Routinen: der Handlungsablauf in der Schicht
Eine Routine ist der Handlungsablauf eines Mitarbeiters in der Schicht: den Standort öffnen, alle zwei Stunden die WCs reinigen, eine Lieferung annehmen, die Schicht abschließen. Der Mitarbeiter erledigt die Schritte in der mobilen App und markiert jeden einzelnen – mit Foto, Messwert oder einem Grund, falls etwas nicht möglich ist. Punkte gibt es nicht: Sie sehen nur, ob erledigt wurde, ob pünktlich, von wem und wo Probleme aufgetreten sind.
Routine oder Audit-Checkliste
jeCheck bietet zwei verschiedene Werkzeuge. Eine Routine hilft, die Arbeit zu erledigen, eine Audit-Checkliste, das Ergebnis zu prüfen.
| Routine | Audit-Checkliste | |
|---|---|---|
| Wozu | die Arbeit richtig erledigen und nichts vergessen | prüfen, ob der Standard eingehalten wird |
| Wer ausfüllt | Ausführende: Koch, Kassierer, Zimmermädchen, Reinigungskraft | Prüfende: Standortleiter, Auditor, Testkäufer |
| Wann | jede Schicht: nach Plan, als Kette oder bei einem Ereignis | stichprobenartig: geplant oder unangekündigt |
| Punkt | Aktion: „Seife nachfüllen“, „Tische abwischen“ | Zustand: „Ist Seife da?“, „Sind die Tische sauber?“ |
| Ergebnis | erledigt oder nicht, pünktlich oder nicht, von wem, Fotos, Gründe – ohne Punkte | Ergebnis in Prozent, Verstöße, Standort-Ranking |
| Bei einem Problem | eine Aufgabe oder eine andere Routine startet automatisch | Verstoß → Aufgabe zur Behebung |
Am besten funktionieren beide zusammen: die Routine jeden Tag, das Audit stichprobenartig. Sind die Routinen „erledigt“, das Audit findet aber Verstöße, werden die Schritte offenbar ohne hinzusehen markiert – das zeigen die Analysen der Routinen.
Eine Audit-Checkliste lässt sich in eine Routine umwandeln – siehe So erstellen Sie eine Routine.
Menüpunkte
- Arbeit → Routinen – der Bereich mit drei Registerkarten:
- Tagesablauf – alle Durchläufe der Standorte eines Tages als Zeitleiste oder Liste, Tageskennzahlen und die Karte jedes Durchlaufs. Siehe Tagesablauf.
- Routinen und Ketten – die Routinen-Bibliothek des Unternehmens, Vorlagen nach Geschäftsart und ein KI-Entwurf.
- Analysen – führt zu Analysen → Routinen: Erledigung.
- Arbeit → Audit-Checklisten – Prüfungen mit Bewertung (früher hieß der Menüpunkt „Checklisten“).
So funktioniert es
- Die Leitung erstellt eine Routine – aus einer Vorlage, mit KI, von Grund auf oder aus einer Audit-Checkliste. Im Editor legt sie Abschnitte und Schritte, Zeitplan, Standorte und Ausführende fest. Siehe So erstellen Sie eine Routine.
- jeCheck verteilt die Routinen auf die Tage. Nach Zeitplan erscheinen an jedem Standort Durchläufe – Zeitfenster, in denen die Arbeit erledigt werden muss. Routinen lassen sich zu Ketten verbinden: Öffnung → Gastraum vorbereiten → Reinigung → Schließung. Siehe Zeitplan, Ketten und Bedingungen.
- Der Mitarbeiter erledigt die Routine in der App. Wenn sich das Fenster öffnet, erhalten die Ausführenden eine Push-Nachricht, gehen die Schritte durch und tippen auf Beenden. Siehe So erledigen Sie eine Routine in der App.
- Probleme gehen nicht verloren. Lässt sich ein Schritt nicht erledigen oder liegt ein Messwert außerhalb der Norm, entsteht eine Aufgabe oder eine andere Routine startet automatisch. Siehe Fristen, Abnahme und Probleme.
- Der Standortleiter verfolgt den Tag des Standorts im Tagesablauf: was erledigt ist, was nicht erfüllt wurde, was auf Abnahme wartet.
- Die Leitung sieht die Disziplin in den Analysen: wo und zu welchen Uhrzeiten Routinen nicht erfüllt werden und welche Schritte ausbleiben.
Wer was darf
Rechte vergeben Sie unter Rechte und Rollen, Gruppe „Routinen“:
| Recht | Was es ermöglicht | Standardmäßig |
|---|---|---|
| Routinen: Fortschritt | Tagesablauf der Standorte, Durchläufe, Schrittmarkierungen mit Fotos | Rolle „Alle Mitarbeiter“ – an den eigenen Standorten |
| Ausführung von Routinen | Schritte in der App markieren, Routinen starten, die manuell gestartet werden dürfen | Rolle „Alle Mitarbeiter“ – an den eigenen Standorten |
| Kontrolle von Routinen | abgeschlossene Routine abnehmen oder zurückgeben, Durchlauf aufheben, beliebige Routine außerplanmäßig starten | Rolle „Standortleiter“ – an den eigenen Standorten |
| Routinen erstellen und bearbeiten | Editor, Zeitplan, Ketten, Vorlagen, KI, Löschen | nur Administrator |
Die ersten drei Rechte lassen sich auf Standorte beschränken. Die fertige Rolle „Schichtleiter“ umfasst Fortschritt, Ausführung und Kontrolle von Routinen sowie das Ansehen und Bestätigen von Aufgaben. Sind für eine Routine Positionen festgelegt, kann sie nur ein Mitarbeiter dieser Position erledigen; ein Standortleiter mit dem Recht „Kontrolle von Routinen“ kann jeden Abschnitt erledigen.
Tarif
Routinen sind in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen Tarif „Start“. Der KI-Entwurf einer Routine ist in den Tarifen „Netzwerk“ und Enterprise verfügbar.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich eine Routine von einer Aufgabe?
Eine Aufgabe ist ein einmaliger Auftrag mit verantwortlicher Person und Frist. Eine Routine wiederholt sich nach Zeitplan und beschreibt Schritt für Schritt, wie die Arbeit zu erledigen ist. Aufgaben entstehen aus einer Routine automatisch, wenn in einem Schritt ein Problem auftritt.
Kann ich eine Routine am Computer erledigen?
Nein. Die Schritte markieren die Ausführenden in der mobilen App von jeCheck. Im Web-Konto werden Routinen erstellt, außerplanmäßig gestartet, abgenommen und ausgewertet.
Warum hat eine Routine keinen Prozentwert wie ein Audit?
Eine Routine beantwortet die Frage „Wurde die Arbeit erledigt?“, nicht „Wie gut?“. Ihr Ergebnis ist: pünktlich erledigt, verspätet oder nicht erfüllt. Die Qualität des Ergebnisses prüfen Audit-Checklisten.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.