Сегодня расскажем, как создать эффективный и действительно работающий чек-лист.

Главная проблема при внедрении чек-листов — их объём. Слишком длинный список становится причиной небрежного, а иногда и намеренно ошибочного заполнения. Правда, это касается в первую очередь ежедневных проверок, которые проводятся часто и систематически. Если же аудит проходит раз в месяц или реже, он, наоборот, должен быть основательным и подробным, чтобы учесть все возможные проблемы и узкие места.

Как найти золотую середину

Если речь о ежедневном чек-листе, который заполняют рядовые сотрудники, советуем ограничить его так, чтобы заполнение занимало не больше 10 минут. Всё, что дольше, начнут заполнять «как-нибудь».

Но если в компании не выстроена работа с аудитами и коллегам непонятно, зачем они нужны, не сработают даже короткие чек-листы. Сотрудники везде поставят «да», менеджер посмотрит отчёт и не найдёт никаких проблем — всё вроде бы хорошо, а на деле нет.

Важно, чтобы тот, чью работу проверяют, воспринимал проверку не как наказание, а как помощника. Задача чек-листа — провести ответственного по значимым точкам и сформировать привычку замечать то, что раньше не бросалось в глаза. Проводя по 10–12 часов на смене, в постоянной запаре и с большим потоком гостей, мы так или иначе перестаём замечать мелкие (а иногда и не очень мелкие) недочёты.

Вспомните ситуацию из своего опыта: вы пришли с проверкой, подошли к холодильнику — а температура выше нормы. Спрашиваете менеджера, в чём дело, а он и сам не понимает, как пропустил такое нарушение на утреннем обходе или в течение смены.

Первый аудит — всегда вместе

Главное правило — не только грамотно составить чек-лист (хотя это тоже важно), но и пройти его вместе с сотрудником, которому предстоит его заполнять или реагировать на результаты.

Читать вопросы с экрана смартфона и ставить «да» или «нет» может каждый — для этого даже не нужно приложение. Смысл в том, чтобы создать работающую систему и грамотно её внедрить.

Проведите первый аудит вместе с сотрудником:

покажите, на что обращать внимание и куда смотреть;
объясните, когда вопрос можно пропустить, а когда нельзя;
главное — объясните, что итоговый результат не оценка его работы, а план действий.

Тогда проверки не будут вызывать отторжения. При правильном внедрении и обучении аудит становится скорее вызовом: коллегам интересно, что изменилось и справились ли они.

Грамотная формулировка вопросов

Вопросы чек-листа должны быть максимально короткими. Не нужно раздувать их до десяти предложений, которые не помещаются на экран: чем длиннее формулировка, тем сложнее работать с чек-листом. Если вопрос получается слишком большим — разбейте его на два-три отдельных.

Кроме краткости, вопрос должен быть понятен не только вам как автору, но и тем, кто будет его заполнять. «Холодильники держат температуру» и «Температура в холодильнике от 2 до 4 °C» для опытного сотрудника означают одно и то же, но вторая формулировка конкретнее и не вызовет вопросов. Если сотрудник забыл, какой должна быть температура, он вспомнит это, просто прочитав вопрос, — и чек-лист превращается в своего рода пособие.

Не включайте все ограничения сразу

Наша система учитывает особенности разных сфер бизнеса: например, можно сделать фото обязательным или запретить пропуск вопроса. Но не стоит включать все ограничения для всех вопросов сразу.

Почти любой вопрос можно пропустить — не отключайте эту возможность без необходимости и трезво оценивайте важность каждого пункта. То же касается обязательных фотографий: иногда они действительно нужны, а иногда совсем лишние — особенно для обобщённых вопросов вроде «Все медицинские допуски сотрудников в наличии». Что фотографировать — стопку документов, каждый по отдельности? Скорее всего, вместо нужного снимка вы получите смазанное «нечто», сделанное лишь для того, чтобы перейти к следующему вопросу.

Превратите проверку в руководство

Мы понимаем, для чего нужны чек-листы, поэтому сделали систему описаний к вопросам. В описание можно добавить форматированный текст, изображения и ссылки — используйте эту возможность, и проверка станет руководством.

Новые сотрудники, которые ещё не всё знают и умеют, будут учиться прямо по ходу заполнения, обращаясь к встроенным подсказкам.

Возьмём вопрос «Журнал вводного инструктажа по охране труда заполнен». Знает ли кто-то, кроме специалиста по охране труда, все тонкости его ведения? И что требовать от управляющего, у которого и так тысяча задач, а журнал точно не на первом месте — особенно в день, когда поставщик перепутал даты доставки и заведение осталось без продуктов?

«Вроде видел этот журнал, лежит где-то в сейфе, вечером посмотрю», — и в отчёте появляется «да». Снабдите такие сложные вопросы понятными описаниями с картинками, которые объясняют нюансы, — и это уже не просто аудит, а учебник. Дайте его стажёру для ознакомления, и эффект будет намного больше, чем от чтения разрозненных инструкций.

Разделы и маршрут обхода

Если в чек-листе 100 вопросов, разбейте его на разделы. Жёсткого правила вроде «10 вопросов на раздел» здесь нет — отталкиваться нужно от другого.

Проанализируйте чек-лист и объедините вопросы в логические разделы. Но это лишь часть работы. Попробуйте мысленно пройти аудит сами — скорее всего, окажется, что вы мечетесь по заведению от вопроса к вопросу: журналы в одном месте, а в том же разделе — входная группа и состояние вытяжки на крыше.

Помимо логики, организуйте вопросы с точки зрения удобства прохождения. Продумайте маршрут: переходя от вопроса к вопросу, сотрудник обходит заведение по кругу и заканчивает почти там же, где начал. Это гораздо эффективнее и занимает намного меньше времени, чем бегать туда-сюда.

Чек-лист — часть работы, а не дополнение к ней

Итак, идеальный чек-лист готов: вопросы сформулированы чётко, описания составлены, разделы удобно проходить.

Дальше, скорее всего, произойдёт следующее: «У меня нет времени на ваши чек-листы. Сейчас быстро всё отвечу и отправлю — там поставщик ждёт разгрузки, а какие есть проблемы, я и так знаю». Это не значит, что сотрудник плохой. Просто при внедрении не сделали акцент на важности и обязательности проверок. Чек-листы должны стать частью работы, и на них должно быть выделено время.

Но не впадайте в крайность: не ставьте жёстких временных ограничений и не требуйте заполнять чек-лист каждый час или по пять раз в день. Разделяйте аудиты:

большая важная проверка — раз в несколько дней;
стандартный обход на 20 вопросов — утром и вечером.

Если вы ищете сервис для работы с чек-листами или у вас остались вопросы — напишите нам в чат, мы с радостью поможем.

Как создать эффективный чек-лист