Заявки и согласования в приложении

Заявки по процессам, согласования и очередь отдела работают в приложении так же, как в веб-кабинете: это те же задачи, с тем же маршрутом и историей. Процессы настраивает администратор на сайте — см. Процессы — заявки с согласованием.

Разделы вкладки «Задачи»

Вверху вкладки Задачи — переключатель разделов. Разделы, которые вам недоступны, не показываются:

• Задачи — ваши задачи, как раньше;
• Заявки — Мои заявки по процессам, фильтры Открытые и Все, кнопка Новая заявка;
• Согласования — заявки, которые ждут вашего решения, приёмки или доработки; на разделе — счётчик;
• Отдел — Очередь отдела: задачи ваших отделов, которые ещё никто не взял.

Как подать заявку по процессу

1. Откройте меню «+». На вкладке Задачи нажмите + и выберите Заявка по процессу (или в разделе Заявки нажмите Новая заявка). Пункт есть в меню, только если вам доступны процессы.
2. Выберите процесс. Процессы сгруппированы, есть поиск. Если процесс один, форма откроется сразу. В карточке процесса видно его описание и Маршрут — через какие этапы пройдёт заявка.
3. Заполните форму. Название (или оно Сформируется автоматически из ответов), Точка, Срок, Приоритет, Описание и поля процесса. Поля с условием появляются, только когда выполнено условие. Файлы и фото — кнопками Камера, Галерея или Файл.
4. Нажмите «Отправить заявку». Обязательные поля проверяются до отправки — незаполненные будут выделены. Заявка получит номер и сразу уйдёт на первый этап.

Согласования: как принять решение

В разделе Согласования у каждой заявки указано, что от вас ждут: Согласовать, Принять работу или На доработке (заявку вернули вам), и отмечена просрочка. Откройте заявку — сверху карточки будет блок маршрута с этапами, ответами формы и кнопками:

• Согласовать (на этапе приёмки — Принять) — заявка идёт дальше;
• На доработку — заявка возвращается автору;
• Отклонить — заявка закрывается со статусом «Отклонена»;
• Передать — решение переходит другому сотруднику, если этап это разрешает.

Если этап требует комментарий при возврате или отказе, без него кнопка не сработает. Если этап «Должны согласовать все», заявка ждёт решения каждого согласующего.

Исполнение, доработка и отзыв

• Исполнитель этапа нажимает Этап выполнен. Если этап требует фото результата, сначала приложите его кнопкой Фото.
• Автор, которому вернули заявку, видит «Заявку вернули на доработку»: нажмите Исправить и отправить, поправьте ответы и нажмите Отправить повторно — заявка вернётся на тот же этап.
• Автор может Отозвать заявку, если процесс это разрешает. Сотрудник с правом вмешательства видит вместо этого Отменить заявку.

Пока заявка на этапе согласования, у задачи статус На согласовании.

Заявка по QR-коду

На точке или у оборудования может висеть QR-код заявок — например, на кофемашине или беговой дорожке. Если вы вошли в приложение, заявка уходит от вашего имени: вы становитесь автором задачи, видите её в своих задачах и получаете уведомления о ходе работы.

1. Отсканируйте код в приложении. На вкладке Задачи нажмите + → Заявка по QR-коду. Если отсканировать такой код в разделе отметок вкладки График, приложение тоже откроет форму заявки.
2. Опишите проблему. Форма показывает, что это за место и в какой отдел уйдёт заявка. Напишите, что случилось, при необходимости отметьте срочность, оставьте телефон и приложите до 3 фото.
3. Нажмите «Отправить заявку». Появится «Заявка принята» с номером, затем откроется созданная задача.

Если приложение пишет «Код не найден», код неактивен или принадлежит другой компании — его можно Открыть в браузере. «Заявки сейчас не принимаются» — для этого кода не настроен отдел или тариф компании не включает заявки по QR.

Очередь отдела

Если вы состоите в отделе, задачи отдела без исполнителя попадают в раздел Отдел → Очередь отдела. В карточке такой задачи — пометка «В очереди отдела» и кнопки:

• Взять себе — вы становитесь исполнителем;
• Назначить — только у руководителя отдела: выберите сотрудника. В списке видно, у кого сколько открытых задач и кто на смене, на другой точке или отсутствует.

Приоритет, точка и метки задач

При создании обычной задачи (+ → Задача) можно выбрать Приоритет — Срочно, Высокий, Средний (по умолчанию) или Низкий — и Точку. В списках и карточках задачи помечены приоритетом (срочные и высокие) и источником: Аудит, ХАССП, Заявка, HR или номер процесса.

Частые вопросы