Чек-листті қалай жасау керек

Чек-лист конструкторда жиналады — ол кабинеттің ішінде, сол жақтағы әдеттегі мәзірмен ашылады және құжат сияқты көрінеді: жоғарыда атауы мен сипаттамасы, төменде — сұрақтары бар бөлімдер. Өзгерістер автоматты түрде сақталады, сұрақтар үшін бөлек «Сақтау» түймесі жоқ.

Не қажет болады

• әкімші құқықтары немесе «Чек-листтерді жасау және өңдеу» құқығы — онсыз чек-лист тек қарау үшін ашылады, Құқықтар мен рөлдер қараңыз;
• бөлімдерге бөлінген тексеру тармақтарының тізімі.

Чек-лист жасаңыз

1. Бөлімді ашыңыз. Жұмыс → Аудит чек-листтері мәзірінде Чек-лист жасау түймесін басыңыз.

2. Атауын енгізіп, буманы таңдаңыз. Атауы кемінде 3 таңба болуы керек, мысалы «Күнделікті санитарлық аудит», оны кейін өзгертуге болады. Бума өрісі компанияда бумалар болса пайда болады; тізімде буманы ашқан болсаңыз, ол таңдалып тұрады.

   

3. «Құру» түймесін басыңыз. Бірден Чек-лист конструкторы ашылады.

Конструктор қалай құрылған

Жоғарыда — конструктор панелі:

• Чек-листтер тізіміне көрсеткісі — Жұмыс → Аудит чек-листтері бөліміне оралу;
• чек-лист кімге қолжетімді: Компанияның барлық қызметкерлері немесе Тек таңдалғандар (N) — өзгерту үшін басыңыз;
• Автоматты түрде сақталды белгісі — өзгерістер сақталып қойған;
• Алдын ала қарау, ЖИ-тексеру, Қолжетімділік және Баптаулар түймелері.

Төменде — чек-листтің өзі:

• Атауы — тікелей тақырыпта өзгертіледі («Чек-лист атауы» өрісі).
• Атауының астындағы белгілер — бума, чек-лист кімге қолжетімді, бұзушылықтар бойынша тапсырмалар сценарийі, есептеу әдісі (Пайызбен немесе Ұпаймен), берілген болса қолжетімділік уақыты, сондай-ақ қосулы Локация, Қолтаңба, ЖИ-жоспар.
• Сипаттама — «Тексерушіге сипаттама: нені және қашан тексеру керек» өрісі.
• Қорытынды — чек-листте қанша бөлім мен сұрақ бар және ең көп ұпай.
• Бөлімдер — сұрақтары бар карточкалар.

Бөлімдер мен сұрақтар қосыңыз

1. Бөлім жасаңыз. Чек-листтің соңында Бөлім қосу түймесін басып, атауын енгізіңіз (кемінде 2 таңба), мысалы «Ас үй», және Құру түймесін басыңыз.
2. Сұрақ қосыңыз. Бөлім карточкасының төменгі жағында Сұрақ қосу түймесін басыңыз — «Жаңа сұрақ» пайда болады, оның баптаулары бірден ашылады.
3. Ретін өзгертіңіз. Сұрақты нөмірінің сол жағындағы белгішеден ұстап, бөлімдегі қажетті орынға немесе басқа бөлімге сүйреңіз.
4. Бөлімнің атын өзгертіңіз. Бөлім карточкасындағы атауын басып, мәтінді түзетіңіз және Enter басыңыз — атауы сақталады.
5. Бөлімді жойыңыз. Бөлім карточкасында ⋯ түймесін басып, Бөлімді жою тармағын таңдаңыз. Бөлімді жойғанда оның барлық сұрақтары да жойылады. Сол мәзірде Сұрақ қосу тармағы да бар.

Бөлім атауының жанында — осы бөлімнің сұрақтары бойынша бұзушылықтарды кім жоятынын таңдау: Нүкте басқарушысы (әдепкі), құрылымдық бөлім, лауазым немесе нақты қызметкер. Бұзушылық бойынша тапсырманы аудит өткен нүктеде сол адам алады; құрылымдық бөлім таңдалса — тапсырма осы нүктеге қызмет көрсететін құрылымдық бөлімнің кезегіне түседі (олар Басқару → Бөлімдер мәзірінде бапталады). Толығырақ — Автоматтандыру бөлімінде.

Сұрақты баптаңыз

Бөлім карточкасында сұрақ — нөмірі (мысалы, 1.2), атауы және белгішелері бар жол: жауап түрі («Иә / Жоқ» болмаса), міндетті фото, өткізуге рұқсат, салмақ (×N), нәтижені нөлдеу, көрсету шарты (тәуелді сұрақтың нөмірімен), өз рөлі. Сұрақты басыңыз — баптаулары жолдың ішінде ашылады:

• Негізгі: Атауы — тармақтың тұжырымы, оны аудитор көреді; Аудиторға арналған сипаттама — нені және қалай тексеру керектігі туралы кеңес.
• Жауап түрі: Иә / Жоқ, Жауап нұсқалары, Бірнеше нұсқа, Шкала бойынша бағалау, Нормасы бар сан, Күні, Штрихкод / QR карточкалары (нәтижеге әсер етеді), Мәтін өрісі, Фото, Қолтаңба, Қызметкер (деректер жинау) және Нұсқаулық (жауапсыз). Төменде — таңдалған түрдің Жауап баптаулары және Ұпаймен салмағы — 1-ден бастап бүтін сан, чек-листің есептеу әдісі Ұпаймен болғанда ғана ескеріледі. Барлық түрлер — Жауап түрлері мақаласында.
• Логика және маңыздылық: Тексеру нәтижесін нөлдейді — тармақтағы бұзушылық бүкіл тексеруге 0% береді; Шарт бойынша көрсету — тармақ жоғарыдағы сұраққа белгілі бір жауаптан кейін ғана пайда болады; Эталон фото — қалай болуы керек — сұрақтың жанында бес фотоға дейін.
• Медиа және тіркемелер: Фото міндетті — фотосыз сұраққа жауап беру мүмкін емес; Сұрақты өткізу — аудитор сұрақты өткізіп жібере алады, өткізілген сұрақ нәтижені есептеуге кірмейді; Тіркеме көздері — Камера, Галерея, Файлдар.
• Бұзушылықты кім жояды — бөлім үшін және осы сұрақ үшін: Нүкте басқарушысы, құрылымдық бөлім, лауазым немесе қызметкер. Сұрақта әдепкі мән — Бөлімдегідей; егер дәл осы тармақты басқа біреу жойса, басқасын таңдаңыз, мысалы «Залда жарық қосулы» — техникалық қызмет. Бұл өрісті автоматтандыру сценарийі де (Чек-листтегі жауапты), Авто-тапсырма да пайдаланады.
• Авто-тапсырма — чек-листте автоматтандыру сценарийі болмаса: қандай жауаптарда тапсырма жасау керек және сағатпен мерзім. Тапсырманы Бұзушылықты кім жояды өрісінде көрсетілген адам алады. Толығырақ — Автоматтандыру бөлімінде.

Баптаулардың астында — Көшірмесін жасау (сол бөлімде сұрақтың көшірмесі), Жою және Жию түймелері.

Чек-лист баптаулары

Жоғарғы панельде Баптаулар түймесін басыңыз — Чек-лист баптаулары бүйір панелі ашылады. Ондағы өзгерістер бірден сақталады, «Сақтау» түймесі жоқ.

• Бума — чек-листті қай бумаға салу керек; жаңа буманы Бума жасау сілтемесі жасайды. Бумалар мобильді қосымшада да көрінеді.
• Бұзушылықтар бойынша тапсырмалар — осы чек-листке арналған автоматтандыру сценарийі; Сценарийлерді баптау сілтемесі Автоматтандыруға апарады.
• Есептеу әдісі — Пайызбен немесе Ұпаймен. Жаңа чек-листтерде әдепкі бойынша Ұпаймен таңдалған. Екі әдістің қалай жұмыс істейтіні — Тексеру нәтижесі қалай есептеледі мақаласында.
• Қолжетімді (бастап) және Қолжетімді (дейін) — чек-листті өткізуге болатын тәулік уақыты.
• Мүмкіндіктер — Локация (аудитке телефонның координаттары тіркеледі), Қолтаңба (аудитор тексеру соңында қол қояды) және ЖИ-жоспар (есептегі ЖИ-талдау, ЖИ-аудит қалай жұмыс істейді сілтемесі, Тексеру туралы есеп мақаласын қараңыз) ауыстырғыштары.
• Есепті нүкте email-іне жіберу — әр аудиттен кейін есеп нүкте карточкасындағы «Есептерге арналған нүкте email-іне» жіберіледі (Нүктелер мақаласын қараңыз), нәтижеге қарамастан. Жаңа чек-листтерде ауыстырғыш өшірулі.

Чек-листтің атауы мен сипаттамасы баптауларда өзгертілмейді — оларды тікелей құжатта түзетеді.

Чек-лист кімге қолжетімді

Әдепкі бойынша чек-лист компанияның барлық қызметкерлеріне қолжетімді. Тексеру бәріне қажет болмаса, оны шектеңіз: мысалы, клининг чек-листі — тек жинаушыларға, ал ас үй чек-листі — бір нүктенің аспаздарына ғана.

1. Қолжетімділікті ашыңыз. Конструктордың жоғарғы панелінде Қолжетімділік түймесін (немесе көрсеткінің жанындағы қолжетімділік белгісін) басыңыз — Чек-лист кімге қолжетімді панелі ашылады.
2. Нұсқаны таңдаңыз. Компанияның барлық қызметкерлері — чек-листті барлығы, болашақ қызметкерлер де көреді. Тек таңдалғандар — тек сіз көрсеткендер.
3. Кімге қолжетімді екенін қосыңыз. Бір іздеу өрісінде лауазымдарды, нүктелерді, бөлімдерді (отделдерді) және жеке қызметкерлерді кез келген үйлесімде таңдаңыз.
4. «Сақтау» түймесін басыңыз. Жоғарғы панельде Тек таңдалғандар (N) пайда болады.

Шектеу қалай жұмыс істейді:

• қызметкер кемінде бір тармаққа сәйкес келсе, чек-листті алады;
• нүкте — оның қызметкерлері (негізгі нүктесі де, қосымша нүктесі де осы болғандар, сондай-ақ барлық нүктелерде жұмыс істей алатындар) және нүкте басқарушысы;
• әкімшілер барлық чек-листтерді көреді.

Шектеу қайда әрекет етеді:

• мобильді қосымшада — қызметкер тек өзіне қолжетімді чек-листтерді көреді және бастай алады; қолжетімді чек-листтер жоқ бумалар жасырылады;
• Жоспарлағышта — жоспар жасағанда және аудитті қайта тағайындағанда тек чек-лист қолжетімді қызметкерлер ұсынылады, Аудиттерді қалай жоспарлау керек мақаласын қараңыз;
• Жұмыс → Аудит чек-листтері тізімінде — «Кабинеттегі чек-листтер» құқығы бар, бірақ «Чек-листтерді жасау және өңдеу» құқығы жоқ қызметкерлер тек өздеріне қолжетімді чек-листтерді көреді. Әкімшілер мен чек-листтерді өңдейтіндер бәрін көреді, ал Шектеулі қолжетімділік ауыстырғышы шектеуі бар чек-листтерді көрсетеді.

Алдын ала қарау

Конструктордың жоғарғы панеліндегі Алдын ала қарау түймесі чек-листті аудитор көретіндей етіп көрсетеді: бөлімдер мен сұрақтар конструктордағы ретпен, жауап нұсқалары (Иә, Жоқ, Өткізу — өткізуге рұқсат етілсе, немесе мәтін өрісі), кеңестер, Фото міндетті белгілері, тіркеме көздері және — Ұпаймен әдісі үшін — сұрақ салмағы мен ең көп ұпай. Алдын ала қарауда жауап беру мүмкін емес, бұл тек қарауға арналған.

Конструкторда сүйреу арқылы берілген сұрақтар реті мобильді қосымшадағымен бірдей.

Чек-листті ЖИ-тексеру

Ұзақ уақыт бойы әртүрлі адамдар жасаған чек-лист әдетте ретсізденіп кетеді: бірдей тармақтар әртүрлі тұжырымдалған, бөлімдерде сұрақтардың реті әртүрлі, бір жерде тармақ ұмытылған, бір жерде сұрақ «?» белгісімен аяқталып, «Иә» енді «бәрі дұрыс» дегенді білдірмейді. ЖИ-тексеру чек-листті толығымен оқып, түзетулер ұсынады — ал қайсысын қабылдауды өзіңіз шешесіз.

1. Тексеруді ашыңыз. Конструктордың жоғарғы панелінде ЖИ-тексеру түймесін басыңыз.
2. Нені ескеру керегін жазыңыз (міндетті емес). Нені ескеру керек өрісіне ЖИ білмейтін нәрсені жазыңыз — мысалы: «Шаңырақ-2 залында әкімшілер бар, турникет жоқ».
3. «Чек-листті тексеру» түймесін басыңыз. Тексеру бір минутқа дейін созылады. Бұл уақытта чек-листтің өзі өзгермейді.
4. Түзетулерді қараңыз. Жоғарыда — ЖИ-дің қысқа қорытындысы және ЖИ түзетуге айналдырмаған байқаулары бар Өзіңіз шешкеніңіз жөн блогы. Төменде — екі қойынды:
   • Түзетулер — әр түзету жеке карточкада: не өзгереді (сызылғаны — қалай болды, жуан қаріппен — қалай болады) және неге;
   • Болғаны және болатыны — өзгеріске дейінгі және кейінгі чек-лист қатар: жаңасы жасылмен, өзгертілгені — сарымен, жойылғаны — қызылмен, орны ауыстырылғаны — көкпен белгіленеді.
5. Артығын алып тастаңыз. Келіспейтін түзетудің белгісін алыңыз — Болғаны және болатыны бірден қайта есептеледі. Жаңа бөлімнің белгісін алсаңыз, ондағы жаңа сұрақтардың да белгісі алынады.
6. «N түзетуді қолдану» түймесін басыңыз. N — таңдалған түзетулер саны; олардың бәрі бір операциямен сақталады. Ештеңе сәйкес келмесе, Болдырмау түймесін басыңыз немесе басқа тілекпен Қайта тексеру түймесін басыңыз.

ЖИ нені тексереді:

• қателер, түсініксіз және қос тұжырымдар (бір сұрақта екі факт);
• «Иә» әрқашан норманы, ал «Жоқ» бұзушылықты білдіретінін: «Барлық кілемшелер орнында ма?» сияқты сұрақтар «Барлық кілемшелер орнында» деген тұжырымға айналады;
• бірдей бөлімдер — мысалы, әр локацияға біреуден: бірыңғай тұжырымдар мен сұрақтар реті, қандай тармақтар жетіспейтіні (мұндай тармақтарды қосуды ЖИ сіздің растауыңызды қажет ететін ретінде белгілейді);
• жауап түрі: сан жазу керек тармақтарды («сүлгі қалдығы») Мәтін өрісі етіп жасаған ыңғайлы;
• өткізу, міндетті фото және аудиторға кеңестер — бірдей тармақтарда бірдей;
• 90 күндегі жауаптар статистикасы: қандай сұрақтар әрдайым дерлік өткізіліп жіберіледі;
• чек-листтің атауы мен сипаттамасы.

Нені білу маңызды:

• ЖИ тармақтардың мағынасын өзгертпейді және өзінен жаңа тексерулер ойлап таппайды.
• Бөлімдердің орны ауыстырылмайды: жаңа бөлім чек-листтің соңына қосылады.
• Рөлдерге, авто-тапсырмаларға және сұрақтардың тіркеме көздеріне ЖИ тиіспейді.
• Өткізілген тексерулер мен аналитика өзгермейді: өзгертілген сұрақтар сол сұрақтар болып қалады, жойылғандары тек жаңа тексерулерден жоғалады.
• ЖИ тексергеннен кейін біреу чек-листті өзгертсе, түзетулерді қолдану мүмкін болмайды — тексеруді қайта іске қосыңыз.
• ЖИ-тексеру ЖИ-функциялары бар тарифтерде «Чек-листтерді жасау және өңдеу» құқығы бар пайдаланушыларға қолжетімді. Бір қызметкерге күніне 20 тексеруге дейін.

Көшіру, жою және қалпына келтіру

Жұмыс → Аудит чек-листтері тізімінде әр чек-листтің … мәзірі бар: Өңдеу, Бумаға көшіру, Көшірмесін жасау (барлық бөлімдері мен сұрақтары бар көшірме, сол бумада), Регламентке айналдыру (сұрақтардан жаңа регламент, Регламентті қалай жасау керек қараңыз) және Жою. Жойылған чек-листтер сол жақ панельдегі Жойылғандар бөлімінде 90 күн көрінеді — сол жерден оларды Қалпына келтіру мүмкін. Бірнеше чек-листті бірден жою немесе қалпына келтіру — Бумалар және чек-листтер тізімі мақаласында.

Жиі қойылатын сұрақтар