Um eine Checkliste zu erstellen, legen Sie zuerst das Ziel der Prüfung fest und wer sie durchführt. Dann sammeln Sie alles, was geprüft werden muss, formulieren jeden Punkt als überprüfbare Aussage mit Sollwert („Temperatur im Kühlschrank zwischen 2 und 6 °C“), gruppieren die Punkte in Abschnitte entlang des Rundgangs, entscheiden, wo Fotos und Kommentare nötig sind, und gehen die erste Prüfung gemeinsam mit dem Mitarbeiter durch. Im Folgenden finden Sie jeden Schritt im Detail, typische Fehler und fertige Checklisten-Beispiele, die Sie als Grundlage nehmen können.

Checkliste erstellen in 7 Schritten

Ziel. Was soll nach der Prüfung in Ordnung sein: Schicht nach Standard geöffnet, Küche bereit für die Lebensmittelkontrolle, Zimmer bezugsfertig.
Wer und wie oft. Die tägliche Checkliste eines Mitarbeiters und das monatliche Audit der Betriebsleitung sind zwei verschiedene Dokumente mit unterschiedlicher Länge.
Liste der Prüfpunkte. Schreiben Sie alles auf, was Sie prüfen – aus Standards, Arbeitsanweisungen, Hygienevorgaben und früheren Beanstandungen.
Formulierungen. Ein Punkt – eine überprüfbare Handlung oder ein Zustand, mit Sollwert und ohne Interpretationsspielraum.
Abschnitte und Rundgang. Gruppieren Sie die Punkte so, dass der Prüfer einmal im Kreis durch den Betrieb geht, statt hin und her zu laufen.
Antworten und Nachweise. Ja/Nein, Skala, Zahl (Temperatur), Foto – jeder Punkt bekommt den passenden Antworttyp. Markieren Sie kritische Punkte.
Pilot. Gehen Sie die Checkliste selbst und gemeinsam mit einem Mitarbeiter durch, streichen Sie Überflüssiges, präzisieren Sie Unklares.

Aufbau einer Checkliste

Element	Was hinein gehört	Beispiel
Titel	was und wo geprüft wird	„Schichtöffnung: Gastraum“
Kopf	Standort, Datum, Prüfer	wird in der App automatisch ausgefüllt
Abschnitte	Bereiche entlang des Rundgangs	Eingang → Gastraum → Bar → WC
Prüfpunkt	überprüfbare Aussage mit Sollwert	„Tische abgewischt, Besteck nach Schema eingedeckt“
Antworttyp	Ja/Nein, Skala, Zahl, Foto	Zahl – für die Temperatur
Hinweis	wie geprüft wird, Referenzfoto	Foto des korrekten Gedecks
Gewichtung und Kritikalität	ob der Punkt stärker ins Ergebnis eingeht	„Allergene gekennzeichnet“ – kritisch
Ergebnis	Punktzahl, Mängel, Aufgaben zur Behebung	92 %, 2 Aufgaben

Das größte Problem bei der Einführung von Checklisten ist ihr Umfang. Eine zu lange Liste führt zu nachlässigem – manchmal sogar bewusst falschem – Ausfüllen. Das gilt allerdings vor allem für tägliche Prüfungen, die häufig und regelmäßig stattfinden. Findet ein Audit nur einmal im Monat oder seltener statt, sollte es umgekehrt gründlich und detailliert sein, damit es alle möglichen Probleme und Engpässe erfasst.

Das richtige Maß finden

Für eine tägliche Checkliste, die Mitarbeiter vor Ort ausfüllen, empfehlen wir einen Umfang, der sich in höchstens 10 Minuten abarbeiten lässt. Alles, was länger dauert, wird irgendwann nur noch „irgendwie“ ausgefüllt.

Ist die Arbeit mit Audits im Unternehmen aber nicht verankert und verstehen die Kollegen nicht, wozu sie dienen, funktionieren auch kurze Checklisten nicht. Die Mitarbeiter setzen überall „Ja“, die Leitung sieht sich den Bericht an, findet keine Probleme – scheinbar ist alles gut, in Wirklichkeit nicht.

Wichtig ist, dass derjenige, dessen Arbeit geprüft wird, die Prüfung nicht als Strafe, sondern als Hilfe versteht. Die Aufgabe einer Checkliste ist, den Verantwortlichen durch die wichtigen Punkte zu führen und die Gewohnheit aufzubauen, Dinge zu bemerken, die vorher untergingen. Nach 10–12 Stunden Schicht, ständig unter Druck und bei vollem Haus übersehen wir alle kleine – und manchmal gar nicht so kleine – Mängel.

Erinnern Sie sich an eine Situation aus Ihrer eigenen Erfahrung: Sie kommen zur Kontrolle, gehen zum Kühlschrank – und die Temperatur liegt über dem Sollwert. Sie fragen den Schichtleiter, was los ist, und er versteht selbst nicht, wie ihm das beim Morgenrundgang oder während der Schicht entgehen konnte.

Das erste Audit immer gemeinsam

Die wichtigste Regel ist nicht nur, die Checkliste gut aufzubauen (auch wenn das wichtig ist), sondern sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter durchzugehen, der sie ausfüllen oder auf ihre Ergebnisse reagieren wird.

Fragen vom Smartphone ablesen und „Ja“ oder „Nein“ tippen kann jeder – dafür braucht man nicht einmal eine App. Es geht darum, ein funktionierendes System aufzubauen und es richtig einzuführen.

Führen Sie das erste Audit gemeinsam mit dem Mitarbeiter durch:

zeigen Sie, worauf er achten und wohin er schauen soll;
erklären Sie, wann eine Frage übersprungen werden darf und wann nicht;
vor allem: erklären Sie, dass das Ergebnis keine Bewertung seiner Person ist, sondern ein Maßnahmenplan.

Dann stoßen Prüfungen nicht auf Ablehnung. Bei richtiger Einführung und Schulung wird das Audit eher zur Herausforderung: Die Kollegen wollen wissen, was sich verbessert hat und ob sie es geschafft haben.

Fragen richtig formulieren

Die Fragen einer Checkliste sollten so kurz wie möglich sein. Blähen Sie sie nicht auf zehn Sätze auf, die nicht auf den Bildschirm passen: Je länger die Formulierung, desto mühsamer die Arbeit mit der Checkliste. Wird eine Frage zu lang, teilen Sie sie in zwei oder drei einzelne Fragen.

Neben der Kürze muss die Frage nicht nur für Sie als Autor verständlich sein, sondern auch für die Person, die sie ausfüllt. „Kühlschränke halten die Temperatur“ und „Temperatur im Kühlschrank zwischen 2 und 4 °C“ bedeuten für einen erfahrenen Mitarbeiter dasselbe, die zweite Formulierung ist aber konkreter und lässt keine Fragen offen. Hat ein Mitarbeiter vergessen, welche Temperatur gilt, erinnert ihn schon die Frage daran – und die Checkliste wird zu einer Art Handbuch.

Nicht alle Einschränkungen auf einmal aktivieren

jeCheck berücksichtigt die Besonderheiten verschiedener Branchen: Sie können zum Beispiel ein Foto zur Pflicht machen oder das Überspringen einer Frage verbieten. Aktivieren Sie aber nicht alle Einschränkungen für alle Fragen gleichzeitig.

Fast jede Frage darf übersprungen werden – schalten Sie diese Möglichkeit nicht ohne Grund ab und schätzen Sie die Bedeutung jedes Punktes nüchtern ein. Dasselbe gilt für Pflichtfotos: Manchmal sind sie wirklich nötig, manchmal völlig überflüssig – vor allem bei allgemeinen Fragen wie „Alle Belehrungsnachweise der Mitarbeiter liegen vor“. Was soll fotografiert werden – der Stapel Dokumente oder jedes einzelne? Wahrscheinlich bekommen Sie statt des gewünschten Bildes ein verwackeltes „Etwas“, das nur aufgenommen wurde, um zur nächsten Frage zu kommen.

Machen Sie aus der Prüfung eine Anleitung

Checklisten sind auch ein Lernwerkzeug. Deshalb gibt es in jeCheck Beschreibungen zu jeder Frage: Sie können formatierten Text, Bilder und Links hinzufügen – nutzen Sie das, und die Prüfung wird zur Anleitung.

Neue Mitarbeiter, die noch nicht alles wissen und können, lernen direkt beim Ausfüllen mithilfe der eingebauten Hinweise.

Nehmen wir die Frage „Nachweise über die Unterweisung im Arbeitsschutz sind vollständig“. Kennt außer der Fachkraft für Arbeitssicherheit jemand alle Feinheiten? Und was verlangen Sie von einer Betriebsleitung, die ohnehin tausend Aufgaben hat – besonders an dem Tag, an dem der Lieferant die Liefertermine verwechselt hat und der Betrieb ohne Ware dasteht?

„Den Ordner habe ich irgendwo im Büro gesehen, schaue ich mir abends an“ – und im Bericht steht „Ja“. Versehen Sie solche komplexen Fragen mit verständlichen Beschreibungen und Bildern, die die Feinheiten erklären – dann ist das kein bloßes Audit mehr, sondern ein Lehrbuch. Geben Sie es einer neuen Aushilfe zur Einarbeitung, und die Wirkung ist deutlich größer als beim Lesen verstreuter Anweisungen.

Abschnitte und Rundgang

Hat eine Checkliste 100 Fragen, teilen Sie sie in Abschnitte. Eine feste Regel wie „10 Fragen pro Abschnitt“ gibt es nicht – entscheidend ist etwas anderes.

Analysieren Sie die Checkliste und fassen Sie die Fragen zu logischen Abschnitten zusammen. Das ist aber nur ein Teil der Arbeit. Gehen Sie das Audit gedanklich selbst durch – wahrscheinlich stellen Sie fest, dass Sie von Frage zu Frage kreuz und quer durch den Betrieb laufen: Die Dokumentation liegt an einem Ort, und im selben Abschnitt stehen der Eingangsbereich und der Zustand der Abluftanlage auf dem Dach.

Ordnen Sie die Fragen neben der Logik auch nach dem praktischen Ablauf. Planen Sie den Rundgang so, dass der Mitarbeiter den Betrieb von Frage zu Frage einmal umrundet und ungefähr dort endet, wo er begonnen hat. Das ist deutlich effizienter und spart viel Zeit.

Die Checkliste ist Teil der Arbeit, keine Zusatzaufgabe

Die ideale Checkliste ist also fertig: Die Fragen sind klar formuliert, die Beschreibungen geschrieben, die Abschnitte lassen sich bequem abarbeiten.

Als Nächstes passiert wahrscheinlich Folgendes: „Ich habe keine Zeit für Ihre Checklisten. Ich beantworte schnell alles und schicke es ab – der Lieferant wartet aufs Entladen, und welche Probleme es gibt, weiß ich sowieso.“ Das heißt nicht, dass der Mitarbeiter schlecht ist. Bei der Einführung wurde nur nicht betont, wie wichtig und verbindlich die Prüfungen sind. Checklisten müssen Teil der Arbeit werden, und dafür muss Zeit eingeplant sein.

Verfallen Sie aber nicht ins Extrem: Setzen Sie keine starren Zeitlimits und verlangen Sie nicht, die Checkliste jede Stunde oder fünfmal am Tag auszufüllen. Trennen Sie die Audits:

eine große, wichtige Prüfung – alle paar Tage;
ein Standardrundgang mit 20 Fragen – morgens und abends.

Typische Fehler

Prüfpunkt ohne Sollwert. „Sauber“ versteht jeder anders. Schreiben Sie, was genau gelten soll: „Kein Müll und keine Flecken auf dem Boden, Abfallbehälter höchstens halb voll“.
Zwei Fragen in einer. „Kühlschränke sauber und Temperatur eingehalten“ – was gilt, wenn es sauber, aber zu warm ist? Trennen Sie die Fragen.
Alles ist Pflicht. Pflichtfotos und Überspring-Verbot bei jedem Punkt machen die Prüfung zur Qual.
Checkliste für den Bericht. Wenn niemand die Mängel behebt, setzen die Mitarbeiter nach einem Monat überall „Ja“. Jedes „Nein“ braucht einen Verantwortlichen und eine Frist.
Die Checkliste ändert sich nie. Überarbeiten Sie sie einmal im Quartal: Streichen Sie Punkte, bei denen immer „Ja“ steht, und ergänzen Sie, was in Gästebeschwerden aufgetaucht ist.

Checklisten-Beispiele

Fangen Sie nicht bei null an: Nehmen Sie ein fertiges Beispiel und passen Sie es an Ihre Standards an.

Alle Beispiele finden Sie in der Bibliothek der Checklisten-Vorlagen: Sie können sie ausdrucken oder im Checklisten-Editor öffnen und Prüfungen mit dem Smartphone durchführen. Wie eine Checkliste für einen ganzen Betrieb aussieht, zeigt unsere Restaurant-Checkliste.

Wenn Sie eine Software für Checklisten suchen oder noch Fragen haben – schreiben Sie uns im Chat, wir helfen gern.

Checkliste erstellen: Aufbau, Regeln und Beispiele