Хранилища наличных, правила и движение денег

Хранилище — место, где лежат наличные: сейф точки, сумка инкассатора, главная касса (бухгалтерия) или банк. У каждого хранилища есть ответственные — только они принимают в него деньги по акту и передают дальше. Настраивает хранилища и правила сотрудник с правом Наличные: настройка в Настройки → Хранилища наличных.

Что создаётся само

При первом открытии раздела jeCheck создаёт:

• сейф на каждую точку — его ответственные руководители точки; у новых точек сейф появится сам;
• Бухгалтерию — главную кассу;
• Банк — он только принимает деньги, ответственных у него нет.

Остаётся добавить инкассаторов и проверить ответственных.

Хранилища

Вкладка Хранилища группирует их по пути денег: Точки, Инкассаторы, Главная касса, Банк. В строке видно ответственных (или «нет ответственного»), куда обычно передают, лимит, дни инкассации и баланс.

1. Добавьте хранилище. Добавить хранилище → в Что это выберите Инкассатор, Главная касса, Сейф точки или Банк.
2. Заполните данные. Название (например, «Инкассатор Иван» или «Касса бухгалтерии»); для инкассатора — Сотрудник-инкассатор; для кассы на точке — Точка (если касса на точке).
3. Назначьте ответственных. Ответственные — кто принимает деньги в хранилище и передаёт дальше. В сейф точки сдавать конверты могут все с правом Наличные: касса точки, а принимают деньги по акту — ответственные.
4. Задайте лимит. Лимит — если в хранилище больше, на обзоре и в утренней сводке появится сигнал «пора забирать». Например, лимит сейфа кофейни — чтобы выручка выходных не копилась до среды.
5. Укажите, куда обычно передают, и дни инкассации. Куда обычно передают подставляется в акт сам. Дни инкассации — утром в эти дни ответственным и тому, кто забирает, приходит напоминание.
6. Сохраните.

Чтобы убрать хранилище, откройте его и нажмите Убрать. Если по нему уже были операции, оно выключится, а история сохранится. Включить обратно — переключатель Хранилище действует.

Правила

Вкладка Правила действует на всю компанию:

Ниже — Конверт «залежался» через, дней (сигнал на обзоре и в утренней сводке), Допуск расхождения (разница до этой суммы не считается расхождением), Префикс номера конверта, Префикс номера акта, Валюта (сменить можно до первых операций) и Купюры и монеты для пересчёта по номиналам. Нажмите Сохранить.

Внести или выдать наличные

Для мелких операций вне конвертов — размен из банка, покупка хозтоваров для салона — откройте хранилище и нажмите Внести наличные или Выдать наличные. Те же кнопки есть на странице Движение денег, если выбрано одно хранилище.

• Укажите Сумма и обязательно — Откуда деньги или На что.
• Для выдачи можно выбрать Статья расходов — тогда расход попадёт в аналитику по статьям.
• Нажмите Записать.

Выдать можно не больше, чем лежит в хранилище без конвертов: сначала вскройте конверт. Ошибочное поступление или выдачу отменяет сотрудник с правом Наличные: настройка — кнопкой Отменить ошибочную операцию в строке журнала на странице Движение денег. Выдачу по расходу так не отменить — для этого отменяют оплату в самом расходе.

Оплатить расход из кассы

Крупные траты лучше проводить через Расходы с согласованием. Когда казначей отмечает оплату согласованного расхода способом «Наличные», в окне оплаты есть поле Выдать из кассы: выберите хранилище, и сумма спишется из него и попадёт в движение денег со ссылкой на расход и статью. Не из кассы — только отметка — просто отметить оплату. Если оплату расхода отменить, движение по кассе тоже удалится. Подробнее — Оплата расходов.

Движение денег

Страница Финансы → Движение денег — приход, расход и остатки наличных за период. Нужно право Наличные: отчёты (своё хранилище ответственный видит и без него).

• Хранилища — одно или несколько; период — кнопками Сегодня, 7 дней, Этот месяц, Прошлый месяц или датами с … по.
• Плитки На начало, Поступило, Выдано, На конец.
• По дням и По видам — как менялся остаток и из чего сложились приход и расход: конверты, приём и передача по актам, поступления, расходы, недостачи и излишки.
• Журнал операций с бегущим остатком: Когда, Операция, Сумма, Остаток.
• Excel — выгрузка за выбранный период.

Передачи между выбранными хранилищами считаются внутренними и не раздувают приход и расход: если выбрать все сейфы сети, перемещение конверта из сейфа одной точки в сейф другой не попадёт в «Поступило» и «Выдано».

Частые вопросы