Передача наличных по акту и приёмка

Наличные переходят из рук в руки только актом приёма-передачи: управляющий кафе передаёт конверты инкассатору, инкассатор — бухгалтеру главной кассы, главная касса — в банк. Пока получатель не подтвердил акт, деньги числятся у отправителя, а конверты — «в пути». Так в любой момент понятно, кто отвечает за каждый конверт.

Передать по акту

1. Откройте окно. На странице Наличные нажмите Передать по акту — или ту же кнопку в карточке хранилища.
2. Выберите, откуда и кому. Откуда — хранилище, с которым вы работаете. Кому — инкассатор, главная касса, банк или сейф другой точки; рядом с названием видно ответственных. Если у хранилища задано «куда обычно передают», получатель подставится сам.
3. Отметьте конверты. В списке — запечатанные конверты хранилища с номером, сменой, пломбой и суммой; залежавшиеся помечены числом дней. Галочка в шапке выбирает все.
4. Добавьте наличные без конверта, если нужно. Поле Наличные без конверта — сумма, которая лежит в хранилище не в конвертах (например, размен). Подсказка показывает, сколько свободно; кнопка Всё подставит весь остаток.
5. Подпишите и отправьте. Если в правилах включены подписи, распишитесь пальцем или мышью в поле Подпись сдающего. Нажмите Передать — получатель получит push и письмо «примите наличные».

Сдать в банк

Чтобы сдать деньги в банк, в поле Кому выберите банк и впишите Квитанция банка / номер ведомости. Кнопка называется Сдать в банк: такой акт проводится сразу, без подтверждения, конверты получают статус «Сдан в банк».

Принять наличные

Получатель видит акт на обзоре в блоке Ждут вашего подтверждения — кнопка Проверить и принять. Акт можно открыть и из уведомления или списка Акты и расхождения → Передачи.

1. Проверьте каждый конверт. Переключатели На месте и Пломба цела. Если конверта нет — выключите На месте, он будет отмечен утерянным.
2. Пересчитайте, если нужно. Конверт с целой пломбой можно принять как есть или вскрыть и вписать пересчитанную сумму. Если пломба нарушена, выключите Пломба цела и лучше сразу пересчитайте: нарушенная пломба в любом случае станет расхождением.
3. Пересчитайте наличные без конверта. Если они есть в акте, введите сумму Пересчитано — суммой или по купюрам. Без этого акт не принять.
4. Подпишите. При необходимости оставьте Комментарий получателя и распишитесь в поле Подпись принимающего.
5. Нажмите «Принять». Если всё сошлось — «Принято без расхождений». Если нет — акт получает статус «С расхождением», а настройщик раздела получает уведомление.

Отправитель сам себе акт не подтверждает — это должен сделать получатель (исключение — сотрудник с правом Наличные: настройка).

Слепая приёмка

Если в правилах включена Слепая приёмка, получатель не видит заявленных сумм — ни по конвертам, ни итога акта, только число конвертов. Он пересчитывает деньги и отмечает каждый конверт, а суммы сверяются после подтверждения. Так бухгалтер главной кассы пересчитывает честно, а не «подгоняет» под ожидаемое.

Не принимать или отозвать

• Не принимать — получатель отказывается от акта, указав причину. Конверты вернутся отправителю, он получит уведомление с причиной.
• Отозвать акт — отправитель отзывает акт, пока его не подтвердили. Конверты вернутся в хранилище отправителя.

Статусы акта

Подписи и PDF

Если включены Подписи в актах, сдающий и принимающий расписываются на экране — пальцем на телефоне или мышью. Подписи с именем и временем видны в акте и попадают в PDF. Кнопка Акт в PDF в шапке акта открывает печатный акт приёма-передачи с конвертами, суммами, отметками и подписями.

Частые вопросы