Ինչպես ստեղծել արդյունավետ չեկլիստ

Այսօր կխոսենք այն մասին, թե ինչպես կազմել չեկլիստ, որն իսկապես աշխատում է։

Չեկլիստներ ներդնելիս ամենամեծ խնդիրը երկարությունն է։ Չափազանց երկար ցանկը հրավիրում է անփույթ պատասխանների, իսկ երբեմն՝ դիտավորյալ սխալների։ Սակայն դա հիմնականում վերաբերում է ամենօրյա ստուգումներին, որոնք անցկացվում են հաճախ և գրաֆիկով։ Եթե աուդիտն անցկացվում է ամիսը մեկ անգամ կամ ավելի հազվադեպ, ապա այն պետք է լինի հակառակը՝ մանրամասն և խորը, որպեսզի բացահայտի բոլոր հնարավոր խնդիրներն ու նեղ տեղերը։

Գտնել ոսկե միջինը

Գծային անձնակազմի կողմից լրացվող ամենօրյա չեկլիստի համար խորհուրդ ենք տալիս այն պահել այնքան կարճ, որ լրացվի 10 րոպեում կամ ավելի արագ։ Ավելի երկարը վերջիվերջո կլրացվի մեխանիկորեն։

Բայց եթե աուդիտները պատշաճ ներդրված չեն ընկերությունում, և մարդիկ չեն հասկանում, թե ինչի համար են դրանք, նույնիսկ կարճ չեկլիստները չեն աշխատի։ Աշխատակիցները ամենուր նշում են «այո», մենեջերը դիտում է հաշվետվությունը, խնդիրներ չի գտնում, և ամեն ինչ կարծես կարգին է, մինչդեռ իրականում այդպես չէ։

Մարդը, որի աշխատանքը ստուգվում է, պետք է աուդիտը տեսնի որպես օգնության ձեռք, այլ ոչ թե պատիժ։ Չեկլիստի խնդիրը պարզապես պատասխանատուին անցկացնելն է կարևոր կետերով և սովորություն ձևավորելը՝ նկատել այն, ինչը նախկինում աննկատ էր մնում։ Հերթափոխում 10–12 ժամ անցկացնելուց հետո, մշտական շտապողականության և հյուրերի անդադար հոսքի պայմաններում, մենք բոլորս դադարում ենք նկատել փոքր, իսկ երբեմն էլ ոչ այնքան փոքր խնդիրներ։

Հիշեք Ձեր սեփական փորձը․ գալիս եք ստուգման, մոտենում սառնարանին, իսկ ջերմաստիճանը նորմայից բարձր է։ Հարցնում եք մենեջերին՝ ինչու, և նա նույնքան զարմացած է․ չի հասկանում, թե ինչպես է բաց թողել դա առավոտյան շրջայցի կամ հերթափոխի ընթացքում։

Առաջին աուդիտը միշտ անցկացրեք միասին

Ամենակարևոր կանոնը ոչ միայն չեկլիստը լավ կազմելն է (թեև դա նույնպես կարևոր է), այլ այն միասին անցնելը այն մարդու հետ, ով այն լրացնելու է կամ աշխատելու է արդյունքների հետ։

Ցանկացած մարդ կարող է կարդալ հարցերը հեռախոսի էկրանից և սեղմել «այո» կամ «ոչ»․ դրա համար նույնիսկ հավելված պետք չէ։ Իրական իմաստը աշխատող համակարգ կառուցելն ու այն ճիշտ ներդնելն է։

Առաջին աուդիտն անցկացրեք աշխատակցի հետ կողք կողքի․

• ցույց տվեք, թե ինչին ուշադրություն դարձնել և որտեղ նայել․
• բացատրեք, թե երբ կարելի է հարցը բաց թողնել, իսկ երբ՝ ոչ․
• ամենակարևորը՝ բացատրեք, որ վերջնական արդյունքը նրա աշխատանքի գնահատական չէ, այլ գործողությունների պլան։

Արեք այսպես, և աուդիտները դիմադրության չեն հանդիպի։ Ճիշտ ներդրման և ուսուցման դեպքում աուդիտը դառնում է ավելի շուտ մարտահրավեր․ մարդիկ ուզում են տեսնել, թե ինչ է փոխվել, և արդյոք իրենց հաջողվել է։

Գրեք հասկանալի հարցեր

Յուրաքանչյուր հարց պահեք հնարավորինս կարճ։ Պետք չէ մեկ հարցը ձգել տասը նախադասության, որոնք էկրանին չեն տեղավորվի․ որքան երկար է ձևակերպումը, այնքան դժվար է աշխատել չեկլիստի հետ։ Եթե հարցը չափազանց երկար է ստացվում, բաժանեք այն երկու կամ երեք առանձին հարցի։

Կարճ լինելուց բացի՝ հարցը պետք է հասկանալի լինի ոչ միայն Ձեզ՝ որպես հեղինակի, այլև նրան, ով այն լրացնում է։ «Սառնարանները պահում են ջերմաստիճանը» և «Սառնարանի ջերմաստիճանը 2-ից 4 °C է» փորձառու աշխատակցի համար նույն բանն են նշանակում, բայց երկրորդն ավելի կոնկրետ է և կասկածի տեղ չի թողնում։ Եթե ինչ-որ մեկը մոռացել է, թե ինչ ջերմաստիճան պետք է լինի, պարզապես հարցը կարդալը կհիշեցնի նրան, և չեկլիստը միաժամանակ դառնում է տեղեկատու։

Մի միացրեք բոլոր սահմանափակումները միանգամից

Մեր համակարգը ստեղծված է տարբեր ոլորտների համար․ կարող եք, օրինակ, լուսանկարը դարձնել պարտադիր կամ արգելել հարցը բաց թողնել։ Բայց մի արգելափակեք ամեն ինչ յուրաքանչյուր հարցի համար։

Գրեթե ցանկացած հարց կարելի է հիմնավոր կերպով բաց թողնել, ուստի առանց լուրջ պատճառի մի անջատեք այդ հնարավորությունը․ կշռադատեք, թե որքան կարևոր է իրականում յուրաքանչյուր կետ։ Նույնը վերաբերում է պարտադիր լուսանկարներին։ Երբեմն դրանք անհրաժեշտ են, երբեմն՝ անիմաստ, հատկապես ընդհանուր հարցերի դեպքում, ինչպիսին է «Անձնակազմի բոլոր բժշկական գրքույկները առկա են»։ Ի՞նչ պետք է լուսանկարի աշխատակիցը՝ ամբողջ կույտը, յուրաքանչյուր գրքույկ առանձի՞ն։ Ամենայն հավանականությամբ կստանաք «ինչ-որ բանի» աղոտ լուսանկար, որն արված է միայն հաջորդ հարցին անցնելու համար։

Աուդիտը դարձրեք ուղեցույց

Մենք գիտենք, թե իրականում ինչի համար են չեկլիստները, ուստի ստեղծել ենք հարցերի նկարագրությունների համակարգ։ Կարող եք ավելացնել ձևաչափված տեքստ, նկարներ և հղումներ․ օգտագործեք դա, և Ձեր աուդիտը կդառնա գործնական ուղեցույց։

Նորեկները, որոնք դեռ ամեն ինչ չգիտեն, կսովորեն ընթացքում՝ աուդիտը լրացնելիս օգտվելով ներկառուցված հուշումներից։

Վերցնենք այսպիսի հարց՝ «Անվտանգության հրահանգավորման մատյանը ճիշտ է լրացված»։ Բացի Ձեր աշխատանքի պաշտպանության մասնագետից, ինչ-որ մեկը գիտի՞ այդ մատյանի վարման բոլոր մանրամասները։ Իսկ ի՞նչ կարելի է ակնկալել հազար առաջադրանքով ծանրաբեռնված մենեջերից, որի համար մատյանն ամենևին առաջնահերթություն չէ, հատկապես այն օրը, երբ մատակարարը շփոթել է առաքման ամսաթվերը, և հաստատությունում ապրանքը վերջացել է։

«Կարծես տեսել եմ այդ մատյանը չհրկիզվող պահարանում, երեկոյան կստուգեմ», և հաշվետվության մեջ հայտնվում է «այո»։ Ավելացրեք նման բարդ հարցերին նկարներով հասկանալի նկարագրություններ, որոնք բացատրում են մանրամասները, և դա այլևս պարզապես աուդիտ չէ, այլ ուսումնական ձեռնարկ։ Տվեք այն պրակտիկանտին ուսումնասիրելու, և այն շատ ավելի արդյունավետ կլինի, քան ցրված հրահանգների կույտը։

Բաժիններ և շրջայցի երթուղի

Եթե Ձեր չեկլիստն ունի 100 հարց, բաժանեք այն բաժինների։ Չկա խիստ կանոն, ինչպես «10 հարց մեկ բաժնում»․ տրամաբանությունը պետք է այլ տեղից գա։

Վերանայեք Ձեր չեկլիստը և հարցերը խմբավորեք տրամաբանական բաժիններում։ Սակայն դա գործի միայն կեսն է։ Փորձեք մտքում անցնել աուդիտը․ հավանաբար կնկատեք, որ մի հարցից մյուսը վազվզում եք հաստատության տարբեր անկյուններով․ մատյանները մի տեղում են, իսկ նույն բաժինն ընդգրկում է նաև մուտքի գոտին և տանիքի արտածծիչները։

Ուստի թեմատիկ խմբավորումից բացի՝ հարցերը դասավորեք լրացման հարմարության համար։ Մտածեք երթուղին․ հարցից հարց անցնելով՝ աշխատակիցը շրջան է կատարում հաստատությունով և ավարտում մոտավորապես այնտեղ, որտեղից սկսել է։ Դա շատ ավելի արդյունավետ է և շատ ավելի քիչ ժամանակ է խլում, քան ետ ու առաջ վազելը։

Չեկլիստը աշխատանքի մաս է, ոչ թե հավելում

Ուրեմն, Դուք կազմել եք կատարյալ չեկլիստ՝ հասկանալի, հակիրճ հարցեր, օգտակար նկարագրություններ և բաժիններ, որոնք հեշտ է անցնել։

Ի՞նչ է սովորաբար տեղի ունենում հետո․ «Ձեր չեկլիստների համար ժամանակ չունեմ։ Արագ կպատասխանեմ ամեն ինչին և կուղարկեմ․ մատակարարը սպասում է բեռնաթափմանը, իսկ խնդիրներն առանց այդ էլ գիտեմ»։ Սա չի նշանակում, որ աշխատակիցը վատն է։ Պարզապես ներդրման ժամանակ չեն շեշտել, որ աուդիտները կարևոր են և պարտադիր։ Չեկլիստները պետք է դառնան աշխատանքի մաս, և դրանց համար ժամանակ պետք է հատկացվի։

Միևնույն ժամանակ մի գնացեք ծայրահեղությունների․ խուսափեք ժամանակի կոշտ սահմանափակումներից և մի պահանջեք չեկլիստ ամեն ժամ կամ օրական հինգ անգամ։ Փոխարենը բաշխեք աուդիտները․

• խոշոր, կարևոր ստուգում՝ մի քանի օրը մեկ․
• 20 հարցից բաղկացած ստանդարտ շրջայց՝ առավոտյան և երեկոյան։

Եթե փնտրում եք չեկլիստների հարթակ կամ դեռ հարցեր ունեք, գրեք մեզ չաթում․ սիրով կօգնենք։