Bargeld und Geldabholung: wo das Geld gerade ist
Der Bereich Finanzen → Bargeld zeigt, wo sich das Bargeld der Kette gerade befindet und durch wessen Hände es gegangen ist. Die Kassiererin eines Cafés oder der Administrator eines Salons gibt die Einnahmen nach der Schicht als Umschlag in den Standorttresor ab. Der Geldkurier holt die Umschläge per Protokoll ab und bringt sie zur Hauptkasse, die Buchhaltung nimmt sie an und zählt nach, das Geld wird bei der Bank eingezahlt. Bei jedem Schritt bestätigt der Empfänger die Annahme, und jede Abweichung wird zu einer Differenz, die geklärt werden muss.
Menüpunkte
Bereich Finanzen, Gruppe Bargeld:
- Bargeld – die Übersicht: wie viel Geld in den Standorttresoren, bei Geldkurieren und in der Hauptkasse liegt und wie viel im Monat bei der Bank eingezahlt wurde, Protokolle, die auf Ihre Bestätigung warten, und Signale.
- Umschläge – alle Umschläge: wo jeder liegt, wer ihn abgegeben hat und ob der Betrag stimmt. Siehe So geben Sie einen Umschlag mit Einnahmen ab.
- Protokolle und Differenzen – Tabs Übergaben, Inventuren, Differenzen. Siehe Übergabe per Protokoll und Annahme und Differenzen und Inventur.
- Geldbewegungen – Ein- und Auszahlungen und Bestände nach Bargeldorten für einen Zeitraum, Excel-Export. Siehe Bargeldorte und Geldbewegungen.
In der Gruppe Einstellungen gibt es den Punkt Bargeldorte: Tresore, Geldkuriere, Hauptkasse, Bank und die Regeln des Bereichs.
Beim ersten Öffnen des Bereichs erscheint eine kurze Einführung. Sie können sie über die Schaltfläche ? in der Kopfzeile erneut öffnen, die Schritt-für-Schritt-Anleitung über So funktioniert es.
So funktioniert es
- Die Kassiererin gibt einen Umschlag ab. Nach der Schicht – Umschlag abgeben: Standorttresor, Kassierer, Schicht, Betrag laut Kasse (Z-Bericht), Plombennummer und Inhalt. Ist im Umschlag weniger oder mehr als laut Kasse, entsteht sofort eine Schichtdifferenz.
- Das Geld liegt im Standorttresor. In der Übersicht sehen Sie, wie viel in jedem Tresor liegt, wie viele Umschläge, wie lange schon und ob das Limit überschritten ist.
- Der Geldkurier holt die Umschläge per Protokoll ab. Der Verantwortliche des Tresors klickt auf Per Protokoll übergeben und wählt den Geldkurier. Solange der Empfänger nicht bestätigt hat, wird das Geld beim Absender geführt, und die Umschläge sind „unterwegs“.
- Der Empfänger prüft und nimmt an. Er markiert jeden Umschlag mit „vorhanden“ und „Plombe intakt“, öffnet und zählt auf Wunsch nach und unterschreibt. Genauso übergibt der Geldkurier die Umschläge an die Hauptkasse.
- Die Hauptkasse zahlt das Geld bei der Bank ein. Die Übergabe an die Bank wird sofort gebucht, mit Quittungsnummer.
- Abweichungen gehen nicht verloren. Fehlbetrag, Überschuss oder beschädigte Plombe werden zur Differenz; wer den Bereich verwaltet, wird benachrichtigt und entscheidet.
Übersicht
Auf der Seite Bargeld:
- Warten auf Ihre Bestätigung – Protokolle, die an Sie übergeben wurden; die Schaltfläche Prüfen und annehmen öffnet das Protokoll.
- Kacheln In den Standorttresoren, Bei Geldkurieren, In der Hauptkasse, Im Monat bei der Bank eingezahlt und Offene Differenzen.
- Signale: Tresor über dem Limit („Abholung fällig“), Umschläge liegen länger als die festgelegte Anzahl Tage, heute ist Abholtag.
- Der Weg des Geldes in Spalten Standorte → Geldkuriere → Hauptkasse → Bank. Die Karte eines Bargeldorts zeigt Saldo, wie viel in Umschlägen und ohne Umschlag liegt, was unterwegs ist, den Limitbalken und die Verantwortlichen. Klicken Sie auf die Karte, um den Bargeldort zu öffnen und damit zu arbeiten.
Export nach Excel
Jeder Bildschirm des Bereichs hat eine Schaltfläche Excel:
| Bildschirm | Was die Datei enthält |
|---|---|
| Bargeld | Bestände nach Bargeldorten: gesamt, in Umschlägen, ohne Umschlag, unterwegs, Anzahl der Umschläge, seit wie vielen Tagen der älteste Umschlag liegt, Limit; ein eigenes Blatt listet Protokolle, die auf Bestätigung warten |
| Umschläge | die Umschlagliste mit den aktuellen Filtern: Schichtdatum, Standort, aktueller Bargeldort, Status, Plombe, Betrag laut Kasse, angegeben, nachgezählt, Differenz, Kassierer |
| Protokolle und Differenzen | drei Blätter: Übergaben per Protokoll, Inventuren und Differenzen mit Entscheidungen und Verantwortlichen |
| Geldbewegungen | Eingänge, Ausgänge und Saldo nach jeder Buchung im Zeitraum – siehe Bargeldorte, Regeln und Geldbewegungen |
Die Datei enthält nur die Bargeldorte, die Sie auf dem Bildschirm sehen. Jeder Export wird im Zugriffsprotokoll erfasst.
Wer was darf
Die Rechte werden im Bereich Rechte und Rollen festgelegt, Gruppe „Bargeld und Geldabholung“:
| Recht | Was es ermöglicht | Standardmäßig |
|---|---|---|
| Bargeld: Ansicht | Tresore, Umschläge, Protokolle und Geldbewegungen der gewählten Standorte | Rolle „Standortleiter“ – an den eigenen Standorten |
| Bargeld: Kasse des Standorts | Umschlag abgeben, Bargeld ein- und auszahlen, per Protokoll übergeben, in den Standorttresor annehmen | Rolle „Standortleiter“ – an den eigenen Standorten |
| Bargeld: Zählung | Tresorinventur mit Protokoll | Rolle „Standortleiter“ – an den eigenen Standorten |
| Bargeld: Berichte | Geldbewegungen für einen Zeitraum, Excel-Export | Vorlagenrolle „Buchhalter“ (zusammen mit der Ansicht) |
| Bargeld: Einstellungen | Bargeldorte und Verantwortliche, Regeln, Entscheidungen zu Differenzen, Annullieren von Umschlägen, jeder Bargeldort | nur Administrator |
Wer für einen Bargeldort verantwortlich ist (zum Beispiel ein Geldkurier oder die Buchhaltung der Hauptkasse), arbeitet auch ohne diese Rechte mit seinem Bargeldort: sieht ihn, nimmt per Protokoll Geld darin an und gibt es weiter. Bargeldorte ohne Standort – Geldkuriere und Hauptkasse – sind mit dem Recht Bargeld: Ansicht nur bei Zugriff auf alle Standorte sichtbar.
Tarif
Der Bereich ist im Tarif „Netzwerk“ und höher enthalten. Siehe Tarife und Bezahlung.
Häufige Fragen
Ist jeCheck mit der Kasse oder der Bank verbunden?
Nein. Den Kassenbetrag gibt die Kassiererin manuell aus dem Z-Bericht ein, die Bankeinzahlung wird per Protokoll mit Quittungsnummer vermerkt. jeCheck erfasst das Bargeld und die Verantwortung dafür, überweist aber kein Geld.
Muss ich für jeden Standort einen Tresor anlegen?
Nein. Beim Öffnen des Bereichs wird für jeden Standort automatisch ein Tresor angelegt, verantwortlich ist die Leitung des Standorts. Die Hauptkasse („Buchhaltung“) und die „Bank“ werden ebenfalls automatisch angelegt. Geldkuriere fügen Sie unter Bargeldorte hinzu – siehe Bargeldorte und Geldbewegungen.
Kann ich eine Ausgabe bar aus der Kasse bezahlen?
Ja. Wählen Sie beim Bezahlen einer Ausgabe mit der Zahlungsart „Bargeld“ die Kasse im Feld Aus der Kasse auszahlen – der Betrag wird vom Bargeldort abgebucht und erscheint in den Geldbewegungen. Siehe Bezahlung von Ausgaben.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.