So reichen Sie eine Ausgabe mit Rechnung ein
Eine Ausgabe ist eine Zahlungsanforderung: wofür, an wen, wie viel und unter welcher Kategorie gezahlt wird. Um eine Ausgabe einzureichen, brauchen Sie das Recht Ausgaben: einreichen am Standort.
Schritt für Schritt
- Formular öffnen. Finanzen → Ausgaben → Neue Ausgabe.
- Rechnung hochladen. Ziehen Sie ein PDF, Foto oder einen Scan ins Fenster – die KI liest die Rechnung und füllt Geschäftspartner, BIN/INN (Steuernummer), Nummer und Datum der Rechnung, Betrag, MwSt., Währung und Verwendungszweck aus. Von der KI ausgefüllte Felder sind hervorgehoben – prüfen Sie sie.
- Den Rest ausfüllen:
- Wofür wir zahlen – eine verständliche Bezeichnung: „Miete der Räume in der Abai-Straße für Dezember“;
- Kategorie – davon hängen Freigabeweg und Budget ab;
- Betrag, MwSt., Geschäftspartner (ein neuer Geschäftspartner wird automatisch gespeichert);
- Standort oder Gesamtes Unternehmen, Abteilung (Kostenstelle);
- Zahlung – Zahlungsart, Zahlen bis, Dringlichkeit;
- Budgetmonat – in welchem Monat die Ausgabe verbucht wird;
- Kommentar für die Freigebenden – wozu die Ausgabe nötig ist, Links, Absprachen.
- Rechts nachsehen. Der Block Prüfung zeigt das Budget der Kategorie: Plan, wie viel Übrig bleibt und die Überschreitung. Der Block Weg der Ausgabe zeigt, wer nach dem Freigabeweg der Kategorie freigeben wird.
- Senden. Zur Freigabe senden – die Ausgabe geht an die erste Stufe des Freigabewegs. Sie können auch einen Entwurf speichern und später senden.
Verbietet die Kategorie eine Budgetüberschreitung, lässt sich eine Ausgabe über dem Plan nicht einreichen – es erscheint „Einreichen nicht möglich: Die Kategorie verbietet eine Überschreitung“. Warnt die Kategorie nur, geht die Ausgabe mit einem Vermerk durch, und der Freigabeweg kann eine zusätzliche Freigabe hinzufügen.
Prüfungen
Nach dem Einreichen prüft jeCheck die Ausgabe selbst und zeigt Hinweise in der Karte:
- dieselbe Rechnungsnummer gab es bei diesem Geschäftspartner schon;
- derselbe Betrag an denselben Geschäftspartner in den letzten 45 Tagen;
- Aufteilung: mehrere kleine Ausgaben an einen Geschäftspartner innerhalb von 3 Tagen;
- der Preis ist um mehr als 40 % gegenüber dem Durchschnitt gestiegen;
- erste Zahlung an einen neuen Geschäftspartner;
- dieselbe Rechnungsdatei ist bereits einer anderen Ausgabe angehängt;
- keine Rechnung, obwohl die Kategorie eine verlangt;
- Budgetüberschreitung.
Ist der KI-Prüfer aktiviert, gleicht er die Ausgabe mit der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens ab und gibt eine Empfehlung mit Begründung: kann genehmigt werden, sollte geprüft werden oder empfiehlt Ablehnung. Die Entscheidung trifft trotzdem ein Mensch.
Wenn die Ausgabe zur Überarbeitung zurückgegeben wurde
Eine freigebende Person kann die Ausgabe mit einem Pflichtkommentar zurückgeben. Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Ausgabe erscheint im Tab Meine mit dem Status „In Überarbeitung“. Klicken Sie auf Korrigieren und senden – die Ausgabe geht zurück an dieselbe Stufe.
Ausgabe zurückziehen
Solange die Ausgabe nicht bezahlt ist, kann der Autor sie in der Karte (Menü Mehr) zurückziehen. Die Ausgabe wird „Storniert“, der Verlauf bleibt erhalten.
Häufige Fragen
Die Rechnung wurde nicht erkannt – was tun?
Füllen Sie die Felder manuell aus. Am besten liest die KI PDFs aus Buchhaltungsprogrammen und scharfe Fotos. Die Erkennung funktioniert, wenn die Funktion „KI“ und das Häkchen KI liest Rechnungen in den allgemeinen Einstellungen aktiviert sind.
Kann ich eine Ausgabe ohne Rechnung einreichen?
Ja, wenn die Kategorie keine Rechnung verlangt (Ohne Rechnung nicht einreichen ist deaktiviert). Eine Rechnung oder einen Beleg können Sie auch später anhängen.
Wie wiederhole ich gleiche Zahlungen jeden Monat?
Richten Sie Wiederkehrende Zahlungen unter Kategorien und Freigabewege ein – am gewählten Tag wird die Ausgabe automatisch erstellt und zur Freigabe gesendet. Siehe Einstellungen.
Vielen Dank! Das hilft uns, das Hilfe-Center zu verbessern.