So richten Sie ein Szenario „Mangel → Aufgabe“ ein
Ein Szenario ist ein Satz von Regeln, nach denen Mängel aus einem Audit zu Aufgaben werden. Es liest sich von oben nach unten wie eine Anleitung: „Rollen aus der Checkliste zuweisen; wenn die Frage kritisch ist – 4 Stunden, Foto und Prüfung; sonst – 24 Stunden“. Szenarien richten Sie unter Arbeit → Automatisierung im Tab Szenarien ein.
Schritt für Schritt
-
Szenario erstellen. Klicken Sie auf Neues Szenario und wählen Sie eine Vorlage oder Von Grund auf. Oder klicken Sie auf Mit KI erstellen und beschreiben Sie die Regeln in Worten („kritisch – 4 Stunden und ein Foto, der Rest – ein Tag“) – der Assistent baut das Szenario aus Blöcken auf (siehe So erstellen Sie Inhalte mit dem KI-Assistenten).
-
Szenario benennen. Der Name steht im Feld oben im Editor.
-
Blöcke einrichten. Ziehen Sie Blöcke aus der Palette links in den Ablauf oder klicken Sie bei einem Block auf +, um ihn ans Ende anzufügen. Mit den Pfeilen am Block ändern Sie die Reihenfolge; das Kreuz löscht den Block.
Der Szenario-Editor: links die Blockpalette, in der Mitte der Ablauf, rechts der Test an einem Audit -
Festlegen, wo es gilt. Aktivieren Sie Standard für alle Checklisten oder klicken Sie in der Zeile Gilt für auf Checklisten auswählen.
-
An einem Audit testen. Wählen Sie rechts im Block An einem Audit testen ein aktuelles Audit mit Mängeln und klicken Sie auf Durchlaufen.
-
Speichern. Klicken Sie auf Speichern. Das Szenario gilt ab dem nächsten Audit.
Fertige Vorlagen
| Vorlage | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Standard | Kritische Mängel (Gewichtung der Frage 3 oder höher) – 4 Stunden, Foto und Bestätigung durch den Standortleiter, Erinnerung und Eskalation. Übrige – 24 Stunden und ein Foto. Wiederholte Mängel – mit Bestätigung und Eskalation an die Standortleiter direkt nach der Frist. Mängel aus einem Abschnitt – in einer gemeinsamen Aufgabe |
| Strenge Kontrolle | Jeder Mangel ist eine Aufgabe mit 8 Stunden, Foto und Bestätigung durch den Auditor, die KI prüft das „Nachher“-Foto, Eskalation an die Standortleiter und danach an die Administratoren |
| Locker | Aufgaben nur für kritische Mängel; alles andere geht in die Morgenübersicht des Standortleiters |
Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt: Nach der Auswahl lassen sich alle Blöcke ändern.
Blöcke eines Szenarios
Die Blöcke laufen für jede „Nein“-Antwort von oben nach unten durch. Enthält der Ablauf zwei Blöcke desselben Typs, gilt der untere – außer bei Eskalationen, von denen Sie mehrere haben können.
| Block | Was er bewirkt |
|---|---|
| Bedingung | Teilt den Ablauf in die Zweige „ja“ und „nein“. Prüft: Gewichtung der Frage, Checklisten-Abschnitt, Wiederholter Mangel, Audit-Ergebnis, % oder Standort |
| Zuweisen | Wer die Aufgabe erhält: Rolle aus der Checkliste, Rolle am Standort, Standortleiter, Auditor oder Mitarbeiter |
| Frist | Wie viele Stunden für die Behebung (ab der Verarbeitung des Audits) |
| „Nachher“-Foto | Die Aufgabe kann nicht ohne Foto geschlossen werden |
| Bestätigung | Ein Mensch nimmt die Arbeit ab: der Standortleiter oder der Auditor |
| Gruppieren | Mehrere Mängel für einen Verantwortlichen werden zu einer Aufgabe mit Unteraufgaben: nach Checklisten-Abschnitt oder nach Bedeutung (KI) |
| Erinnern | Eine Push-Nachricht an den Verantwortlichen N Stunden vor der Frist und, falls markiert, bei Überfälligkeit |
| Eskalation | N Stunden nach der Frist Standortleiter, eine Rolle, einen Mitarbeiter oder Administratoren benachrichtigen – sie werden Beobachter der Aufgabe |
| KI: Aufgabentext | Die KI formuliert die Aufgabe: was zu tun und was zu fotografieren ist |
| KI: Fotoprüfung | Die KI vergleicht die „Vorher“- und „Nachher“-Fotos und gibt dem Prüfer einen Hinweis |
| In die Übersicht | Keine Aufgabe erstellen – der Mangel geht in die Morgenübersicht der Standortleiter (um 9:00 Uhr nach der Zeit des Landes des Unternehmens) |
| Überspringen | Mit diesem Mangel nichts tun |
Enthält das Szenario keinen Block Zuweisen, geht die Aufgabe an die Rolle aus der Checkliste. Gibt es keinen Block Frist, werden 24 Stunden gewährt. Mehr zu Fotos, Prüfung und KI unter „Nachher“-Foto, Bestätigung und KI-Prüfung.
Die Gewichtung der Frage legen Sie im Checklisten-Editor fest. In den Vorlagen gilt „Gewichtung 3 oder höher“ als kritisch – geben Sie diese Gewichtung Fragen zu Lebensmittelsicherheit, Kasse und gesetzlichen Anforderungen.
Das Standardszenario und das eigene Szenario einer Checkliste
- Standard für alle Checklisten – das Szenario gilt für alle Checklisten ohne eigenes Szenario. Ein Unternehmen kann nur ein Standardszenario haben.
- Das eigene Szenario einer Checkliste wählen Sie hier in der Zeile Gilt für oder im Checklisten-Editor im Seitenblock Aufgaben zu Mängeln. Ein Punkt neben einer Checkliste in der Liste bedeutet, dass sie derzeit ein anderes Szenario verwendet.
Wird ein Szenario gelöscht, wechseln seine Checklisten zum Standardszenario; bereits erstellte Aufgaben ändern sich nicht.
Test an einem echten Audit
Der Block An einem Audit testen zeigt, was das Szenario mit den Mängeln des gewählten Audits tun würde: wie viele Aufgaben, für wen, mit welcher Frist und welchen Anforderungen und was in die Übersicht ginge oder übersprungen würde. Dabei wird nichts erstellt und an niemanden gesendet. Der Hinweis „Rolle unbesetzt – an Standortleiter“ zeigt, wo an einem Standort Rollen fehlen.
Häufige Fragen
Warum ist aus einem Mangel keine Aufgabe entstanden?
Prüfen Sie: Die Antwort war tatsächlich „Nein“; die Checkliste hat ein Szenario (ein eigenes oder das Standardszenario); das Szenario hat den Mangel nicht in die Übersicht geschickt oder „Überspringen“ gewählt; für diesen Mangel gibt es am Standort noch keine offene Aufgabe – sonst wird keine neue erstellt, und der Verantwortliche erhält die Benachrichtigung, dass der Mangel erneut festgestellt wurde. Am schnellsten prüfen Sie das mit dem Block An einem Audit testen.
Kann ich unterschiedliche Regeln für Küche und Gastraum festlegen?
Ja. Fügen Sie einen Block Bedingung mit dem Feld Checklisten-Abschnitt hinzu, wählen Sie die Abschnitte und legen Sie die gewünschten Blöcke in die Zweige „ja“ und „nein“. Oder geben Sie den Abschnitten im Checklisten-Editor unterschiedliche Rollen.
Was ist die Morgenübersicht?
Eine einzelne Push-Benachrichtigung an die Standortleiter mit einer Liste kleinerer Mängel, für die das Szenario keine Aufgaben erstellt hat (der Block In die Übersicht). Gibt es keine Standortleiter, geht die Übersicht an die Administratoren.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.