Auf eine Briefing-Karte reagieren

Jede Briefing-Karte auf der Startseite hat fertige Aktionen: Der Aufgabentext ist bereits geschrieben, Prüfer und Datum sind schon ausgewählt. Sie prüfen, passen bei Bedarf an und bestätigen. Ist keine Aktion nötig, können Sie die Karte zurückstellen, als erledigt markieren oder ausblenden.

Eine Aufgabe vergeben

1. Klicken Sie auf der Karte auf die Aufgaben-Schaltfläche. Zum Beispiel Aufgabe an den Standortleiter vergeben oder Standortleiter mit der Klärung beauftragen.
2. Prüfen Sie die Aufgabe. Titel, Beschreibung und Frist sind bereits anhand der Fakten auf der Karte ausgefüllt – passen Sie sie bei Bedarf an.
3. Wählen Sie die Verantwortlichen. Standardmäßig sind die Standortleiter des Standorts ausgewählt. Hat der Standort keinen Standortleiter, ist ein Administrator ausgewählt. Die Liste enthält die Mitarbeiter des Standorts und die Administratoren; über die Suche finden Sie eine Person.
4. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“. Die Aufgabe erscheint in Ihrem Namen im Bereich Aufgaben, und die Verantwortlichen erhalten eine Benachrichtigung. Die Karte verlässt das Briefing mit dem Status Erledigt.

Ein außerplanmäßiges Audit ansetzen

Die Schaltfläche Außerplanmäßiges Audit ansetzen – sie kann auch Unangekündigtes Audit, Folgeaudit in einer Woche oder Kontrollaudit durch einen anderen Auditor heißen – steht Administratoren zur Verfügung.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Ein Formular mit der Checkliste und dem Standort von der Karte öffnet sich.
2. Wählen Sie Datum und Prüfer. Oben in der Liste stehen diejenigen, die diese Checkliste an diesem Standort in den letzten 90 Tagen am häufigsten geprüft haben. Bei einer Kontrollprüfung ist der Mitarbeiter von der Karte nicht in der Liste.
3. Klicken Sie auf „Planen“. Im Planer erscheint ein einmaliges Audit, und der Prüfer erhält eine E-Mail und einen Tag vorher eine Erinnerung.

Mitarbeiter erinnern

• Prüfer erinnern – eine Push-Nachricht an den Prüfer zu versäumten geplanten Audits.
• Säumige erinnern – eine Push-Nachricht an Mitarbeiter, die einen Test nicht rechtzeitig absolviert haben.
• Nicht-Leser erinnern – eine Push-Nachricht an diejenigen, die die Kenntnisnahme einer Anleitung nicht bestätigt haben.
• Bearbeiter erinnern – eine Push-Nachricht an die Verantwortlichen der überfälligen Aufgaben des Standorts, mit einem Link zur Aufgabe.

Die ersten drei Schaltflächen stehen Administratoren zur Verfügung, die letzte allen, die die Karte sehen. Vor dem Senden erscheint eine Bestätigung mit der Anzahl der Empfänger.

Eine Karte mit der KI besprechen

Die Schaltflächen Mit KI besprechen, Test zum Thema erstellen, Anleitung schreiben, Schulung zum Thema vorbereiten und Dank schreiben öffnen den KI-Assistenten mit einer fertigen Frage zu dieser Karte. Der Assistent sieht die Fakten der Karte und kann einen Entwurf für einen Test, eine Checkliste oder eine Aufgabe vorbereiten – angelegt wird er erst nach Ihrer Bestätigung. Siehe KI-Assistent im Web-Konto.

Link-Schaltflächen (Bericht öffnen, Testergebnisse, Planer öffnen und andere) führen Sie einfach in den richtigen Bereich. Die Karte bleibt im Briefing.

Ohne Aktion erledigen

Klicken Sie auf der Karte auf …:

• Bereits erledigt – das Problem ist bereits behoben. Die Karte verlässt das Briefing mit dem Status Erledigt.
• Bis morgen zurückstellen / Für eine Woche zurückstellen – die Karte kehrt ins Briefing zurück, wenn das Problem bis dahin nicht verschwunden ist.
• Kein Problem – Sie können kurz eine Begründung angeben. Die Karte verlässt das Briefing. Nach 30 Tagen kann sie zurückkehren, wenn sich die Lage verändert hat.
• So etwas nicht anzeigen… (nur Administratoren) – ähnliche Signale ausblenden: nur diese Karte, solche Signale für diesen Standort oder zu diesem Mitarbeiter oder für das gesamte Unternehmen. Ausgeblendete Signale holen Sie in den Briefing-Einstellungen zurück – siehe Briefing einrichten und was die KI selbstständig erledigt.

Was nach einer Aktion passiert

Nach 2 Wochen vergleicht die KI-Kontrolle die zwei Wochen vor der Aktion mit den zwei Wochen danach: die Mängelquote bei denselben Anforderungen am selben Standort und bei einem sinkenden Ergebnis die durchschnittliche Punktzahl. Das Ergebnis erscheint im Abschnitt Was Ihre Aktionen gebracht haben:

• Geholfen – die Kennzahl hat sich um 3 Punkte oder mehr verbessert;
• Verschlechtert – die Kennzahl hat sich um 3 Punkte oder mehr verschlechtert;
• Unverändert – der Unterschied beträgt weniger als 3 Punkte.

Gibt es zu wenige Audits für einen Vergleich, wird kein Ergebnis angezeigt.

Findet die Datenprüfung das Problem 2 Wochen nach der Aktion immer noch, kehrt die Karte mit der Kennzeichnung nicht geholfen ins Briefing zurück – dann lohnt sich eine andere Aktion.

Entscheidungsprotokoll

Öffnen Sie auf der Startseite den Tab Entscheidungsprotokoll. Er zeigt alles, was in den letzten 30 Tagen mit Karten passiert ist:

• Erledigt – mit der Art der Aktion und dem Vermerk „von der KI erledigt“, wenn die Aktion selbstständig ausgeführt wurde;
• Von selbst erledigt – die Datenprüfung findet das Problem nicht mehr;
• Kein Problem – mit Begründung, falls eine angegeben wurde;
• Zurückgestellt – bis wann.

Die Schaltfläche Zurück ins Briefing zeigt die Karte wieder auf der Startseite an.

Häufige Fragen