Как подать расход со счётом

Расход — это заявка на оплату: за что платим, кому, сколько и по какой статье. Чтобы подать расход, нужно право Расходы: подавать на точке.

Пошагово

1. Откройте форму. Финансы → Расходы → Новый расход.
2. Загрузите счёт. Перетащите PDF, фото или скан в окно — ИИ прочитает счёт и заполнит контрагента, БИН/ИНН, номер и дату счёта, сумму, НДС, валюту и назначение. Заполненные ИИ поля подсвечены — проверьте их.
3. Заполните остальное:
   • За что платим — понятное название: «Аренда помещения на Абая за декабрь»;
   • Статья — от неё зависит маршрут согласования и бюджет;
   • Сумма, НДС, Контрагент (новый контрагент сохранится сам);
   • Точка или Вся компания, Отдел (ЦФО);
   • Оплата — способ, Оплатить до, срочность;
   • Месяц бюджета — в каком месяце учесть расход;
   • Комментарий для согласующих — зачем нужен расход, ссылки, договорённости.
4. Посмотрите справа. Блок Проверка — бюджет статьи: План, сколько Останется и Превышение. Блок Куда пойдёт — кто будет согласовывать по маршруту статьи.
5. Отправьте. Отправить на согласование — расход уходит на первый этап маршрута. Можно сохранить черновик и отправить позже.

Проверки

После подачи jeCheck сам проверяет расход и показывает замечания в карточке:

• тот же номер счёта у этого контрагента уже был;
• та же сумма тому же контрагенту за последние 45 дней;
• дробление: несколько мелких расходов одному контрагенту за 3 дня;
• цена выросла больше чем на 40% к средней;
• первый платёж новому контрагенту;
• тот же файл счёта уже приложен к другому расходу;
• нет счёта, хотя статья его требует;
• превышение бюджета.

Если включён ИИ-контролёр, он сверяет расход с регламентом компании и ставит рекомендацию: можно согласовать, стоит проверить или рекомендует отклонить — с причинами. Решение всё равно принимает человек.

Если вернули на доработку

Согласующий может вернуть расход с обязательным комментарием. Вы получите уведомление, расход появится во вкладке Мои со статусом «На доработке». Нажмите Исправить и отправить — расход вернётся на тот же этап.

Отозвать расход

Пока расход не оплачен, автор может Отозвать его в карточке (меню Ещё). Расход станет «Отменён», история сохранится.

Частые вопросы