Kako dodati zaposlenog i poslati pozivnicu

Zaposlene dodaje administrator ili zaposleni sa pravom „Dodavanje zaposlenih“ u odeljku Osoblje → Zaposleni. Novi zaposleni dobija mejl sa korisničkim imenom i lozinkom — pomoću njih se prijavljuje u mobilnu aplikaciju jeCheck i, ako je pristup omogućen, u veb-kabinet.

Ko šta može u spisku zaposlenih

Odeljak se otvara sa pravom „Spisak zaposlenih“ — u njemu se vide zaposleni sa lokacija na kojima to pravo važi. Ostalo zavisi od prava u Podešavanja → Prava i uloge:

• telefon i e-pošta zaposlenih — „Telefon i e-pošta zaposlenih“;
• izmena imena, radnog mesta, lokacija — „Izmena zaposlenih“;
• pristup veb-kabinetu, pozivnice, resetovanje lozinke i privremena lozinka — „Prijava zaposlenih“;
• brisanje i vraćanje — „Brisanje i vraćanje zaposlenih“;
• izvoz u Excel — „Izvoz spiska zaposlenih“ (svaki izvoz se beleži u dnevnik pristupa);
• lista radnih mesta — „Šifarnik radnih mesta“.

Samo administrator može da postavi zaposlenog za administratora, menja e-poštu administratora ili ih briše. Više u članku Prava i uloge.

Kako kreirati korisnika

1. Otvorite odeljak. U meniju idite na Osoblje → Zaposleni, kartica Zaposleni.

   

2. Kliknite na „Kreiraj korisnika“. Otvara se prozor sa obrascem.

   

3. Popunite obavezna polja. Prezime i Ime (najmanje po 2 znaka) i E-pošta — na nju se šalje pozivnica. Adresa mora biti jedinstvena: adresa koja se već koristi u jeCheck-u neće proći.

4. Odredite radno mesto. Izaberite ga sa liste ili ostavite „— bez radnog mesta —“. Ako je lista prazna, prvo kreirajte radna mesta na kartici Radna mesta.

5. Kliknite na „Kreiraj“. Zaposleni se pojavljuje na listi i dobija mejl sa pozivnicom.

Novi zaposleni se kreira kao običan korisnik sa pristupom veb-kabinetu. Da biste ga postavili za administratora ili mu ostavili samo aplikaciju, posle kreiranja otvorite njegovu karticu, karticu Pristup, blok Prijava i administracija (vidi Uloge i prava — administrator, radna mesta, menadžeri i Pristup veb-kabinetu i režim „Samo aplikacija“). Prava za testove, raspored, kadrove i druge odeljke dodeljuju se ulogama — vidi Prava i uloge.

Nakon toga dodajte zaposlenog u tim njegove lokacije — vidi Kako dodati lokacije i formirati timove.

Šta dobija zaposleni

jeCheck sam generiše lozinku i šalje je mejlom zajedno sa korisničkim imenom (adresom e-pošte).

• Zaposleni sa pristupom veb-kabinetu dobija pozivnicu sa linkom za prijavu.
• Zaposleni u režimu „Samo aplikacija“ umesto linka do sajta dobija mejl sa linkovima do mobilne aplikacije.

Zaposleni mogu da promene lozinku u svoju u Profilu u veb-kabinetu — vidi Lični profil.

Kako izmeniti podatke zaposlenog

Kliknite na ime zaposlenog u tabeli ili otvorite meni ⋯ na kraju njegovog reda i izaberite Izmeni. U prozoru Izmeni korisnika možete da promenite prezime, ime, adresu e-pošte i radno mesto. Oznaka administratora i pristup veb-kabinetu podešavaju se u kartici zaposlenog na kartici Pristup ili u Podešavanja → Prava i uloge.

Kako promeniti adresu e-pošte zaposlenog

Adresa e-pošte je korisničko ime zaposlenog. Može da je promeni administrator ili zaposleni sa pravima „Prijava zaposlenih“ i „Telefon i e-pošta zaposlenih“; e-poštu administratora menja samo administrator.

1. Otvorite karticu zaposlenog. Kliknite na ime zaposlenog ili izaberite ⋯ → Izmeni.
2. Unesite novu adresu u polje E-pošta i kliknite na Sačuvaj.

Šta se dešava posle promene:

• zaposleni može da se prijavi u veb-kabinet i mobilnu aplikaciju samo sa novom adresom, lozinka ostaje ista;
• na novu adresu stiže mejl „Vaše korisničko ime u jeCheck-u je promenjeno“ sa novim i starim korisničkim imenom;
• zaposleni ne mora da potvrđuje novu adresu, a otvorene sesije u aplikaciji se ne prekidaju.

Adresa mora biti jedinstvena u celom jeCheck-u: ako je već koristi drugi nalog, videćete grešku. Ako se zaposleni ne seća lozinke, izaberite ⋯ → Resetuj lozinku — nova lozinka će stići na novu adresu.

Ponovno slanje pozivnice i resetovanje lozinke

Obe komande su u meniju ⋯ na kraju reda zaposlenog. Da biste pozivnicu poslali nekolicini zaposlenih odjednom, koristite grupnu radnju Pozovi (vidi „Grupne radnje“).

• Pošalji pozivnicu — zaposleni ponovo dobija mejl sa linkom za prijavu i novom lozinkom. Korisno ako se prvi mejl izgubio.
• Resetuj lozinku — jeCheck generiše novu lozinku i šalje je zaposlenom mejlom.

Privremena lozinka za zaposlenog bez e-pošte

Ako zaposleni nema pristup e-pošti — zaboravio je lozinku sandučeta ili još nema poslovnu adresu — lozinku možete izdati direktno na ekranu, kao privremenu lozinku u Microsoft Azure.

1. Otvorite meni. U redu zaposlenog kliknite ⋯ (u kartici zaposlenog — ⋮) i izaberite Privremena lozinka.
2. Kliknite „Izdaj lozinku“. Na ekranu se pojavljuje lozinka oblika Kq7m-Xr4t. Kliknite Kopiraj ili je izdiktirajte zaposlenom.
3. Zaposleni se njome prijavljuje na sajt jeCheck. Odmah posle prijave otvara se stranica Postavite svoju lozinku: zaposleni smišlja svoju lozinku (najmanje 8 znakova) i klikće Sačuvaj i prijavi se. Posle toga privremena lozinka više ne važi.

Ništa se ne šalje mejlom. Lozinka se prikazuje samo jednom — ako ste zatvorili prozor, izdajte novu. Prethodna lozinka zaposlenog odmah prestaje da važi, a aplikacija na njegovim uređajima tražiće ponovnu prijavu. Svako izdavanje beleži se u dnevnik pristupa kao Izdata privremena lozinka.

Zaposleni u režimu „Samo aplikacija“ takođe postavlja svoju lozinku na sajtu: posle čuvanja jeCheck predlaže da se njome prijavi u mobilnu aplikaciju. U aplikaciju može da se prijavi i privremenom lozinkom — tada će ga zamoliti da postavi svoju lozinku pri prvoj prijavi na sajt. Stranica za promenu lozinke važi 30 minuta posle prijave; ako ne stignete, ponovo se prijavite privremenom lozinkom.

Brisanje i vraćanje

• Brisanje. Izaberite ⋯ → Obriši i potvrdite. Zaposleni odmah gubi pristup: aplikacija na njegovim uređajima prestaje da radi, prijava na sajtu se odbija, a otvoreni veb-kabinet se zatvara pri sledećoj radnji. Zaposleni nestaje sa glavne liste i prelazi na karticu Obrisani.
• Vraćanje. Otvorite karticu Obrisani i izaberite ⋯ → Vrati — pristup se vraća. Zaposleni će morati ponovo da se prijavi u aplikaciju.

Ne možete da obrišete sebe ili vlasnika kompanije — njihov meni nema stavku Obriši.

Lista zaposlenih: kartice, filteri i sortiranje

Obrisani zaposleni se ne mešaju sa onima koji rade. Iznad tabele su kartice, svaka sa brojačem:

• Aktivni — svi koji nisu obrisani (otvara se podrazumevano);
• Administratori — aktivni zaposleni tipa Administrator;
• Samo aplikacija — aktivni zaposleni bez pristupa veb-kabinetu;
• Bez lokacije — aktivni zaposleni koji nisu ni u jednom timu lokacije. Oni neće dobijati zadatke za prekršaje na lokacijama;
• Obrisani — obrisani zaposleni i datum brisanja.

Tabela prikazuje na kojim lokacijama zaposleni radi (zvezdica znači menadžer lokacije, „+N“ znači još N lokacija, zadržite pokazivač da vidite celu listu), njegov tip, pristup (ikona telefona znači samo aplikacija) i Aktivnost — kada je poslednji put otvorio veb-kabinet ili aplikaciju ili sproveo audit. Zelena tačka znači aktivnost u poslednjih 7 dana, žuta — u poslednjih 30 dana. „Nema podataka“ znači da se zaposleni nije prijavljivao niti sprovodio audite otkako jeCheck prati aktivnost.

Filteri iznad tabele:

• pretraga — po imenu, prezimenu, adresi e-pošte ili telefonu;
• Sva radna mesta — zaposleni sa izabranim radnim mestom ili Bez radnog mesta;
• Sve lokacije — tim izabrane lokacije ili Bez lokacije;
• Bilo koja aktivnost — Aktivni u poslednjih 7 dana, Neaktivni 30+ dana ili Nema podataka o aktivnosti.

Dugme Resetuj briše sve filtere. Kliknite na zaglavlje kolone Zaposleni, Radno mesto ili Aktivnost da biste sortirali. Izabrana kartica, filteri i sortiranje čuvaju se u adresi stranice — link možete da sačuvate u obeleživačima ili pošaljete drugom administratoru.

Grupne radnje

Označite potrebne zaposlene — iznad tabele se pojavljuje traka sa radnjama. Polje u zaglavlju tabele bira sve koje su pronašli trenutni filteri, na svim stranicama.

• Radno mesto — dodelite svim izabranim zaposlenima isto radno mesto ili postavite Bez radnog mesta;
• Pristup — Veb-kabinet i aplikacija ili Samo aplikacija. Administratori i vlasnik kompanije uvek zadržavaju pristup sajtu;
• Pozovi — ponovo pošaljite pozivnicu: svako dobija mejl sa novom lozinkom, a stare lozinke prestaju da važe;
• Excel — izvezite samo izabrane zaposlene;
• Obriši — obrišite izabrane zaposlene. jeCheck preskače vas i vlasnika kompanije;
• na kartici Obrisani umesto toga postoji Vrati.

Posle radnje, poruka prikazuje na koliko zaposlenih je primenjena i koliko ih je preskočeno.

Izvoz u Excel

Dugme Excel na vrhu stranice preuzima .xlsx fajl sa zaposlenima koji su trenutno na listi — uz poštovanje kartice, pretrage i filtera, istim redosledom. Fajl sadrži prezime, ime, adresu e-pošte, telefon, radno mesto, tip, pristup veb-kabinetu, lokacije, lokacije na kojima je zaposleni menadžer, status, datum dodavanja i poslednju aktivnost. Da biste izvezli samo neke od njih, označite zaposlene i kliknite na Excel u traci sa grupnim radnjama.

Česta pitanja