Heute geht es darum, wie Sie eine Checkliste erstellen, die tatsächlich funktioniert.

Das größte Problem bei der Einführung von Checklisten ist ihre Länge. Eine zu lange Liste verleitet zu nachlässigen Antworten – manchmal sogar zu bewusst falschen. Das gilt allerdings vor allem für tägliche Prüfungen, die häufig und nach Plan stattfinden. Findet ein Audit nur einmal im Monat oder seltener statt, sollte es genau umgekehrt sein: gründlich und detailliert, damit es alle möglichen Probleme und Engpässe aufdeckt.

Das richtige Maß finden

Für eine tägliche Checkliste, die Mitarbeiter vor Ort ausfüllen, empfehlen wir eine Länge, die sich in höchstens 10 Minuten abarbeiten lässt. Alles, was länger dauert, wird am Ende nur noch mechanisch ausgefüllt.

Doch wenn Audits im Unternehmen nicht richtig verankert sind und die Menschen nicht verstehen, wozu sie dienen, funktionieren auch kurze Checklisten nicht. Die Mitarbeiter kreuzen überall „Ja“ an, der Standortleiter sieht sich den Bericht an, findet keine Probleme – und alles scheint in Ordnung, obwohl es das in Wirklichkeit nicht ist.

Wessen Arbeit geprüft wird, sollte das Audit als Unterstützung sehen, nicht als Strafe. Die Aufgabe einer Checkliste ist schlicht, den Verantwortlichen durch die wichtigen Punkte zu führen und die Gewohnheit aufzubauen, Dinge zu bemerken, die bisher untergingen. Nach 10–12 Stunden Schicht, ständig unter Zeitdruck und mit einem nicht abreißenden Gästestrom, übersehen wir alle kleine – und manchmal gar nicht so kleine – Probleme.

Denken Sie an Ihre eigene Erfahrung: Sie kommen zur Prüfung, gehen zum Kühlschrank – und die Temperatur liegt über dem Grenzwert. Sie fragen den Standortleiter, warum, und er ist genauso ratlos: Er hat keine Ahnung, wie ihm das beim Morgenrundgang oder während der Schicht entgehen konnte.

Das erste Audit immer gemeinsam

Die wichtigste Regel ist nicht nur, die Checkliste gut aufzubauen (auch wenn das wichtig ist), sondern sie gemeinsam mit der Person durchzugehen, die sie ausfüllen oder auf Grundlage der Ergebnisse handeln wird.

Fragen vom Handybildschirm ablesen und auf „Ja“ oder „Nein“ tippen kann jeder – dafür braucht man nicht einmal eine App. Worum es wirklich geht: ein funktionierendes System aufzubauen und es richtig einzuführen.

Führen Sie das erste Audit Seite an Seite mit dem Mitarbeiter durch:

zeigen Sie, worauf zu achten ist und wo man hinschauen muss;
erklären Sie, wann eine Frage übersprungen werden darf und wann nicht;
und vor allem: erklären Sie, dass das Endergebnis keine Bewertung seiner Leistung ist, sondern ein Maßnahmenplan.

Dann stoßen Audits nicht auf Widerstand. Mit der richtigen Einführung und Schulung wird ein Audit eher zur Herausforderung: Man möchte sehen, was sich verändert hat und ob man es diesmal geschafft hat.

Klare Fragen formulieren

Halten Sie jede Frage so kurz wie möglich. Es gibt keinen Grund, eine Frage auf zehn Sätze auszudehnen, die nicht auf den Bildschirm passen – je länger die Formulierung, desto mühsamer die Arbeit mit der Checkliste. Wird eine Frage zu lang, teilen Sie sie in zwei oder drei einzelne Fragen auf.

Neben der Kürze muss eine Frage nicht nur für Sie als Autor verständlich sein, sondern auch für die Person, die sie ausfüllt. „Kühlschränke halten die Temperatur“ und „Die Temperatur im Kühlschrank liegt zwischen 2 und 4 °C“ bedeuten für einen erfahrenen Mitarbeiter dasselbe, doch die zweite Variante ist konkreter und lässt keinen Zweifel. Hat jemand vergessen, wie hoch die Temperatur sein soll, erinnert ihn schon das Lesen der Frage daran – und die Checkliste wird gleichzeitig zum Nachschlagewerk.

Nicht alle Einschränkungen auf einmal aktivieren

Unser System lässt sich an verschiedene Branchen anpassen: Sie können zum Beispiel ein Foto verpflichtend machen oder verhindern, dass eine Frage übersprungen wird. Sperren Sie aber nicht bei jeder Frage alles.

Fast jede Frage kann aus gutem Grund übersprungen werden – deaktivieren Sie diese Möglichkeit also nicht ohne triftigen Anlass, sondern wägen Sie ab, wie wichtig der jeweilige Punkt wirklich ist. Dasselbe gilt für Pflichtfotos. Manchmal sind sie unverzichtbar, manchmal sinnlos – vor allem bei allgemeinen Fragen wie „Gesundheitszeugnisse aller Mitarbeiter liegen vor“. Was soll der Mitarbeiter fotografieren – den ganzen Stapel, jedes Zeugnis einzeln? Wahrscheinlich bekommen Sie ein verwackeltes Bild von „irgendetwas“, aufgenommen nur, um zur nächsten Frage zu kommen.

Machen Sie das Audit zur Anleitung

Wir wissen, wofür Checklisten eigentlich da sind, und haben deshalb Beschreibungen zu Fragen eingebaut. Sie können formatierten Text, Bilder und Links hinzufügen – nutzen Sie das, und Ihr Audit wird zur Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Neue Mitarbeiter, die noch nicht alles wissen, lernen nebenbei: mit den eingebauten Hinweisen, während sie das Audit ausfüllen.

Nehmen wir eine Frage wie „Das Protokoll der Sicherheitsunterweisungen ist korrekt geführt“. Kennt außer Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit irgendjemand alle Details, wie dieses Protokoll zu führen ist? Und was können Sie von einem Standortleiter erwarten, der tausend Aufgaben jongliert und für den das Protokoll definitiv keine Priorität hat – erst recht an dem Tag, an dem ein Lieferant die Liefertermine verwechselt hat und die Ware ausgegangen ist?

„Ich glaube, ich habe das Protokoll irgendwo im Tresor gesehen – ich schaue heute Abend nach“, und im Bericht steht ein „Ja“. Ergänzen Sie solche kniffligen Fragen um klare Beschreibungen mit Bildern, die die Details erklären – dann ist es nicht mehr nur ein Audit, sondern ein Schulungshandbuch. Geben Sie es einem Azubi zum Lernen, und es wirkt weit besser als ein Stapel verstreuter Anweisungen.

Abschnitte und eine Route

Hat Ihre Checkliste 100 Fragen, teilen Sie sie in Abschnitte auf. Eine feste Regel wie „10 Fragen pro Abschnitt“ gibt es nicht – die Logik sollte sich aus etwas anderem ergeben.

Gehen Sie Ihre Checkliste durch und fassen Sie die Fragen in logische Abschnitte zusammen. Das ist aber nur die halbe Arbeit. Spielen Sie das Audit im Kopf durch – wahrscheinlich laufen Sie dabei von Frage zu Frage kreuz und quer durch den Betrieb: Die Protokolle liegen an einem Ort, derselbe Abschnitt umfasst aber auch den Eingangsbereich und die Abluftventilatoren auf dem Dach.

Ordnen Sie die Fragen deshalb nicht nur nach Themen, sondern auch so, dass sie sich bequem abarbeiten lassen. Planen Sie eine Route: Von Frage zu Frage dreht der Mitarbeiter eine Runde durch den Betrieb und endet ungefähr dort, wo er angefangen hat. Das ist deutlich effizienter und kostet viel weniger Zeit als ständiges Hin- und Herlaufen.

Eine Checkliste ist Teil der Arbeit, kein Zusatz

Sie haben also die perfekte Checkliste erstellt: klare, knappe Fragen, hilfreiche Beschreibungen und Abschnitte, die sich leicht abarbeiten lassen.

Was dann oft passiert: „Ich habe keine Zeit für Ihre Checklisten. Ich beantworte schnell alles und schicke es ab – der Lieferant wartet aufs Entladen, und die Probleme kenne ich sowieso.“ Das macht niemanden zu einem schlechten Mitarbeiter. Es bedeutet nur, dass bei der Einführung nie betont wurde, dass Audits wichtig und verpflichtend sind. Checklisten müssen Teil der Arbeit werden – mit fest eingeplanter Zeit dafür.

Gleichzeitig sollten Sie nicht ins Extreme verfallen: Verzichten Sie auf starre Zeitlimits und verlangen Sie keine Checkliste jede Stunde oder fünfmal am Tag. Teilen Sie Ihre Audits lieber auf:

eine große, wichtige Prüfung – alle paar Tage;
ein Standardrundgang mit 20 Fragen – morgens und abends.

Wenn Sie eine Plattform für Checklisten suchen oder noch Fragen haben, schreiben Sie uns im Chat – wir helfen Ihnen gern.

Wie Sie eine wirksame Checkliste erstellen