Freigabe von Ausgaben: Entscheidungen, Überarbeitung und Freigabeweg

Erreicht eine Ausgabe Ihre Stufe, erhalten Sie eine Push-Nachricht und die E-Mail „Ausgabe muss freigegeben werden“, und die Ausgabe erscheint im Tab Warten auf mich der Liste Finanzen → Ausgaben. Der Zähler im Menü zeigt, wie viele Entscheidungen auf Sie warten.

So entscheiden Sie

1. Öffnen Sie die Ausgabe unter Warten auf mich oder aus der Benachrichtigung.
2. Prüfen Sie die Karte: Betrag, Kategorie, Geschäftspartner, Dokumente (die Rechnung öffnet sich in der Vorschau), Budget der Kategorie, Hinweise der Prüfungen und Empfehlung der KI.
3. Klicken Sie auf:
   • Genehmigen – die Ausgabe geht an die nächste Stufe, nach der letzten zur Zahlung;
   • Zurückgeben zur Überarbeitung – mit Pflichtkommentar; der Autor korrigiert und sendet sie erneut an dieselbe Stufe;
   • Ablehnen – die Ausgabe wird geschlossen, der Autor erhält eine Benachrichtigung mit dem Grund.

In der Liste gibt es bei Ausgaben ohne Hinweise eine Schnellschaltfläche Genehmigen – ohne die Karte zu öffnen.

Entscheidung an einen Kollegen übergeben

Wenn Sie im Urlaub sind oder die Frage nicht in Ihre Zuständigkeit fällt – in der Karte Mehr → Übergeben: Wählen Sie einen Kollegen, er erhält eine Benachrichtigung und entscheidet an Ihrer Stelle.

Weg der Ausgabe

Der Block Freigabeweg in der Karte zeigt ein Diagramm: welche Stufen durchlaufen wurden und von wem, wo die Ausgabe jetzt steht und welche Zweige aufgrund von Bedingungen gegriffen haben (zum Beispiel „Betrag größer als 100 000 – ja“). Darunter folgt die Liste der Stufen mit Entscheidungen und Kommentaren, noch weiter unten der Verlauf aller Änderungen an der Ausgabe.

Stufen „beliebige“ und „alle“

Eine Stufe kann die Entscheidung einer beliebigen freigebenden Person verlangen (wer zuerst antwortet, entscheidet für alle) oder aller (die Ausgabe wartet auf jede einzelne). Das wird im Freigabeweg festgelegt – siehe Einstellungen.

Fristen und Erinnerungen

Hat eine Stufe eine Frist, erhält die freigebende Person Erinnerungen, und bei Überschreitung geht eine Benachrichtigung eine Ebene höher, sofern das im Freigabeweg so eingestellt ist.

In die Freigabe eingreifen

Ein Mitarbeiter mit dem Recht Ausgaben: Einstellungen kann eine Stufe überspringen, die freigebende Person neu zuweisen oder die Ausgabe stornieren – zum Beispiel, wenn die freigebende Person das Unternehmen verlassen hat.

Häufige Fragen