Prava i uloge — ko šta može u veb-kabinetu

Odeljak Podešavanja → Prava i uloge određuje šta svaki zaposleni može da radi u veb-kabinetu: koje odeljke otvara, koje radnje obavlja i koje podatke vidi — stope, zarade, lične podatke, sanitarne knjižice. Većina prava može da se ograniči na lokacije: na primer, menadžer vidi raspored i evidenciju rada samo svojih lokacija, a knjigovođa — zarade cele mreže.

Kako su prava uređena

• Pravo je jedna mogućnost: otvoriti odeljak, obaviti radnju ili videti podatke. Prava su grupisana po odeljcima: „Analitika i auditi“, „HACCP“, „Raspored smena“, „Stope i zarade“ itd. Kompletan spisak je na kraju članka.
• Uloga je skup prava označenih kvačicama, na primer „Knjigovođa“ ili „HR“. Uloga se dodeljuje zaposlenima, a prava iz svih njihovih uloga se sabiraju.
• Lična prava — pored uloga, određenom zaposlenom možete posebno dodeliti neko pravo ili ga zabraniti.
• Administrator kompanije može sve na svim lokacijama. Uloge i lična prava se za njega ne podešavaju — da biste ograničili administratora, isključite mu Administrator kompanije (vidi „Prijava i administracija“).

Zaposleni bez prava vidi samo svoje zadatke, testove i raspored. Neka prava proističu iz položaja i važe i bez uloga: rukovodilac odeljenja vidi svoje odeljenje, autor i izvršilac — svoj zadatak, a pristup fasciklama uputstava podešava se u samim uputstvima.

Odeljak Prava i uloge otvaraju administrator i zaposleni sa pravom „Dodela uloga i prava zaposlenima“ ili „Dnevnik pristupa“. Ima tri kartice: Uloge, Zaposleni i Dnevnik.

Gde pravo važi: lokacije

Za pravo sa oznakom lokacija možete izabrati gde važi:

• Sve lokacije — u celoj mreži;
• Svoje lokacije — gde zaposleni radi ili rukovodi, i lokacija njegove današnje smene;
• Lokacije kojima rukovodi — lokacije i regioni na kojima je zaposleni postavljen za menadžera (u „Lokacije i regioni“);
• Izabrane lokacije — konkretan spisak lokacija.

Ako isto pravo dolazi iz više uloga sa različitim lokacijama, one se objedinjuju. Prava bez oznake lokacija važe za celu kompaniju — mogu samo da se daju ili ne daju.

Sistemske uloge „Svi zaposleni“ i „Menadžer lokacije“

Dve uloge postoje u svakoj kompaniji; mogu da se menjaju, ali ne i da se obrišu:

• Svi zaposleni — ima je svaki zaposleni. Podrazumevano: „Analitika“, „Dnevnik audita i izveštaji“, „Izvoz audita (Excel, PDF)“, „Planer audita“, „Svi zadaci lokacija“, „HACCP: dnevnici i odstupanja“, „Popunjavanje HACCP dnevnika“, „Procedure: tok izvršenja“ i „Izvršavanje procedura“ — na svojim lokacijama.
• Menadžer lokacije — imaju je menadžeri lokacija i regiona. Podrazumevano: „Raspored smena: pregled“, „Pravljenje rasporeda“, „Objavljivanje rasporeda“, „Prijave dolaska i odlaska“, „Evidencija rada“, „KPI zaposlenih“, „Zahtevi zaposlenih“, „Podešavanja lokacije“, „Rad sa odstupanjima“, „Potvrda izvršenja zadataka“, „Izveštaj o zadacima“ i „Kontrola procedura“ — na lokacijama kojima rukovode.

Ovaj sastav ponavlja ono što su zaposleni i menadžeri mogli pre uvođenja uloga. Ako, na primer, običnim zaposlenima nije potrebna analitika, uklonite kvačicu u ulozi „Svi zaposleni“.

Gotove uloge: Knjigovođa, HR, HACCP tehnolog, Šef smene, Kontrolor

Kada se odeljak prvi put otvori, kompanija dobija pripremljene uloge. Možete ih preimenovati, izmeniti ili obrisati:

• Knjigovođa — raspored i evidencija rada, stope, zarade sa odobravanjem i isplatom, izvoz zarada i platni listići, lista zaposlenih.
• HR — zaposleni sa kontaktima, dodavanje i izmena, prijava zaposlenih, radna mesta, kadrovski karton, lični podaci i dokumenti, prijem, premeštaj i otpuštanje, godišnji odmori i bolovanja, šabloni za prijem i otpuštanje, zahtevi zaposlenih.
• HACCP tehnolog — sva prava HACCP odeljka: dnevnici, odstupanja (uključujući kritična), sanitarne knjižice, šifarnici, plan i podešavanja.
• Šef smene — procedure: tok izvršenja, izvršavanje i kontrola (prihvatanje, vraćanje, otkazivanje pokretanja), svi zadaci lokacija i potvrda njihovog izvršenja. Ako su uloge u kompaniji nastale pre procedura, ove pripremljene uloge nema — napravite ulogu sa ovim pravima sami.
• Kontrolor — analitika i rang lista kontrolora, dnevnik audita i izvoz, ček-liste, planer, svi zadaci lokacija, potvrda njihovog izvršenja i izveštaj o zadacima.

Kako da kreirate ulogu i dodelite je

1. Otvorite odeljak. Podešavanja → Prava i uloge, kartica Uloge.
2. Kreirajte ulogu. Kliknite na Nova uloga, unesite naziv i ukratko — za koga je. Da biste kao osnovu uzeli postojeću ulogu, otvorite je i kliknite na Kopiraj.
3. Označite prava. Stavite kvačice kod potrebnih prava. Za pravo sa oznakom lokacija izaberite gde važi. Prava bez kojih izabrano ne radi dodaju se sama, a ako uklonite pravo, uklanjaju se i ona koja od njega zavise. Pretraga Pronađi pravo… pomaže da pravo nađete po nazivu. Ikona ⓘ pored prava otvara savet: šta pravo daje, koje stavke menija otvara, da li se može ograničiti na lokacije, bez kojih prava ne radi i ko ga ima podrazumevano.
4. Sačuvajte. Kliknite na Kreiraj ulogu (kod postojeće uloge — Sačuvaj).
5. Dodelite zaposlenima. U bloku Ko ima ulogu kliknite na Dodeli zaposlenima i izaberite osobe. Prava se odmah ažuriraju. Novom zaposlenom ulogu možete izabrati odmah pri zapošljavanju: Osoblje → Zaposleni → Zaposli, korak Pristup, blok Uloge. Tamo se vide samo uloge koje možete da dodelite.

Ulogu možete obrisati dugmetom Obriši — ona se uklanja sa svih zaposlenih, a njihova prava se odmah smanjuju.

Lična prava zaposlenog: dodeliti ili zabraniti

Na kartici Zaposleni izaberite osobu — desno su njene uloge i prava. Ista podešavanja postoje u kartonu zaposlenog na kartici Pristup.

• Označite ili uklonite uloge zaposlenog.
• Na kartici Lična prava za svako pravo izaberite: Po ulogama — kao u ulogama zaposlenog; Dodeli — dodati lično, uz izbor lokacija; Zabrani — ukloniti, čak i ako ga uloga daje.
• Kliknite na Sačuvaj.

Zabrana je jača od bilo koje uloge: tako zaposlenom možete, na primer, dati ulogu „HR“, ali mu zatvoriti „Lični podaci“.

Prijava i administracija

Na vrhu podešavanja zaposlenog — na kartici Zaposleni i u kartici zaposlenog na kartici Pristup — nalazi se blok Prijava i administracija sa dva prekidača:

• Administrator kompanije — zaposleni može sve na svim lokacijama. Uključuje ga i isključuje samo administrator; sebi ne možete ukloniti oznaku, a osnivač kompanije je uvek administrator. Pri uključivanju i isključivanju jeCheck traži potvrdu: Postaviti za administratora? ili Ukloniti iz administratora?
• Pristup veb-panelu — da li zaposleni može da se prijavi na sajt; bez pristupa radi samo u mobilnoj aplikaciji. Menja ga administrator ili zaposleni sa pravom „Prijava zaposlenih“ na lokacijama zaposlenog. Administratorima i osnivaču kompanije veb-kabinet se ne može zatvoriti. Više u članku Pristup veb-kabinetu i režim „Samo aplikacija“.

Promene prekidača čuvaju se odmah. Ispod, ako je tako, blok prikazuje: Upravlja lokacijama: …, Upravlja regionima: … i Može da radi na svim lokacijama — raspored i provere na bilo kojoj lokaciji; vidi podatke lokacije na kojoj ima smenu. Ovde je to samo informacija — menja se preko linka Izmeni u „Lokacijama i regionima“.

Zaposleni sa pravom „Prijava zaposlenih“, ali bez prava na uloge i dnevnik, u kartici vidi karticu Pristup samo sa ovim blokom.

Konačna prava i istorija

Blok Konačna prava pokazuje šta zaposleni zaista može, na kojim lokacijama i odakle je stiglo svako pravo — iz koje uloge ili lično. Ako postoje nesačuvane izmene, rezultat se preračunava posle čuvanja. Na kartici Istorija su sve izmene prava ovog zaposlenog: ko je, kada i šta promenio; vide je zaposleni sa pravom „Dnevnik pristupa“.

Ko može da dodeljuje prava

• Administrator podešava sve i postavlja administratore. Samo administrator može zaposlenog učiniti administratorom ili mu ukloniti tu oznaku.
• Zaposleni sa pravom „Dodela uloga i prava zaposlenima“ dodeljuje uloge i lična prava, ali može da dodeli ili zabrani samo prava koja i sam ima, i samo na svojim lokacijama. Administratore i sebe ne može da menja.
• Za kreiranje i izmenu uloga potrebno je i pravo „Izmena uloga“ — u istim granicama.

Dnevnik pristupa

Kartica Dnevnik (pravo „Dnevnik pristupa“) prikazuje:

• izmene prava i uloga: pravo dodeljeno, zabranjeno, uklonjeno, izmenjene lokacije, uloga dodeljena ili uklonjena, uloga kreirana, izmenjena ili obrisana;
• postavljanje i uklanjanje administratora, otvaranje i zatvaranje pristupa veb-kabinetu, izdavanje privremene lozinke (Izdata privremena lozinka);
• postavljanje i uklanjanje menadžera lokacija i regiona, uključivanje i isključivanje „Može da radi na svim lokacijama“ — zapisi Postavljen za menadžera lokacije, Uklonjen iz menadžera lokacije, Postavljen za menadžera regiona, Uklonjen iz menadžera regiona, Može da radi na svim lokacijama, Više ne radi na svim lokacijama;
• preglede osetljivih podataka: karton i lični podaci zaposlenog, stope i zarade, dokumenti, sanitarne knjižice, snimci proktoringa, isplate tajnim gostima, tekstovi prepiski AI dispečera;
• izvoze (Excel, PDF, platni listići);
• odbijanja — pokušaje da se otvori nešto bez prava.

Filteri: zaposleni, vrsta događaja (Izmene prava, Pregledi, Izvozi, Odbijanja), pravo i datumi. Zapisi se čuvaju 12 meseci. Ponovljeni pregledi istih podataka u roku od nekoliko minuta spajaju se u jedan zapis.

Šta je bilo sa ranijim oznakama

Oznake „menadžer rasporeda“, „pristup zaradama“, „HACCP menadžer“ i „urednik testova“ više se ne postavljaju u prozoru zaposlenog niti u podešavanjima odeljaka. Ko ih je imao, dobio je odgovarajuća lična prava na svim lokacijama — u dnevniku su to zapisi „Preneta ranija prava“. Od sada se ta prava podešavaju samo u Prava i uloge.

Prava u AI asistentu i mobilnoj aplikaciji

AI asistent u veb-kabinetu radi u okviru prava zaposlenog: prikazuje i menja samo ono što bi zaposleni mogao i sam.

Uloge i prava se podešavaju u veb-kabinetu i važe i u mobilnoj aplikaciji: zaposleni vidi samo ono što mu je dozvoljeno.

• Ček-liste. Na listi i u današnjem planu prikazuju se samo ček-liste dostupne zaposlenom (Kome je ček-lista dostupna). Za sprovođenje audita nije potrebno posebno pravo.
• Istorija audita. Zaposleni uvek vidi svoje audite. Za tuđe audite potrebno je pravo Dnevnik audita i izveštaji na lokaciji, a za link ka PDF-u pravo Izvoz audita (Excel, PDF).
• Analitika. Za dinamiku audita i česte greške potrebno je pravo Analitika na lokaciji.
• Zadaci. Zaposleni vidi zadatke u kojima učestvuje; pravo Svi zadaci lokacija dodaje sve zadatke lokacije.
• Recenzije i zahtevi klijenata. Potrebna su prava Recenzije lokacija i Zahtevi klijenata.
• Dokumenti. Za otpremanje fajlova i pravljenje fascikli potrebno je pravo Upravljanje bazom uputstava.
• E-pošta kolega. U listama ljudi prikazuje se uz pravo Telefon i e-pošta zaposlenih.
• Uvek dostupno. Moj raspored, evidencija dolaska i odlaska, sopstveni zahtevi i dodeljeni testovi.

Da bi zaposlenom ostali samo raspored i potrebne ček-liste, uklonite suvišna prava iz uloge Svi zaposleni i ograničite ček-liste (Kome je ček-lista dostupna). Podaci se zatvaraju odmah. Stavke menija nestaju posle ažuriranja aplikacije, a do tada takav ekran može da se otvori prazan.

Sva prava po odeljcima

„Po lokacijama“ — pravo može da se ograniči na lokacije. „Pregledi u dnevniku“ — svaki pregled ovih podataka upisuje se u dnevnik pristupa.

Početna i AI kontrola

Analitika i auditi

Ček-liste i planer

Procedure

Zadaci, projekti i automatizacija

Uputstva i testiranje

Tajni gost

HACCP

Zaposleni i kadrovi

Raspored smena

Stope i zarade

AI dispečer

Kompanija

Prava pristupa

Česta pitanja