Ausgaben einrichten: Kategorien, Freigabewege, Geschäftspartner

Finanzen → Kategorien und Freigabewege – hier legen Sie fest, welche Ausgaben es gibt, wer sie freigibt und an wen gezahlt wird. Erforderlich ist das Recht Ausgaben: Einstellungen (die Tabs Geschäftspartner und Wiederkehrende Zahlungen sind auch ohne dieses Recht sichtbar).

Beim ersten Öffnen des Bereichs legt jeCheck rund 35 Kategorien für Gastronomie und Einzelhandel sowie drei Freigabewege an: Standard (Standardweg), Einkauf Standort und Schnell. Sie können sie ändern.

Kategorien

Der Kategorienbaum: „Einkauf → Milchprodukte“, „Miete“, „Reparatur“. Eine Kategorie hat:

• Freigabeweg – einen eigenen oder den der übergeordneten Kategorie; ist nirgends einer festgelegt, gilt der Standardweg;
• Rechnung – Erforderlich, Nicht erforderlich oder Wie übergeordnet;
• Bei Budgetüberschreitung – Warnen, Verbieten, Nicht überwachen oder Wie übergeordnet;
• Symbol, Farbe und Buchungscode.

Eine Kategorie, zu der es bereits Ausgaben gab oder die Unterkategorien hat, lässt sich nicht löschen – sie wird deaktiviert, der Verlauf bleibt erhalten.

Freigabewege

Ein Freigabeweg ist ein Diagramm aus Stufen. Öffnen Sie einen Freigabeweg, um in den Editor auf der Arbeitsfläche zu gelangen:

• Freigabestufe – wer entscheidet: ein bestimmter Mitarbeiter, eine Position, die Führungskraft des Autors, der Standortleiter, eine Abteilung; einer beliebigen von ihnen oder alle; Frist und Erinnerungen;
• Bedingung – ein „Ja / Nein“-Zweig nach Feldern der Ausgabe: Betrag, Kategorie, Geschäftspartner, Zahlungsart, Dringlichkeit, ob eine Rechnung vorliegt, Budgetüberschreitung, Restbudget, erste Zahlung an den Geschäftspartner, Hinweise der Prüfungen sowie Standort, Position und Abteilung des Autors;
• am Ende – Freigegeben → zur Zahlung oder Abgelehnt.

Fügen Sie Blöcke über die Schaltfläche + auf einer Linie oder per Drag-and-drop aus der Palette hinzu; Mausrad mit Strg – Zoom. Weg prüfen – geben Sie ein Beispiel ein (Betrag, Kategorie, Standort) und sehen Sie den hervorgehobenen Weg der Ausgabe. Änderungen werden als Entwurf des Freigabewegs gespeichert und gelten nach Veröffentlichen – neue Ausgaben laufen dann über die neue Version.

Menü des Freigabewegs: Als Standardweg festlegen, Kopie erstellen, Löschen (Kategorien mit diesem Weg wechseln zum Standardweg).

Geschäftspartner

Ein Verzeichnis: Name, Organisation oder Privatperson, BIN/INN, Bank, BIC, IBAN, Kontakte, Standardkategorie. Geschäftspartner entstehen auch automatisch – wenn Mitarbeiter Ausgaben einreichen oder die KI Rechnungen liest.

Wiederkehrende Zahlungen

Miete, Abonnements, Wartung: Ausgabenvorlage, Tag des Monats und Wie oft. Am gewählten Tag wird die Ausgabe automatisch erstellt und zur Freigabe gesendet.

Allgemein

• Ausgabennummer (zum Beispiel EXP-125) und Standardwährung;
• Ohne Rechnung nicht einreichen – Standard für alle Kategorien;
• KI liest Rechnungen – Erkennung hochgeladener Rechnungen;
• KI-Prüfer und Richtlinie: Beschreiben Sie die Regeln des Unternehmens in normalem Text („Lebensmittel kaufen wir nur bei Lieferanten aus der Liste“), die KI gleicht jede Ausgabe damit ab und gibt eine Empfehlung.

Häufige Fragen