vermerken und Unterschriften.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn der Empfänger einen Umschlag öffnet und weniger Geld darin ist?
Das Protokoll wird mit dem Status „Mit Differenz“ angenommen: In den Bargeldort des Empfängers geht der tatsächliche Betrag, und die Abweichung wird zur Differenz, für die der Absender (oder der Kassierer des Umschlags) als verantwortlich eingetragen wird. Wie Sie sie klären – siehe Differenzen und Inventur.
Kann ich Geld vom Tresor eines Standorts in den Tresor eines anderen übergeben?
Ja. Wählen Sie im Feld An den Tresor eines anderen Standorts – zum Beispiel, um einem benachbarten Salon Wechselgeld zu geben. In den Standorttresor annehmen kann dessen Leitung oder ein Mitarbeiter mit dem Recht Bargeld: Kasse des Standorts für diesen Standort.
Erhält der Geldkurier eine Erinnerung?
Ja. Sind beim Bargeldort Abholtage festgelegt, erhalten an diesen Tagen morgens die Verantwortlichen des Tresors und die abholende Person eine Erinnerung. Ein Protokoll, das länger als 12 Stunden auf Bestätigung wartet, erscheint ebenfalls in der Morgenübersicht.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.