Procesi — zahtevi sa odobravanjem

Proces je tip zahteva sa sopstvenim formularom i rutom. Na primer, „Nabavka opreme“: zaposleni popunjava šta je potrebno i koliko košta, zahtev odobrava menadžer, a skupu nabavku — i rukovodstvo, zatim ga izvršava odgovorna osoba, a autor prihvata rezultat. Zahtev je običan zadatak u odeljku Zadaci, ali mu status postavlja ruta: na svakom koraku se vidi kod koga je, koliko dugo stoji i ko je šta odlučio.

Gde se nalazi

• Rad → Procesi — biblioteka procesa: kreiranje, uređivač, objavljivanje, analitika. Odeljak vide zaposleni sa pravom „Procesi: podešavanje“ ili „Procesi: analitika“.
• Rad → Zadaci — podnošenje zahteva (dugme Novi zahtev), odluke o zahtevima i kartica Čekaju moju odluku.
• Mobilna aplikacija — kartica Zadaci, odeljci Zahtevi i Odobravanja: podnošenje zahteva, odluke, dorada i povlačenje. Pogledajte Zahtevi i odobravanja u aplikaciji.

Kako kreirati proces

1. Otvorite biblioteku. U meniju Rad → Procesi kliknite na Novi proces.
2. Izaberite polaznu tačku. Gotov šablon (nabavka opreme, zahtev tehničkoj službi, povraćaj novca gostu, otpis namirnica, avans i akontacija, pristupi i propusnica, službeni put), Od nule ili Opiši rečima — AI će sastaviti formular i rutu prema opisu. Proces se otvara u uređivaču kao nacrt.
3. Podesite formular, rutu i podešavanja — kartice uređivača opisane su ispod.
4. Proverite putanju. Na kartici Provera rute popunite primer zahteva i pogledajte kuda će ići i ko će ga konkretno dobiti.
5. Objavite. Kliknite na Objavi. Pre objavljivanja proces nije vidljiv zaposlenima; ako nešto nije podešeno, pored kartica se pojavljuje Nije spremno za objavljivanje sa listom grešaka.

Nacrt se čuva dugmetom Sačuvaj (ili Ctrl + S). Izmene objavljenog procesa počinju da važe posle Objavi izmene: novi zahtevi idu po novoj verziji, a već podneti se završavaju po verziji sa kojom su podneti.

Formular zahteva

Kartica Formular je konstruktor: levo je paleta polja, u sredini formular, a desno podešavanja izabranog polja. Polja se prevlače iz palete i menjaju mesta.

• Tipovi polja: red teksta, tekst, broj, iznos (u valuti kompanije), datum, datum i vreme, lista, više sa liste, polje za potvrdu, zaposleni, lokacija, fajlovi i fotografije, link, telefon, kao i naslov odeljka i napomena.
• Polje ima naziv, pomoć, primer u praznom polju, „Obavezno polje“, granice za brojeve i opcije za liste (možete nalepiti listu redova odjednom).
• Prikaži samo ako… — polje se pojavljuje samo kada je drugo polje iznad u formularu popunjeno na određeni način. Na primer, „Broj računa“ — samo ako je označeno polje „Postoji račun“.
• Standardna polja zadatka — naziv (unosi ga zaposleni ili se formira iz polja, na primer „Nabavka: {Šta je potrebno}“), lokacija (nije potrebna, neobavezna, obavezna), rok (bez roka, određuje autor, fiksni N sati od podnošenja), prioritet (bira autor ili fiksni) i polje „Opis“.

Prekidač Kako vidi zaposleni prikazuje živi formular sa uslovima koji rade.

Ruta: koraci i uslovi

Kartica Ruta je niz koraka od „Zaposleni podnosi zahtev“ do „Zahtev je izvršen“. Blokovi se prevlače iz palete, a klik na blok otvara njegova podešavanja.

Koga možete izabrati za učesnika koraka: menadžere lokacije zahteva, rukovodioca autora (menadžere njegove osnovne lokacije), radno mesto na lokaciji (ko je u smeni ili u sastavu lokacije), rukovodioce odeljenja, odeljenje, konkretne zaposlene, autora, zaposlenog iz polja formulara, administratore. Ako se za korak niko ne pronađe, zahtev ide menadžerima lokacije, a ako ih nema — administratorima; to je označeno u kartici.

Autor ne odobrava sopstveni zahtev: ako se našao među odobravaocima, odluku donosi neko drugi. Ovo ponašanje može da se promeni podešavanjem „Ako je autor među odobravaocima“.

Rokovi i eskalacija

Koraci odobravanja, izvršenja i prihvatanja imaju Rok koraka. Kada prođe 3/4 roka, učesnici dobijaju podsetnik. Ako je rok istekao, aktivira se radnja iz polja Ako se ne stigne: ponovni podsetnik, obaveštavanje nadređenih (izabranih ljudi), automatsko odobravanje ili prihvatanje, ili odbijanje. Sve takve radnje upisuju se u istoriju zahteva.

Podešavanja procesa

Kartica Podešavanja: naziv, opis za zaposlene, ikona, boja, Prefiks broja (zahtevi se numerišu: ZAK-1, ZAK-2…), Ko može da podnese zahtev (svi zaposleni ili izabrana radna mesta, odeljenja, zaposleni), Gde je dostupan (sve lokacije ili izabrane), posmatrači svakog zahteva i ponašanje: da li se autor obaveštava o svakoj odluci, da li autor može da povuče zahtev i da li mu se pri podnošenju prikazuju koraci.

Kako podneti zahtev

1. Otvorite prozor zahteva. U Rad → Zadaci kliknite na Novi zahtev i izaberite proces. Ili kliknite na Novi zadatak i izaberite proces na vrhu prozora.
2. Popunite formular. Podrazumevana lokacija je vaša osnovna, ako je proces tamo dostupan. Obavezna polja su označena zvezdicom; na dnu se vidi kroz koje korake će zahtev proći.
3. Kliknite na „Podnesi zahtev“. Zahtev dobija broj, otvara se u kartici i odmah ide na prvi korak.

Kako doneti odluku o zahtevu

Zahtevi koji čekaju vašu odluku sakupljeni su na kartici Čekaju moju odluku, a u redu liste označeni su sa čeka vas. Odobravalac dobija push obaveštenje i mejl.

Na vrhu kartice zahteva nalazi se blok procesa:

• Odobri (ili Prihvati na prihvatanju) — zahtev ide dalje;
• Na doradu — zahtev se vraća autoru; autor ispravlja polja i klikne na Pošalji ponovo, a zahtev ponovo stiže na isti korak;
• Odbij — zahtev se zatvara sa statusom „Odbijen“;
• Prenesi — odluka prelazi na drugog zaposlenog (ako korak to dozvoljava).

Pri odbijanju i vraćanju potreban je komentar, ako je korak tako podešen. Ispod su odgovori iz formulara i traka koraka: završeni sa odlukama i komentarima, trenutni sa rokom i predstojeći sa ljudima koji će ih dobiti.

Status zahteva

Status zahteva postavlja ruta: na odobravanju — „Na odobravanju“, na izvršenju — „Novi“ ili „U radu“, na prihvatanju — „Na proveri“, na kraju — „Završen“ ili „Odbijen“. Izvršilac sam prebacuje „Novi“ i „U radu“ i označava „Završen“ (ili klikne na Korak je izvršen). Ostali statusi se ne postavljaju ručno — odluka se donosi u bloku procesa. Autor može da povuče zahtev u meniju bloka (Povuci zahtev), ako proces to dozvoljava.

Intervencija u zahtevu

Zaposleni sa pravom „Procesi: intervencija u zahtevima“ u meniju bloka procesa može da: odluči umesto učesnika koraka, Preskoči korak, Ponovo dodeli korak, Vrati na korak (završeni), Otkaži zahtev, izmeni odgovore iz formulara. Sve radnje su vidljive u istoriji zahteva.

Analitika procesa

Kartica Analitika u uređivaču (ili stavka Analitika u meniju kartice procesa) — za zaposlene sa pravom „Procesi: analitika“: koliko ima zahteva i u kom su stanju, prosečno i medijalno vreme, koliko traje svaki korak i koliko puta je kasnio, ko trenutno drži zahteve, ko najduže odlučuje, zahtevi po lokacijama i nedeljama, poslednji zahtevi.

Paketi

Procesi, formular i ruta od odobravanja, izvršenja i prihvatanja dostupni su u svakom paketu. Uslovi u ruti, radnje po roku (obaveštavanje nadređenih, automatsko odobravanje ili odbijanje), analitika procesa i sastavljanje procesa pomoću AI-ja — u paketu „Mreža“. Više u članku Paketi i plaćanje.

Česta pitanja