Права и роли — кому что доступно в кабинете

Раздел Управление → Права и роли определяет, что каждый сотрудник может делать в веб-кабинете: какие разделы открывать, какие действия выполнять и какие данные видеть — ставки, зарплату, личные данные, медкнижки. Большинство прав можно ограничить точками: например, управляющий видит график и табель только своих точек, а бухгалтер — зарплату всей сети.

Как устроены права

• Право — одна возможность: открыть раздел, выполнить действие или увидеть данные. Права сгруппированы по разделам: «Аналитика и аудиты», «ХАССП», «График смен», «Ставки и зарплата» и т. д. Полный список — в конце статьи.
• Роль — набор прав с галочками, например «Бухгалтер» или «HR». Роль назначается сотрудникам, и права из всех их ролей складываются.
• Личные права — поверх ролей конкретному сотруднику можно выдать отдельное право или запретить его.
• Администратор компании может всё на всех точках. Роли и личные права для него не настраиваются — чтобы ограничить администратора, снимите у него отметку администратора.

Сотрудник без прав видит только свои задачи, тесты и график. Права «по положению» действуют и без ролей: руководитель отдела видит свой отдел, автор и исполнитель — свою задачу, а доступ к папкам инструкций задаётся в самих инструкциях.

Раздел Права и роли открывают администратор и сотрудники с правом «Назначение ролей и прав сотрудникам» или «Журнал доступа». В нём три вкладки: Роли, Сотрудники и Журнал.

Где действует право: точки

У права с отметкой точек можно выбрать, где оно действует:

• Все точки — на всей сети;
• Свои точки — где сотрудник работает или руководит, и точка его сегодняшней смены;
• Точки, которыми руководит — точки и регионы, где сотрудник назначен управляющим (в «Точки и регионы»);
• Выбранные точки — конкретный список точек.

Если одно право приходит из нескольких ролей с разными точками, они объединяются. Права без отметки точек действуют на всю компанию — их можно только дать или не дать.

Системные роли «Все сотрудники» и «Управляющий точки»

Две роли есть в каждой компании, их можно менять, но нельзя удалить:

• Все сотрудники — есть у каждого сотрудника. По умолчанию: «Аналитика», «Журнал аудитов и отчёты», «Выгрузка аудитов (Excel, PDF)», «Планировщик аудитов», «Все задачи точек», «ХАССП: журналы и отклонения» и «Заполнение журналов ХАССП» — на своих точках.
• Управляющий точки — есть у управляющих точек и регионов. По умолчанию: «График смен: просмотр», «Составление графика», «Публикация графика», «Отметки прихода и ухода», «Табель», «KPI сотрудников», «Заявки сотрудников», «Настройки точки», «Работа с отклонениями» и «Подтверждение выполнения задач» — на точках, которыми руководит.

Этот состав повторяет то, что сотрудники и управляющие могли делать до появления ролей. Если, например, рядовым сотрудникам не нужна аналитика, снимите галочку в роли «Все сотрудники».

Готовые роли: Бухгалтер, HR, Технолог ХАССП, Аудитор

При первом открытии раздела в компании появляются роли-заготовки. Их можно переименовать, изменить или удалить:

• Бухгалтер — график и табель, ставки, зарплата с утверждением и выплатой, выгрузка зарплаты и расчётные листки, список сотрудников.
• HR — сотрудники с контактами, добавление и правка, вход сотрудников, должности, кадровая карточка, личные данные и документы, приём, перевод и увольнение, отпуска и больничные, шаблоны приёма и увольнения, заявки сотрудников.
• Технолог ХАССП — все права раздела ХАССП: журналы, отклонения (в том числе критические), медкнижки, справочники, план и настройки.
• Аудитор — аналитика и рейтинг аудиторов, журнал аудитов и выгрузка, чек-листы, планировщик, все задачи точек и подтверждение их выполнения.

Как создать роль и назначить её

1. Откройте раздел. Управление → Права и роли, вкладка Роли.
2. Создайте роль. Нажмите Новая роль, введите название и коротко — для кого она. Чтобы взять за основу существующую, откройте её и нажмите Копировать.
3. Отметьте права. Поставьте галочки у нужных прав. У права с отметкой точек выберите, где оно действует. Права, без которых выбранное не работает, добавятся сами, а если снять право — вместе с ним снимутся зависящие от него. Поиск Найти право… помогает найти право по названию.
4. Сохраните. Нажмите Создать роль (у существующей роли — Сохранить).
5. Назначьте сотрудникам. В блоке У кого роль нажмите Назначить сотрудникам и выберите людей. Права обновятся сразу.

Удалить роль можно кнопкой Удалить — она снимется со всех сотрудников, и их права сразу уменьшатся.

Личные права сотрудника: выдать или запретить

На вкладке Сотрудники выберите человека — справа его роли и права. Те же настройки есть в карточке сотрудника на вкладке Доступ.

• Отметьте или снимите роли сотрудника.
• На вкладке Личные права у каждого права выберите: По ролям — как в ролях сотрудника; Выдать — добавить лично, с выбором точек; Запретить — убрать, даже если роль его даёт.
• Нажмите Сохранить.

Запрет сильнее любой роли: так можно, например, дать сотруднику роль «HR», но закрыть ему «Личные данные».

Итоговые права и история

Блок Итоговые права показывает, что сотрудник может на самом деле, на каких точках и откуда пришло каждое право — из какой роли или лично. Если есть несохранённые изменения, итог пересчитается после сохранения. На вкладке История — все изменения прав этого сотрудника: кто, когда и что поменял; её видят сотрудники с правом «Журнал доступа».

Кто может раздавать права

• Администратор настраивает всё и назначает администраторов. Сделать сотрудника администратором или снять с него эту отметку может только администратор.
• Сотрудник с правом «Назначение ролей и прав сотрудникам» назначает роли и личные права, но выдать или запретить может только те права, что есть у него самого, и только на своих точках. Администраторов и самого себя он менять не может.
• Чтобы создавать и менять роли, нужно ещё право «Правка ролей» — в тех же пределах.

Журнал доступа

Вкладка Журнал (право «Журнал доступа») показывает:

• изменения прав и ролей: выдано, запрещено, снято право, изменены точки, назначена или снята роль, создана, изменена или удалена роль;
• назначение и снятие администратора, открытие и закрытие доступа в веб-кабинет;
• просмотры чувствительных данных: карточка и личные данные сотрудника, ставки и зарплата, документы, медкнижки, записи прокторинга, выплаты тайным гостям;
• выгрузки (Excel, PDF, расчётные листки);
• отказы — попытки открыть то, на что нет права.

Фильтры: сотрудник, вид события (Изменения прав, Просмотры, Выгрузки, Отказы), право и даты. Записи хранятся 12 месяцев. Повторные просмотры одних и тех же данных в течение нескольких минут склеиваются в одну запись.

Что стало с прежними отметками

Отметки «менеджер графика», «доступ к зарплате», «менеджер ХАССП» и «редактор тестов» больше не ставятся в окне сотрудника и в настройках разделов. У кого они были, получили соответствующие личные права на всех точках — в журнале это записи «Перенесены прежние права». Дальше эти права настраиваются только в Права и роли.

Права в ИИ-помощнике и мобильном приложении

ИИ-помощник в кабинете работает в пределах прав сотрудника: показывает и меняет только то, что сотрудник мог бы сделать сам. Права и роли настраиваются в веб-кабинете; в мобильном приложении часть экранов пока проверяет только, администратор ли сотрудник.

Все права по разделам

«По точкам» — право можно ограничить точками. «Просмотры в журнале» — каждый просмотр этих данных записывается в журнал доступа.

Главная и ИИ-контроль

Аналитика и аудиты

Чек-листы и планировщик

Задачи и автоматизация

Инструкции и тестирование

Тайный гость

ХАССП

Сотрудники и кадры

График смен

Ставки и зарплата

Компания

Права доступа

Частые вопросы