So richten Sie die Automatisierung ein: 5 Schritte

Damit Aufgaben zu Mängeln die richtigen Personen erreichen, muss jeCheck wissen, wer an jedem Standort arbeitet und wer wofür verantwortlich ist. Solange die Einrichtung nicht abgeschlossen ist, wird oben unter Arbeit → Automatisierung eine Checkliste Einrichtung: N von 5 angezeigt. Die Punkte werden anhand der tatsächlichen Daten Ihres Unternehmens automatisch abgehakt, und ein Klick auf einen Punkt führt dorthin, wo er eingerichtet wird.

Die wichtigste Regel: Rolle = Position

Eine Rolle in der Automatisierung ist die Position des Mitarbeiters: „Küchenchef“, „Barmanager“, „Haustechnik“. In einer Checkliste wird einem Abschnitt oder einer Frage eine Rolle zugewiesen, und das Szenario findet, wer diese Rolle an dem Standort innehat, an dem das Audit stattfand. Zum Beispiel ist „Küchenchef am Standort Abaja 10“ der Mitarbeiter dieses Standorts mit der Position „Küchenchef“.

Ein Mitarbeiter hat an allen Standorten eine einzige Rolle: Ändern Sie sie an einem Standort, ändert sie sich überall.

Schritt für Schritt

1. Positionen anlegen. Öffnen Sie unter Verwaltung → Benutzer den Tab Positionen und fügen Sie die benötigten hinzu. Eine Rolle können Sie auch im Tab Standorte und Teams im Block Rollen hinzufügen – über das Feld „Neue Rolle, z. B. „Küchenchef““.
2. Den Mitarbeitern der Standorte Rollen zuweisen. Im Tab Standorte und Teams hat jeder Standort eine Mitarbeitertabelle. Fügen Sie Personen mit + Mitarbeiter zum Standort hinzufügen hinzu und wählen Sie für jeden in der Spalte Rolle eine Rolle. Dieser Schritt gilt als erledigt, wenn jeder Standort mindestens einen Mitarbeiter mit Rolle hat.
3. Standortleiter festlegen. Markieren Sie in derselben Tabelle die Spalte Standortleiter. Standortleiter erhalten Aufgaben ohne Verantwortlichen, nehmen erledigte Arbeit ab und werden über überfällige Aufgaben benachrichtigt. Dieser Schritt gilt als erledigt, wenn jeder Standort einen Standortleiter hat.
4. Rollen in Checklisten festlegen. Öffnen Sie eine Checkliste im Checklisten-Editor: In der Seitenleiste legt der Block Rollen der Abschnitte für jeden Abschnitt eine Rolle fest. Einer einzelnen Frage können Sie in ihren Einstellungen im Block Wer den Mangel behebt eine eigene Rolle geben. Dieser Schritt gilt als erledigt, wenn mindestens ein Abschnitt eine Rolle hat.
5. Szenario aktivieren. Klicken Sie im Tab Szenarien auf Neues Szenario, wählen Sie die Vorlage Standard, aktivieren Sie Standard für alle Checklisten und klicken Sie auf Speichern. Mehr dazu unter So richten Sie ein Szenario ein.

Der Tab „Standorte und Teams“

Hier ist alles zu den Personen an den Standorten gebündelt:

• der Block Rollen – die Liste der Positionen und die Anzahl der Mitarbeiter in jeder;
• Standort hinzufügen – ein neuer Standort mit Name, Adresse und E-Mail für Berichte;
• eine Karte für jeden Standort – wer welche Rolle innehat (unbesetzte Rollen sind als „nicht zugewiesen“ hervorgehoben), eine Mitarbeitertabelle mit Rolle und dem Kontrollkästchen Standortleiter sowie die Schaltfläche Vom Standort entfernen;
• die Warnung kein Standortleiter – Aufgaben ohne Verantwortlichen gehen an die Administratoren bei Standorten ohne Standortleiter. Die Anzahl solcher Standorte wird am Tab selbst angezeigt.

Was, wenn niemand eine Rolle an einem Standort innehat

Die Aufgabe geht an die Standortleiter dieses Standorts und, wenn es keine gibt, an die Administratoren des Unternehmens. Die Aufgabe erhält den Hinweis „Rolle am Standort nicht besetzt“. Das ist ein Zeichen, zu den Schritten 2 und 3 zurückzukehren.

Häufige Fragen