Бүгін тиімді әрі шынымен жұмыс істейтін чек-листті қалай құрастыру керегін айтып береміз.

Чек-листтерді енгізудегі басты мәселе — олардың көлемі. Тым ұзын тізім немқұрайлы, кейде тіпті әдейі қате толтыруға себеп болады. Рас, бұл ең алдымен жиі әрі жүйелі түрде жүргізілетін күнделікті тексерулерге қатысты. Ал аудит айына бір рет не одан да сирек өтсе, керісінше, ол барлық ықтимал мәселелер мен осал тұстарды ескеру үшін тиянақты әрі егжей-тегжейлі болуы керек.

Алтын ортаны қалай табуға болады

Егер әңгіме қатардағы қызметкерлер толтыратын күнделікті чек-лист туралы болса, оны толтыру 10 минуттан аспайтындай етіп шектеуге кеңес береміз. Одан ұзағын «әйтеуір» толтыра салатын болады.

Бірақ компанияда аудиттермен жұмыс жолға қойылмаса және әріптестерге олардың не үшін керегі түсініксіз болса, қысқа чек-листтер де нәтиже бермейді. Қызметкерлер барлық жерге «иә» деп белгілейді, басқарушы есепті қарап, ешқандай мәселе таппайды — сырттай бәрі жақсы сияқты, ал шын мәнінде олай емес.

Жұмысы тексерілетін адам тексеруді жаза ретінде емес, көмекші ретінде қабылдағаны маңызды. Чек-листтің міндеті — жауапты адамды маңызды нүктелер бойынша алып өтіп, бұрын көзге түспейтін нәрселерді байқау әдетін қалыптастыру. Ауысымда 10–12 сағат бойы үздіксіз асығыстық пен қонақтар ағынының ортасында жүріп, біз қалай болғанда да ұсақ (кейде онша ұсақ емес) кемшіліктерді байқамай қаламыз.

Өз тәжірибеңізден бір жағдайды еске түсіріңіз: тексеруге келіп, тоңазытқышқа жақындайсыз — температура нормадан жоғары. Басқарушыдан мұның себебін сұрайсыз, ал ол таңғы аралау кезінде не ауысым бойы мұндай бұзушылықты қалай байқамай қалғанын өзі де түсінбейді.

Алғашқы аудит — әрқашан бірге

Басты ереже — чек-листті сауатты құрастыру ғана емес (бұл да маңызды), оны толтыратын немесе нәтижелеріне қарай әрекет ететін қызметкермен бірге өту.

Смартфон экранынан сұрақтарды оқып, «иә» немесе «жоқ» деп белгілеуді кез келген адам істей алады — бұған тіпті қосымшаның да қажеті жоқ. Мәселенің мәні — жұмыс істейтін жүйе құрып, оны сауатты енгізуде.

Алғашқы аудитті қызметкермен бірге өткізіңіз:

неге назар аудару және қайда қарау керегін көрсетіңіз;
сұрақты қашан өткізіп жіберуге болатынын, қашан болмайтынын түсіндіріңіз;
ең бастысы — қорытынды нәтиже оның жұмысына қойылған баға емес, іс-қимыл жоспары екенін түсіндіріңіз.

Сонда тексерулер қарсылық тудырмайды. Дұрыс енгізіліп, оқыту жүргізілсе, аудит керісінше қызықты сынаққа айналады: әріптестер не өзгергенін және өздерінің қалай жұмыс істегенін білгісі келеді.

Сұрақтарды сауатты тұжырымдау

Чек-лист сұрақтары барынша қысқа болуы керек. Оларды экранға сыймайтын он сөйлемге дейін созудың қажеті жоқ: тұжырым неғұрлым ұзын болса, чек-листпен жұмыс істеу соғұрлым қиын. Сұрақ тым үлкен болып шықса — оны екі-үш жеке сұраққа бөліңіз.

Қысқалықтан бөлек, сұрақ автор ретінде сізге ғана емес, оны толтыратындарға да түсінікті болуы тиіс. «Тоңазытқыштар температураны ұстап тұр» және «Тоңазытқыштағы температура 2-ден 4 °C-қа дейін» тәжірибелі қызметкер үшін бір мағына береді, бірақ екінші тұжырым нақтырақ және ешқандай сұрақ туғызбайды. Қызметкер температура қандай болуы керегін ұмытып қалса, сұрақты оқи салып-ақ есіне түсіреді — сөйтіп чек-лист өзіндік оқу құралына айналады.

Барлық шектеулерді бірден қоспаңыз

Біздің жүйе бизнестің түрлі салаларының ерекшеліктерін ескереді: мысалы, фотоны міндетті етуге немесе сұрақты өткізіп жіберуге тыйым салуға болады. Бірақ барлық сұраққа барлық шектеулерді бірден қосудың қажеті жоқ.

Кез келген дерлік сұрақты өткізіп жіберуге болады — бұл мүмкіндікті қажетсіз өшірмеңіз және әр тармақтың маңызын байыппен бағалаңыз. Міндетті фотоларға да осы қатысты: кейде олар шынымен керек, ал кейде мүлде артық — әсіресе «Қызметкерлердің барлық медициналық рұқсаттары бар» сияқты жалпылама сұрақтарда. Нені суретке түсіру керек — құжаттар бумасын ба, әрқайсысын жеке ме? Сірә, қажетті суреттің орнына келесі сұраққа өту үшін ғана түсірілген бұлыңғыр «бірдеңе» аласыз.

Тексеруді нұсқаулыққа айналдырыңыз

Біз чек-листтердің не үшін керегін түсінеміз, сондықтан сұрақтарға сипаттама жазу жүйесін жасадық. Сипаттамаға пішімделген мәтін, суреттер мен сілтемелер қосуға болады — осы мүмкіндікті пайдаланыңыз, сонда тексеру нұсқаулыққа айналады.

Әлі бәрін біліп, меңгеріп үлгермеген жаңа қызметкерлер кірістірілген кеңестерге жүгініп, толтыру барысында-ақ үйренеді.

«Еңбекті қорғау бойынша кіріспе нұсқама журналы толтырылған» деген сұрақты алайық. Еңбекті қорғау маманынан басқа біреу оны жүргізудің барлық қыр-сырын біле ме? Онсыз да мың шаруасы бар, ал журнал бірінші кезекте тұрмайтын басқарушыдан не талап етуге болады — әсіресе жеткізуші жеткізу күндерін шатастырып, мекеме өнімсіз қалған күні?

«Сол журналды көрген сияқтымын, сейфте бір жерде жатыр, кешке қараймын», — сөйтіп есепте «иә» пайда болады. Осындай күрделі сұрақтарды нюанстарды түсіндіретін, суреттері бар түсінікті сипаттамалармен толықтырыңыз — сонда бұл жай аудит емес, оқулық болады. Оны танысу үшін тағылымдамадағы қызметкерге беріңіз, әсері шашыраңқы нұсқаулықтарды оқығаннан әлдеқайда зор болады.

Бөлімдер және аралау бағыты

Чек-листте 100 сұрақ болса, оны бөлімдерге бөліңіз. Мұнда «бір бөлімге 10 сұрақ» сияқты қатаң ереже жоқ — басқа нәрсеге сүйену керек.

Чек-листті талдап, сұрақтарды логикалық бөлімдерге біріктіріңіз. Бірақ бұл — жұмыстың бір бөлігі ғана. Аудитті ойша өзіңіз өтіп көріңіз — бәлкім, сұрақтан сұраққа қарай мекеме ішінде ары-бері жүгіріп жүргеніңізді байқайсыз: журналдар бір жерде, ал сол бөлімде кіреберіс аймағы мен шатырдағы сорғыш желдеткіштің күйі де бар.

Логикадан бөлек, сұрақтарды өтуге ыңғайлы болу тұрғысынан да реттеңіз. Бағытты ойластырыңыз: сұрақтан сұраққа өте отырып, қызметкер мекемені айналып шығып, бастаған жеріне жақын жерде аяқтасын. Бұл ары-бері жүгіргеннен әлдеқайда тиімді әрі уақытты едәуір аз алады.

Чек-лист — жұмыстың бір бөлігі, оған қосымша емес

Сонымен, мінсіз чек-лист дайын: сұрақтар нақты тұжырымдалған, сипаттамалар жазылған, бөлімдерден өту ыңғайлы.

Бұдан кейін, сірә, мынадай жағдай болады: «Сіздердің чек-листтеріңізге уақытым жоқ. Қазір бәріне тез жауап беріп, жіберемін — анда жеткізуші жүк түсіруді күтіп тұр, ал қандай мәселелер барын өзім де білемін». Бұл қызметкердің нашар екенін білдірмейді. Жай ғана енгізу кезінде тексерулердің маңызы мен міндеттілігіне екпін түсірілмеген. Чек-листтер жұмыстың бір бөлігіне айналып, оларға уақыт бөлінуі керек.

Бірақ шектен шықпаңыз: қатаң уақыт шектеулерін қоймаңыз және чек-листті сағат сайын не күніне бес рет толтыруды талап етпеңіз. Аудиттерді бөліңіз: