Was die KI-Kontrolle prüft

Jeden Morgen führt die KI-Kontrolle 15 Prüfungen über die Daten Ihres Unternehmens aus. Jede sucht nach einer bestimmten Art von Problem und arbeitet mit einer genauen Regel. Im Folgenden steht, was genau berechnet wird und wann eine Karte erscheint. Nicht benötigte Prüfungen schaltet ein Administrator in den Briefing-Einstellungen im Abschnitt Was prüfen ab.

Keine der auf Audits beruhenden Prüfungen berücksichtigt Mystery-Guest-Audits: Sie folgen einer eigenen Methodik. Auch doppelte Kopien desselben Audits werden nicht gezählt – derselbe Mitarbeiter, derselbe Standort und dieselbe Checkliste innerhalb von 3 Minuten. Antworten „Nicht zutreffend“ zählen weder als Einhaltung noch als Mangel.

Dringend

• Nicht bestandene Audits. Ein Audit der letzten 36 Stunden mit einem Ergebnis unter dem für Ihr Unternehmen üblichen Wert – unter dem Ergebnis, das 20 % der Audits der letzten 60 Tage unterschritten haben, und unter 70 % (gab es in 60 Tagen weniger als 20 Audits, einfach unter 70 %). Oder im Audit wurde eine wichtige Anforderung verletzt. Die Karte erscheint nur, wenn es zum Audit noch keine Aufgabe gibt. Vorgeschlagen wird eine Aufgabe für den Standortleiter mit Frist morgen.
• HACCP-Risiken. Am Standort gibt es eine kritische Abweichung, die nicht fristgerecht behoben wurde, oder an einem Tag wurden 2 oder mehr Protokolleinträge versäumt. Funktioniert für Unternehmen, die die Einrichtung von HACCP abgeschlossen haben.

Eine wichtige Anforderung ist eine Frage, deren Gewicht mindestens doppelt so hoch ist wie das durchschnittliche (Median-)Gewicht der Fragen dieser Checkliste. Haben alle Fragen einer Checkliste dasselbe Gewicht, hat sie keine wichtigen Anforderungen.

Qualität an den Standorten

• Nur zeitweise eingehalten. Für eine Anforderung an einem Standort werden die letzten 8 Antworten aus 30 Tagen herangezogen. Eine Karte erscheint, wenn es mindestens 5 Antworten gibt, darunter mindestens 2-mal „Ja“ und 2-mal „Nein“, die Antwort 3-mal oder öfter gewechselt hat und eine der letzten drei ein Mangel ist. Das sieht so aus: ✗✓✗✓✗ – jedes Audit für sich wirkt normal, zusammen zeigen sie aber, dass nur für das Audit aufgeräumt wird. Sind die letzten drei Antworten „Ja“, hat sich der Standort offenbar verbessert, und es gibt keine Karte.
• Wiederkehrende Mängel. Eine Anforderung wurde in 3 der letzten 4 Audits innerhalb von 45 Tagen verletzt, einschließlich des letzten. Wurde in den letzten 90 Tagen bereits eine Aufgabe zu dieser Anforderung am Standort abgeschlossen, steht auf der Karte, dass der Mangel zurückgekehrt ist. Anforderungen, die unter „nur zeitweise eingehalten“ fallen, werden hier nicht wiederholt.
• Sinkendes Ergebnis. Das durchschnittliche Ergebnis des Standorts für eine Checkliste liegt in den letzten 2 Wochen 7 oder mehr Punkte unter dem der 4 Wochen davor. In jedem der beiden Zeiträume sind mindestens 3 Audits nötig.
• Audits eingestellt. Der Standort wurde früher regelmäßig geprüft – 6 oder mehr Audits in 4 Wochen –, aber in den letzten 7 Tagen gab es keine Audits, und die Pause ist dreimal länger als der übliche Abstand. Ist es im ganzen Unternehmen still geworden, gibt es eine Karte für das Unternehmen.

Jeder Standort erhält eine Karte jeder Art, mit den aussagekräftigsten Anforderungen.

Zuverlässigkeit der Audits

Diese Karten sehen nur Administratoren. Die KI handelt bei ihnen nie selbstständig.

• Wiederholte Fotos. Dieselbe Datei von einem Smartphone ist innerhalb von 30 Tagen an Audits an mindestens drei verschiedenen Tagen angehängt. Verwendet werden nur eindeutige Dateinamen, die das Smartphone jeder Aufnahme gibt. Kurze Namen wie 4456.jpg werden ignoriert: Sie können zufällig übereinstimmen. Eine Wiederholung bedeutet nicht immer Betrug – vergleichen Sie die Fotos, bevor Sie Schlüsse ziehen.
• Zu hohe Bewertungen. Ein Prüfer bewertet über 90 Tage im Schnitt 10 oder mehr Punkte höher als seine Kollegen. Verglichen wird nur an denselben Standorten und bei denselben Checklisten, die sowohl er als auch andere geprüft haben – sonst könnte er einfach öfter starke Standorte besuchen. Nötig sind mindestens 6 seiner Audits und 6 Audits von Kollegen. Vorgeschlagen wird eine Kontrollaudit durch einen anderen Auditor.
• Mystery Guest vs. interne Audits. Über 90 Tage bewertet der Mystery Guest den Standort 15 oder mehr Punkte schlechter als die internen Audits des Standorts. Nötig sind mindestens 1 angenommener Besuch und 3 interne Audits.

Disziplin

• Prüfplan nicht eingehalten. Ein Prüfer hat in 2 Wochen 2 oder mehr geplante Audits versäumt. Die Status sind dieselben wie im Planer: Ein Audit ist versäumt, wenn das Toleranzfenster abgelaufen ist und kein Audit stattfand.
• Festgefahrene Aufgaben. Ein Standort hat 3 oder mehr offene Aufgaben, die mehr als 2 Tage überfällig sind, oder eine Aufgabe wurde 2-mal oder öfter zur Nachbesserung zurückgegeben. Aufgaben mit einer Frist, die mehr als 60 Tage zurückliegt, werden nicht gezählt.

Personal und Schulung

Karten dieser Gruppe sehen Administratoren.

• Wissenslücken. Ein Checklisten-Abschnitt wurde in 30 Tagen an 3 oder mehr Standorten verletzt, und der Anteil der „Nein“-Antworten für den Abschnitt liegt bei 25 % oder mehr (mindestens 20 Antworten sind nötig). Wird dasselbe an verschiedenen Orten nicht richtig gemacht, braucht es eine Schulung und keine Aufgabe für einen einzelnen Standort. Vorgeschlagen wird, mit dem KI-Assistenten einen Test oder eine Anleitung zum Thema zu erstellen.
• Tests werden nicht bestanden. Bei einem veröffentlichten Test wurden in 60 Tagen weniger als 60 % der abgeschlossenen Versuche bestanden (ab 5 Versuchen) – die Karte nennt das schwächste Thema. Oder 3 oder mehr Mitarbeiter sind mit dem Test überfällig.
• Anleitungen nicht gelesen. Eine Anleitung mit Pflicht-Kenntnisnahme wurde vor mehr als 7 Tagen veröffentlicht, und weniger als 70 % der Mitarbeiter, denen sie zugewiesen ist, haben sie bestätigt (und mindestens 3 nicht).

Gute Nachrichten

• Verbesserte Ergebnisse. Ein Standort hat sein durchschnittliches Ergebnis für eine Checkliste um 10 oder mehr Punkte gesteigert (2 Wochen gegenüber den 4 Wochen davor, ab 3 Audits in jedem Zeitraum) und hält sich bei 85 % oder höher. Es gibt höchstens zwei solcher Karten.

Häufige Fragen