Наличные и инкассация: где сейчас деньги
Раздел Финансы → Наличные показывает, где сейчас наличные сети и через чьи руки они прошли. Кассир кафе или администратор салона после смены сдаёт выручку конвертом в сейф точки. Инкассатор забирает конверты по акту, везёт в главную кассу, бухгалтер принимает и пересчитывает, деньги сдаются в банк. На каждом шаге получатель подтверждает приём, а любая разница становится расхождением, которое нужно разобрать.
Пункты меню
Раздел Финансы, группа Наличные:
- Наличные — обзор: сколько денег в сейфах точек, у инкассаторов, в главной кассе и сколько сдано в банк за месяц, акты, которые ждут вашего подтверждения, и сигналы.
- Конверты — все конверты: где лежит каждый, кто сдал и сошлась ли сумма. См. Как сдать конверт с выручкой.
- Акты и расхождения — вкладки Передачи, Инвентаризации, Расхождения. См. Передача по акту и приёмка и Расхождения и инвентаризация.
- Движение денег — приход, расход и остатки по хранилищам за период, выгрузка в Excel. См. Хранилища и движение денег.
В группе Настройки — пункт Хранилища наличных: сейфы, инкассаторы, главная касса, банк и правила раздела.
При первом входе в раздел откроется короткий рассказ о нём. Открыть его снова можно кнопкой ? в шапке, а пошаговую инструкцию — кнопкой Как это работает.
Как это работает
- Кассир сдаёт конверт. После смены — Сдать конверт: сейф точки, кассир, смена, сумма по кассе (Z-отчёт), номер пломбы и сколько вложено. Если в конверте меньше или больше, чем по кассе, сразу появляется расхождение смены.
- Деньги лежат в сейфе точки. На обзоре видно, сколько в каждом сейфе, сколько там конвертов, давно ли они лежат и не превышен ли лимит.
- Инкассатор забирает конверты по акту. Ответственный сейфа нажимает Передать по акту и выбирает инкассатора. Пока получатель не подтвердил, деньги числятся у отправителя, а конверты — «в пути».
- Получатель проверяет и принимает. Отмечает каждый конверт «на месте» и «пломба цела», по желанию вскрывает и пересчитывает, расписывается. Так же инкассатор передаёт конверты в главную кассу.
- Главная касса сдаёт деньги в банк. Передача в банк проводится сразу, с номером квитанции.
- Разница не теряется. Недостача, излишек или нарушенная пломба становятся расхождением; настройщик раздела получает уведомление и принимает решение.
Обзор
На странице Наличные:
- Ждут вашего подтверждения — акты, которые передали вам; кнопка Проверить и принять открывает акт.
- Плитки В сейфах точек, У инкассаторов, В главной кассе, Сдано в банк за месяц и Открытые расхождения.
- Сигналы: сейф больше лимита («пора забирать»), конверты лежат дольше заданного числа дней, сегодня день инкассации.
- Путь денег колонками Точки → Инкассаторы → Главная касса → Банк. Карточка хранилища показывает баланс, сколько в конвертах и без конвертов, что в пути, полосу лимита и ответственных. Нажмите на карточку, чтобы открыть хранилище и работать с ним.
Выгрузка в Excel
Кнопка Excel есть на каждом экране раздела:
| Экран | Что в файле |
|---|---|
| Наличные | остатки по хранилищам: всего, в конвертах, без конверта, в пути, число конвертов, сколько дней лежит самый старый, лимит; отдельный лист — акты, которые ждут подтверждения |
| Конверты | реестр конвертов с текущими фильтрами: дата смены, точка, где сейчас, статус, пломба, сумма по кассе, заявлено, пересчитано, расхождение, кассир |
| Акты и расхождения | три листа: передачи по актам, инвентаризации и расхождения с решениями и ответственными |
| Движение денег | приход, расход и остаток после каждой операции за период — см. Хранилища и движение денег |
В файл попадают только хранилища, которые вы видите на экране. Каждая выгрузка записывается в журнал доступа.
Кто что может
Права задаются в разделе Права и роли, группа «Наличные и инкассация»:
| Право | Что даёт | По умолчанию |
|---|---|---|
| Наличные: просмотр | сейфы, конверты, акты и движение денег выбранных точек | роль «Управляющий точки» — на своих точках |
| Наличные: касса точки | сдать конверт, внести и выдать наличные, передать по акту, принять в сейф точки | роль «Управляющий точки» — на своих точках |
| Наличные: пересчёт | инвентаризация сейфа с актом | роль «Управляющий точки» — на своих точках |
| Наличные: отчёты | движение денег за период, выгрузка в Excel | готовая роль «Бухгалтер» (вместе с просмотром) |
| Наличные: настройка | хранилища и ответственные, правила, решения по расхождениям, аннулирование конвертов, любое хранилище | только администратор |
Ответственный хранилища (например, инкассатор или бухгалтер главной кассы) работает со своим хранилищем и без этих прав: видит его, принимает в него деньги по акту и передаёт дальше. Хранилища без точки — инкассаторов и главную кассу — с правом Наличные: просмотр видно только при доступе ко всем точкам.
Тариф
Раздел входит в тариф «Сеть» и выше. См. Тарифы и оплата.
Частые вопросы
jeCheck связан с кассой или банком?
Нет. Сумму по кассе кассир вводит руками по Z-отчёту, а сдачу в банк отмечают актом с номером квитанции. jeCheck ведёт учёт наличных и ответственность за них, деньги он не переводит.
Нужно ли создавать сейфы для каждой точки?
Нет. Сейф создаётся сам на каждую точку при открытии раздела, а его ответственными становятся руководители точки. Главная касса («Бухгалтерия») и «Банк» тоже создаются сами. Инкассаторов добавьте в Хранилища наличных — см. Хранилища и движение денег.
Можно оплатить расход наличными из кассы?
Да. При оплате расхода способом «Наличные» выберите кассу в поле Выдать из кассы — сумма спишется из хранилища и попадёт в движение денег. См. Оплата расходов.
Спасибо! Это помогает делать справку лучше.